Завдання, права та структура державних архівів

Фундаментом системи архівних установ України є державні архіви, які збирають, ідентифікують, описують, класифікують і зберігають документи, здійснюють їх реставрацію та організовують користування ними.

Державний архів – це створена державою установа, яка призначена для формування НАФ, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації.

Пріоритетними завданнями державних архівів є:

1) реалізація державної політики в галузі архівної справи;

2) координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства;

3) забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, використання документної інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства та археографії.

З метою забезпечення збереженості документів, цілісності упорядкованих документальних комплексів, організації доступу до них державні архіви:

1) ведуть комплектування;

2) здійснюють заходи щодо забезпечення фізичної та фізико-хімічної збереженості документів;

3) створюють і вдосконалюють довідковий апарат;

4) забезпечують умови для користування документами;

5) задовольняють інформаційні потреби юридичних та фізичних осіб, конституційні права громадян;

6) здійснюють самостійне використання архівної інформації у державних та суспільних інтересах.

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною НАФ, що належить державі і зберігається в архіві згідно з його профілем і рангом. У державному архіві можуть зберігатися також документи НАФ, що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

Державні архіви зберігають документи НАФ постійно. Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

За профілем – основним видовим складом документів, що підлягають в них, – державні архіви поділяються на:

1) загальні, які зберігають документи незалежно від часу їх створення, виду матеріальної основи документів, способу і техніки закріплення інформації;

2) спеціалізовані державні архіви, якізберігають документи, що обмежуються конкретним часом, тематикою, галузевою приналежністю, видами матеріальної основи документів, способом і технікою закріплення інформації. Наприклад, Центральний державний архів громадських об'єднань України, Центральний державний кінофотофоноархів України імені Геннадія Пшеничного, Центральний державний науково-технічний архів України, Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України, галузеві державні архіви;

3) архіви, що комплектуються – це державні архіви, які здійснюють систематичне поповнення своїх архівних фондів документами, що утворилися в їхніх джерелах комплектування;

4) історичні архіви, що зберігають закриті архівні фонди установ попередніх історичних епох.

Основні питання, пов'язані з функціонуванням державних архівів, регулює Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (1993 р., нова редакція 2001 р.). Діяльність державних архівів регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Укрдержархіву, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в межах їхньої компетенції і відповідно до законодавства.

Статус, завдання, функції державних архівів, правову базу діяльності, профіль, порядок їх створення і підпорядкування, права і порядок управління визначаються спеціальним нормативним документом – положенням.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву з допомогою організаційно-розпорядчих, економічних, соціальних і виховних методів. Директора центрального державного архіву призначає і звільняє Укрдержархів, директорів державних архівів областей – голови облдержадміністрацій за погодженням з Укрдержархівом, галузевих державних архівів – керівники міністерств і відомств. Директор затверджує виробничі плани і штатний розклад, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.

У державних архівах на правах науково-дорадчих органів створюються науково-методичні ради, комісії по розсекречуванню документів та експертно-перевірні комісії.

Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку. Вони утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій.

Типові положення про місцеві державні архівні установи затверджує Кабінет Міністрів України, інших державних архівів – Укрдержархів чи відповідне відомство разом з Укрдержархівом. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на недержавних формах власності, затверджують їхні засновники.

Важливим для діяльності архіву документом, що визначає склад функціональних структурних підрозділів, є структура архіву. Організаційно-виробнича структура державних архівів зумовлена основними напрямами і завданнями їхньої діяльності, умовами і особливостями їхньої роботи. Наприклад, структура Центрального державного кінофотофоноархіву України імені Григорія Пшеничного складається з таких відділів та секторів:

1. Керівництво.

2. Відділ забезпечення збереженості та обліку документів:

- сектор зберігання та обліку кінодокументів;

- сектор зберігання та обліку фотодокументів;

- сектор зберігання та обліку фонодокументів;

- сектор зберігання та обліку відеодокументів.

3. Відділ формування НАФ та діловодства.

4. Відділ довідкового апарату.

5. Відділ використання інформації документів:

- сектор публікації документів.

6. Відділ інформаційних технологій.

7. Фінансово-економічний відділ.

8. Сектор організаційно-кадрової роботи.

9. Група з інженерно-технічного обслуговування архіву.

10. Обслуговуючий персонал.

11. Служба відповідальних чергових.

Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розкладу – документа, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов оплати праці.

Працівників архівної установи поділяють на 4 групи:

1) керівний склад – директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер;

2) спеціалісти – головний, провідний, І та ІІ категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший наукові співробітники, старший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор І та ІІ категорій;

3) службовці – старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідувач канцелярії, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та інші;

4) обслуговуючий персонал – кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та інші.

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у 1960-1980-х рр. як типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн. справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримки температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння.

Для нормального функціонування архівних установ постійного зберігання документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі служби та приміщення як: читальний зал; науково-довідкова бібліотека; лабораторія фото- і мікрокопіювання; методичний кабінет; реставраційно-палітурна майстерня (дільниця); ремонтно-технічна майстерня; приміщення для довідкового апарату; робочі кімнати співробітників; виставковий зал; допоміжні приміщення (приміщення для приймання їжі, гардероб тощо).

Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, технічна) залежить кількість співробітників у робочих кімнатах. Вона коливається від 1 до 3-4 осіб, залежно від наявних робочих площ. Основні вимоги щодо обладнання виробничих приміщень такі: середня площа на одного співробітника до 5 кв. м.; потужність настільних ламп – 60-75 Вт, температура повітря – 18-22 °С; вологість повітря – 60-40 %; рівень інтенсивності звуку – не більше 40-50 ДБ.

Важливим елементом організації виробничого процесу є дотримування вимог охорони праці, запобігання травматизмові та професійним захворюванням. В архівних установах необхідно суворо дотримуватися правил безпеки під час роботи з ліфтами, піднімальними механізмами, електроприладами, комп'ютерами, хімікатами та реагентами в процесі мікрофільмування, реставрації та ремонту документів, проведення дезінфекції тощо.