Організація договірних відносин з постачальниками

Договір постачання є основним документом, що визначає права і обов'язки сторін по постачаннях всіх видів продукції. При складанні договорів необхідно керуватися Цивільним кодексом, законами і іншими законодавчими актами. При намірі укласти договір слідує чітко знати, які цілі необхідно досягти при його реалізації, і уточнити найбільш важливі моменти, пов'язані з його оформленням, підписанням і виконання.

Договір,як правило, має чотири розділи:

•Преамбула (або ввідна частина).

•Предмет договору.

•Додаткові умови договору.

•Інші умови договору.

Разом з дуже короткими договорами, що містять мінімум умов, незрідка полягають багатосторінкові, дуже детальні договори, що передбачають значне число додаткових умов.При складанні договору необхідно передбачати головні питання майбутньої роботи, а потім, переходячи від загального до частному, скласти зразкову поетапну схему роботи і продумати, що і як повинно бути зроблено на кожному етапі, які для цього буде потрібно дії, прикинути можливість риски.

Проект майбутнього договору бажано розробити найзацікавленішій організації, а не отримувати проект від протилежної сторони. При складанні формулювань умов договору краще залучити фахівців відповідного профілю.Якщо пропозиція про висновок договору поступає від невідомої організації, необхідно якомога більше отримати про неї інформації. Слід переконатися, що організація дійсно існує. Для цього треба ознайомитися з її засновницькими документами і свідоцтвом реєстрації. Рекомендується звернути увагу на те, хто є її засновниками, який розмір статутного фонду; фінансове положення організації.

Приступаючи до роботи по формулюванню умов договору, не можна допускати двозначності, нечіткості фраз (у ДОДАТКУ Б наведено взірець договору).

На потужних підприємствах ресторанного господарства незалежно від виду власності створюються відділи постачання, на невеликих підприємствах призначається працівник, відповідальний за організацію постачання. Відділ постачання, як правило, працює самостійно, виконуючи свої певні функції, що забезпечують проходження матеріального потоку в ланцюзі постачання - виробництво - збут.

Логістика- це планування, організація і контроль всіх видів діяльності по переміщенню матеріального потоку від пункту закупівлі сировини до пункту кінцевого споживача. Забезпечення високої міри узгодженості дій з управління матеріальними потоками між службою постачання і службами виробництва і збуту є завданням логістичної організації підприємства в цілому.

Для забезпечення підприємства продовольчими продуктами необхідно вирішити наступні завдання:

•укласти договір;

•проконтролювати виконання договору;

•організувати доставку;

•організувати складування і зберігання.

На підприємствах ресторанного господарства повинен формуватися список потенційних постачальників, який постійно оновлюється і доповнюється.

Складений перелік постачальників аналізується на підставі спеціальних критеріїв. Частенько при виборі постачальників обмежуються ціною і якістю продукції, що поставляється, а також надійністю постачань.

До інших критеріїв, що беруться до уваги при виборі постачальника, відносять наступні:

•віддаленість постачальника від споживача;

•терміни виконання замовлень;

•організацію управління якістю у постачальника;

•фінансове положення постачальника, його кредитоспроможність і ін.

Кожне підприємство повинне підвищувати ефективність руху товару (рух матеріального потоку).

Що потрібно врахувати у випадку такого партнерства? Насамперед через високий ступінь взаємної залежності необхідно постійно контролювати якість товарів і послуг. При оцінці постачальника й продукції можуть бути використані наступні критерії:

• сталість асортиментів;

• якість продукції і його співвідношення із ціною;

• умови оплати (які відстрочки можуть мати місце);

• можливість знижок при оплаті замовлення готівкою;

• дотримання пунктів контракту;

• рівень обслуговування;

• зручність зв'язку з компанією;

• контроль постачальником виконання замовлення;

• швидкість реагування на пропозиції й рішення виникаючих проблем;

• швидкість доставки товару;

• можливість доставки малих партій;

• можливість повернення продукції;

• готовність підписати протокол узгодження цін;

• розмір маркетингового бюджету;

• надання рекламних матеріалів;

• сприяння при проведенні мерчандайзингу й розробці планограмм;

• надання статистичних даних про ринок;

• інформування про зміни структури поставок або закупівельних цін;

• планування, рівень і ефективність проведення промоакций;

• мотивація персоналу ресторанів;

• участь в управительшах;

• надання інформації про варіанти використання товару (у тому числі рецептів для готування блюд з екзотичних продуктів);

• стан виробничого встаткування;

• якість упакування;

• запас по строках реалізації;

• робота над асортиментами, розвиток нових ліній продукції.

2.3. Організаційні форми постачання.

Транзитна формапостачання пропонує прямі зв'язки "постачальник - закладів ресторанного господарства", обминаючи бази ресторанного господарства. Вона прискорює просування товарів, звільняє від необхідності в додаткових витратах на вантажно-розвантажувальні роботи, укладання та зберігання продуктів, скорочує товарні втрати, дозволяє краще зберегти якість товарів.

Складська формапостачання пропонує наявність проміжної ланки - галузевих баз, і рух товарів проходить за схемою "постачальник - галузева база - заклад ресторанного господарства ". Для продуктів, що швидко псуються, рекомендується транзитна форма постачан­ня, а для решти - складська.

