Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя

Оценкаматериальных запасов при их выбытии производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости по каждой группе (виду). Отсюда следует, что бюджетные учреждения имеют право выбирать один из двух способов оценки стоимости списываемых материальных ценностей. Выбор одного из данных способов нужно закрепить в организационно-распорядительном документе, регламентирующем деятельность бухгалтерии бюджетного учреждения. Рассмотрим данные способы оценки.

Пример 7: Имеются следующие данные по группе материальных запасов

В течение месяца израсходовано 500 единиц данной группы материальных запасов. Для определения стоимости материальных запасов по фактической стоимости каждой единицы необходимо иметь информацию о том, из какой точно партии бралась каждая единица материальных запасов. Согласно данным бухгалтерского учета имеется следующая информация:

- 100 единиц из остатка на начало периода;

- 200 единиц из первой партии;

- 120 единиц из второй партии;

- 80 единиц из третьей партии.

Следовательно, стоимость отпущенных материальных запасов составит

(100 х 20) + (200 х 21) + (120 х 21) + (80 х 22) = 10 480 руб.

Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуска). Необходимо обратить внимание на фразу "на дату списания (отпуска)", то есть среднефактическую стоимость необходимо определять на каждую дату списания материальных запасов.

Пример 8: Имеются следующие данные по группе материальных запасов

Для определения среднефактической стоимости материальных запасов, которые были отпущены 12 мая, необходимо произвести следующие арифметические расчеты:

- (50 х 15) + (100 х 16,50) : (50 + 100) = 16 руб.

- 120 х 16 = 1920 руб.

Среднефактическая стоимость материальных запасов, отпущенных 25 мая, определяется следующим образом:

- (30 х 16) + (70 х 18) : (30 + 70) = 17,4 руб.

- 90 х 17,4 = 1566 руб.

Способ списания материальных запасов по фактической стоимости единицы наиболее удобен при небольших объемах списания и при наличии разнородных видов материалов. Кроме того, указанный способ применяется при выбытии материальных запасов, используемых учреждением в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни, ювелирные и иные ценности и т.п.), или запасов, которые не могут обычным образом заменять друг друга (п. 109 Инструкции N 157н).

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика, универсальных передаточных документов (УПД) и т.п.). В тех случаях, когда при приемке выявлены расхождения с показателями документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов.

Операции по принятию к учету материальных запасов (например, строительных материалов) оформляются следующими бухгалтерскими записями:

1) приобретение по договору с поставщиком:

Дебет 0 105 00 340 "Увеличение стоимости…" (соответствующие аналитические счета)

Кредит 0 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

2) поступление от подотчетных лиц:

Дебет 0 105 00 340 "Увеличение стоимости…" (соответствующие аналитические счета)

Кредит 0 208 34 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

3) Оприходование материальных запасов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения

Дебет 0 105 00 340 "Увеличение стоимости…" (соответствующие аналитические счета)

Кредит 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами»;

4) Оприходование излишков материальных ценностей, выявленных при инвентаризации

Дебет 0 105 00 340 "Увеличение стоимости…" (соответствующие аналитические счета)

Кредит счета 0 401 01 180 "Прочие доходы".

В определенных случаях при приобретении материальных запасов необходимо сформировать их фактическую стоимость, то есть учесть затраты, связанные с доставкой материалов, доведением материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию. Фактическая стоимость материальных запасов формируется на счете 0 106 04 000 "Вложения в материальные запасы" аналогично формированию первоначальной стоимости объектов ОС и НМА[8]. Этот же счет используется при отражении операций по изготовления материальных запасов хозяйственным способом (операции по формированию их фактической стоимости). Оприходование материальных запасов на основании сформированной фактической стоимости отражается записью:

Дебет 0 105 00340 "Увеличение стоимости…" (соответствующие аналитические счета)

Кредит 0 106 04 440 « Уменьшение вложений в материальные запасы …".

Пример 9: Бюджетное учреждение приобретает прочие материальные запасы (посуда) в рамках субсидии на выполнение государственного задания стоимостью 59 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.). Доставку осуществляет транспортная организация, стоимость ее услуг составила 1180 руб. Бухгалтерские записи в этой ситуации будут следующими:

Дебет 4 106 34 340 " Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 4 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

- отражена стоимость покупки материалов - 59 000 руб.;

Дебет 4 106 34 340 " Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 4 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам»

- отражены затраты по доставке материалов – 1 180 руб.;

Дебет 4 105 36 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит 4 106 34 440 " Уменьшение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

- приняты материалы на склад (сформирована фактическая стоимость материалов) - 60 180 руб.

Внутреннее перемещение и передача в эксплуатациюматериальных запасов отражается только в регистрах аналитического учета (меняются позиции материально-ответственных лиц) на основании первичных документов:

•Требование-накладная;

•Меню-требование на выдачу продуктов питания;

•Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения и др.

Списание израсходованных материалов и продуктов питания производится на основании документов:

•Меню-требование на выдачу продуктов питания;

•Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения;

•Путевой лист (применяется для списания в расход всех видов топлива);

•Акт о списании материальных запасов.

•Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (применяется для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды).

Списание материальных запасов оформляется следующими бухгалтерскими записями:

•списание израсходованных материальных запасов, а также сумм естественной убыли, вызванной физико-химическими свойствами материалов (например, продуктов):