Комплектування державних архівів

Комплектування державного архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю.

Комплектування архіву проходить в три етапи:

1) визначення джерел комплектування архіву відповідно до його профілю;

2) визначення складу документів, що підлягають прийманню;

3) приймання документів на зберігання.

Джерелами комплектування архіву є юридичні і фізичні особи, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ, що підлягають постійному державному зберіганню в обов’язковому порядку або на підставі угоди.

Архів на підставі рішення своєї ЕК (ЕПК) складає:

1) списки юридичних та фізичних осіб– джерел формування НАФ;

2) за даними списків джерел формування – списки джерел комплектування архіву документами НАФ: список юридичних осіб, що передають на зберігання до архіву документи НАФ на підставі вимог законодавства або на підставі угоди; список фізичних осіб, документи яких бажано прийняти на постійне зберігання;

3) список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Архів веде окремі списки недержавних юридичних осіб та фізичних осіб – потенційних джерел комплектування до укладення угоди з ними про передавання документів до архіву на правах державної власності.

Архів також виявляє джерела поповнення НАФ та комплектування архіву документами архівної Україніки, що знаходяться за кордоном або надходять з-за кордону на законних підставах: фондоутворювачів, власників, їх адрес, адрес зберігання документів. Архів веде списки таких джерел, формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної Україніки встановленого зразка у двох примірниках.

Документи установ-джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду – джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.

Приймання документів НАФ від державних установ-джерел комплектування здійснюється після закінчення таких строків:

1) для управлінської документації:

- Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного суду України, Верховного суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм юридичних осіб – 15 років;

- Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм юридичних осіб, обласних судів і прокуратур – 10 років;

- районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм юридичних осіб, районних і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств – 5 років;

2) для окремих категорій документів:

- записів актів громадянського стану, документів з особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ, погосподарських книг – 75 років;

- науково-технічної документації – 25 років;

- аудіовізуальних документів, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності – 3 роки після закінчення копіювання;

- електронних документів, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності – 5 років;

- аудіовізуальних та електронних документів, що входять до складу управлінської або науково-технічної документації, – впродовж строків, передбачених для зберігання цих видів документації.

Документи недержавних установ-джерел комплектування впродовж строків тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються в архівних підрозділах власників-суб'єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення строків тимчасового зберігання, документи громадських об'єднань і релігійних організацій – щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми власності-джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважаючою, зберігаються у своїх архівних підрозділах впродовж строків, передбачених для зберігання аналогічних документів в архівних підрозділах державних установ.

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками установ-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2-3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Приймання оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається у фондоутворювача. Приймання справ проводиться за описом поодинично у присутності представника фондоутворювача, а справ з унікальними та особливо цінними документами – подокументно і поаркушно, і фіксується відповідним підсумковим записом в опису.

Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ-джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди між власником і архівом. Документи особового походження надходять на постійне зберігання до архіву на підставі договору дарування, договору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду. Науково-технічні документи приймаються в такому обсязі, що дозволяє створити об’єктивне уявлення про результати досліджень чи розробок та відтворити об’єкт, виріб, технологію процесу. Електронні документи приймаються разом з програмним забезпеченням, що дозволяє відтворити інформацію. Аудіовізуальні документи приймаються в належному комплекті разом із супровідною документацією. Анкети, фотографії, записи бесід, інтерв’ю та інші документи, створені в результаті ініціативного документування, надходять до архіву на загальних підставах.

Заходи, пов'язані із реституцією документів, що зберігаються за кордоном, архів погоджує з Укрдержархівом. Приймання документів архівної україніки здійснюється на підставі міжнародних угод про співробітництво; угод між власниками документів та архівом щодо дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів; заповіту або в якийсь інший законний спосіб.

Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу. У разі ліквідації установи-джерела комплектування державного архіву її документи упродовж строків тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення документи НАФ передаються до державних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання ліквідованих установ (внесених і не внесених до джерел комплектування державного архіву), строки зберігання яких вичерпано, виділяються до знищення. Документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання. Ліквідаційна комісія архіву забезпечує відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано, упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до відповідних архівних установ.

Депоноване зберігання архівних документів – зберігання документів в архіві за угодою між архівом і власником документів, із збереженням за власником права власності на документи. Існує строкове і безстрокове депоноване зберігання. Під час приймання документів на строкове депоноване зберігання в угоді зазначається термін, після закінчення якого архів документи повертає власникові. Якщо після закінчення терміну депонованого зберігання власник не подовжує угоду і не забирає документи, вони переходять у власність держави відповідно до законодавства. У разі безстрокового депонованого зберігання термін зберігання не обумовлюється, але документи мають бути повернені власнику за першою ж його вимогою.

Архів може приймати на депоноване зберігання будь-які архівні документи, що не належать державі, якщо це не погіршує умов постійного зберігання документів НАФ в його сховищах. Приймання оформлюється актом приймання-передавання на депоноване зберігання із зазначенням грошової оцінки документів. Депоноване зберігання документів здійснюється, як правило, на платній основі. Експертиза цінності та науково-технічне опрацювання депонованих документів здійснюється лише за попередньою домовленістю з власником.

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в:

1) організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства;

2) організації державного обліку документів НАФ;

3) підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій;

4) методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах.

Для установи обов'язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ, тобто систематизований та проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи. Номенклатура для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Укрдержархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Укрдержархіву. Вона реєструється в Міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Укрдержархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа складає індивідуальну номенклатуру справ. Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ структурних підрозділів. Її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання. Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання засвідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання й оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передавання документів до державного архіву.

Отже, експертиза цінності документів, що утворюється в діяльності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстрація документів НАФ, комплектування державних архівів документами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ-джерел комплектування є важливими складовими процесу формування Національного архівного фонду України.