Доставлення продуктів ведеться централізованим і децентра­лізованим способами.

При централізованому доставленніпродукти й товари завозяться постачальниками та базами постачання безпосередньо на підприємства ресторанного господарства. Централізоване завезення дає можливість використовувати найбільш економічне кільцеве доставлення товарів і маятникове (лінійне) - при доставленні великої партії продуктів за один рейс на одне підприємство ресторанного господарства. Кільцевий маршрут дозволяє більш повно використати вантажопідйомність автотранспорту, тому що на одній машині товар доставляється на декілька підприємств по кільцю відповідно до графіку та розробленого маршруту.

При децентралізованому доставленні вивезення товарів від постачальників організовується самим підприємством ресторанного господарства, його власним транспортом. Децентралізований спосіб доставлення менш ефективний, тому що приводить до нераціонального використання транспорту і при цьому способі доставлення використовуються лише маятникові маршрути, які також менш ефективні.

Перевезення вантажів здійснюється спеціалізованими автотранспортними організаціями, з якими підприємство ресторанного господарства укладає договори. Автотранспортні організації мають спеціалізований транспорт для перевезення різних товарів: автомобілі зі спеціальними кузовами (для хлібопродуктів, борошна, ізотермічні з внутрішнім охо­лодженням, закриті, відкриті тощо), авторефрежератори. Основними вимогами до використання транспорту є повне завантаження автомобіля у два кінці поїздки, постійний контроль за технічним і санітарним станом автомобіля, зменшення простоїв під час навантаження та розвантаження.

2.4.Приймання продукції та формування товарного запасу.

Приймання товарів на підприємствах ресторанного господарства є важливою складовою частиною технологічного процесу. Приймання проводять в два етапи. Продукти отримують відповідно замовленій кількості і якості.

Перший етап - попередній. Приймання продукції за кількістюпроводиться за товарно-транспортних накладними, рахунками-фактурами, шляхом перерахунку тарних місць, зважування і тому подібне Якщо товар поступив в несправній тарі, окрім перевірки ваги брутто, підприємство має право на вимогу відкрити тару і перевірити масу нетто.

Другий етап - остаточне приймання. Маса нетто і кількість товарних одиниць перевіряються одночасно з відкриттям тари, але не пізніше 10 днів, а швидкопсувна продукція - не пізніше 24 год. з моменту приймання товарів. Маса тари перевіряється одночасно з прийманням товару. В разі розбіжності фактичної ваги тари результати перевірки оформляються актом на зважування тари, який має бути складений не пізніше 10 днів після її звільнення. На кожному тарному місці (ящику, флязі, коробці) має бути маркувальний ярлик з вказівкою дати, години виготовлення і кінцевого терміну реалізації.

При виявленні недостачі складається акт про відхилення за кількістю та якістю. Цей товар зберігається окремо, забезпечується його збереження і викликається постачальник по швидкопсувних товарах негайно після виявлення недостачі, по останніх - не пізніше 24 ч. Постачальник по швидкопсувних товарах зобов'язаний з'явитися протягом 4 ч після виклику, по останніх - не пізніше чим наступного дня. Після завершення остаточного приймання складається акт в 3 екземплярах.

Одночасно з прийманням товарів по кількості товар приймається також і за якістю. Термін перевірки якості для швидкопсувних товарів - 24 год., для нешвидкопсувних - 10 днів. Приймання товарів за якістю здійснюють за органолептичними показниками (вигляд, запах, смак, консистенція, колір, тощо). При цьому перевіряють відповідність стандартам, ТУ. До транспортних документів додаються сертифікати або посвідчення якості, де вказані дата виготовлення, термін реалізації, назва фірми; гігієнічні сертифікати (з вказівкою допустимих і фактичних рівнів важких металів).

Відповідно до Закону України «Про захист прав споживачів» і санітарних норм і правил товар має бути безпечним для здоров'я споживачів

Забороняється приймати:

•м'ясо всіх видів сільськогосподарських тварин без клейма і ветеринарного свідоцтва;

•сільськогосподарську птицю і яйця без ветеринарного свідоцтва, а також з неблагополучних по сальмонельозу господарств;

•консерви з порушенням герметичності, бомбажем;

•овочі і плоди з ознаками гнилі;

•гриби солоні, мариновані, сушені без наявності документу про якість;

•продукцію рослинництва без посвідчення якості.

В разі виявлення невідповідності якості складається акт у присутності постачальника про кількість недоброякісної продукції.

Для забезпечення безперебійної роботи виробництв і реалізації продукції в достатньому асортименті з врахуванням попиту споживачів необхідні товарні запаси.

Товарні запасимають бути мінімальними, але достатніми для ритмічної роботи підприємства. Для підприємств ресторанного господарства рекомендуються наступні норми товарних запасів за нормальних умов зберігання:

• продукти тривалого зберігання (мука, цукор, крупа) - 8-10 днів;

•швидкопсувні продукти (м'ясо, риба, птиця і ін.) - 2-5 днів;

•запаси хліба, молока не повинні перевищувати одноденну реалізацію.

Наднормативні запаси збільшують втрати при зберіганні, уповільнюють оборотність товарів, ускладнюють облік, захаращують складські приміщення, при цьому погіршуються умови зберігання.