Організація документів на рівні архіву

Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів містить утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення або уточнення фондової належності архівних документів, визначення хронологічних меж архівних фондів.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи – документальний фонд. Таку особу називають утворювачем документального фонду. За умови проведення відповідної експертизи документального фонду, що має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, він набуває статусу архівного документального фонду. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівній установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об'єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв'язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документального фонду установи чи особи, яка за висновками експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним принципом організації документів на внутріархівному рівні. Дія цього принципу обмежується лише правом власності на документи.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Існують такі види архівних фондів:

1) фонд офіційного походження – це сукупність документів, утворених у результаті діяльності юридичної особи чи осіб. Обов'язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації.

2) фонд особового походження – це архівний фонд окремої особи, сім'ї, роду, який утворився впродовж їх життя та діяльності. Такі фонди створюються: 1) для осіб, життя та діяльність яких отримала високу державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний руйнівний вплив на розвиток суспільства; 2) для типових представників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; 3) для "пересічних" громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію.

Фонди особового походження можуть складати не лише документи, пов'язані з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам'яті окремої особи, а й її сім'ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні та родові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і родових фондів визначаються кількістю поколінь, що залишили документи: фонд сім'ї складають документи не більше трьох поколінь, а фонд роду – не менше чотирьох.

3) об'єднаний архівний фонд – це сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно обумовлені зв'язки (однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходження, правонаступність тощо). Об'єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату. Вони можуть створюватися з документів, однорідних за функціями і цільовим призначенням, однойменних установ або керівної установи і підпорядкованих їй установ, що функціонують (функціонували) у межах однієї адміністративно-територіальної одиниці; органів влади та підпорядкованих їм установ; установ, пов'язаних об'єктом діяльності; установ, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались наступникам; двох або більше осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними. Наприклад, "Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова", "Спілка письменників України та її Київська організація", "Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки".

4) архівні колекції – це сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Переважна більшість колекцій має тематичний характер, наприклад: "Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.", "Колекція театральних афіш і програм", "Колекція українського некрополя" та ін. Архівна колекція, утворена архівом, називається архівним зібранням.

За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії:

1. До першої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи.

2. Другу категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними.

3. Третю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій. Категорійність фондів не є сталою. Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспективній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, передані їхнім власниками на умовах дотримання певного обмеження доступу, організовуються на загальних засадах. Таємні документи організовують в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності, тобто віднесення архівних документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Воно відбувається на підставі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документного масиву.

Фондування документів здійснюється:

– у діловодстві юридичних осіб у процесі формування справ та відбору документів для передавання архівним підрозділам;

– в архівних підрозділах юридичних осіб на стадії підготовки документів для постійного зберігання;

– в архівах у випадку потреби науково-технічного опрацювання документів, перероблення описів, створення об’єднаних архівних фондів та архівних зібрань.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою:

1. Аудіовізуальні та електронні документи, що утворюються в процесі документування діяльності фондоутворювача (кінозйомки урочистих подій, звукозаписи засідань колегіальних органів, конференцій, кіновідеофотодокументи і звукозаписи в фондах особового походження тощо), організуються складовою частиною архівних фондів відповідних фондоутворювачів, обліковуються в облікових документах архівного фонду і лише їх фізичне зберігання відокремлюється відповідно до вимог забезпечення збереженості.

2. Окремі групи наукової, технічної, проектної, конструкторської документації, а також аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом виробничої діяльності установ (кінофотостудій, студій звукозапису тощо), організуються в спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділах загальних архівів за нефондовою системою. Комплекси технічних документів проектної (конструкторської) організації можуть включатися до її архівного фонду окремою частиною.

3. В основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, відеоплівка).

4. В основу організації фотодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), форми організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носії інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері тощо).

5. В основу організації фонодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанрова належність записаного матеріалу (хронікального, мемуарного характеру, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо); форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв’ю тощо); місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звука (механічна, фотооптична, магнітна); носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо).

6. В основу організації електронних документів покладаються такі класифікаційні ознаки: тип комп’ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені, характер змісту та мета використання документної інформації.

7. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об’єктною ознакою. Організація цих документів може здійснюватися також за територіальною або тематичною ознакою.