Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини, ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо. Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначених наказом, категорично забороняється.

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затвердженого Укрдержархівом "Порядку користування документами НАФ в державних архівах".

З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довідкової групи (стіл довідок, відділ використання інформації документів). Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Тематичний спектр цих запитів досить широкий – про місце і дату народження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родовід, репресії, участь у бойових діях, партизанському русі тощо.

Важливою умовою активізації роботи архівів є впровадження комп'ютерної техніки. Найширше її використовують у сфері вдосконалення довідкового апарату, зокрема для створення баз даних та автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприклад, у державних архівах більшості областей створено бази даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 рр. Бази даних побудовані на документах фільтраційних справ[13].

З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються профільні відкриті комп'ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані функції – автоматизовані робочі місця (далі – АРМ) для співробітників та в читальному залі для користувачів. Функціональне призначення останніх – полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. Укрдержархів представлений в Інтернеті власним веб-сайтом – http://www.archives.gov.ua/. Майже всі центральні, галузеві та місцеві архіви мають веб-сайти, функціонує мережа електронної пошти.

Робота одного із основних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) полягає в реставрації, ремонті та оправі документів задля підтримання їх належного фізичного стану. Реставрації підлягають насамперед документи, які мають механічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ураження.

У набір обладнання майстерні (залежно від кількості працівників) входить: реставраційний стіл з підставкою, металева шафа (чи сейф), стіл-верстат, обтискний палітурний прес, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо. До основного набору інструментів реставратора належать: медичні скальпелі, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила, термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. У реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперу: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та інші. Основною вимогою до робочого місця реставратора є захищення робочого столу від прямих сонячних променів.