Автоматизированная форма учета

Автоматизированная форма учета — это учет, основанный на значительном применении технических электронных средств, когда большая часть учетных работ выполняется с использованием ЭВМ (рисунок 1.7).

Рисунок 1.7 – Схема автоматизированной формы бухгалтерского учета

В теории бухгалтерского учета применяются аналогичные понятия-синонимы: машинноориентированная или компьютерная форма учета.

Анализ схемы, представленной на рис. 1.7, показывает, что автоматизированная форма учета строится по принципу машинной информационной системы: имеется блок ввода данных, затем идут блоки обработки и вывода результирующих сведений. Это обуславливает специфику автоматизированной формы учета.

Отличительные особенности автоматизированной формы учета:

- компьютеры, а не регистры ручного учета, являются основными инструментами обработки учетных сведений;

- велика зависимость бухгалтерского учета от состояния технического и программного обеспечения ЭВМ;

- появление в технологии бухгалтерского учета и в работе бухгалтера дополнительных функций, связанных с обслуживанием АРМ бухгалтера;

- сокрытие в компьютерной системе многих операций по обработке данных, отстранение бухгалтера от их выполнения;

- часть бухгалтерской документации перестаёт существовать в бумажной форме;

- последовательность составления документов теряет свою технологическую роль в бухгалтерской обработке данных, компьютерной системе учета равнодоступно формирование как первичного документа так и сводного, при достаточно полной базе данных (БД).

Конкретные формы организации компьютерной бухгалтерии специфичны на каждом отдельном предприятии. Это обусловлено отраслевыми особенностями предприятия, традициями ведения ручного бухгалтерского учета, количеством учетных работников и количеством участков учета, степенью внедрения ЭВМ и целями автоматизации учета.

На каждом предприятии организуется бухгалтерская служба в соответствии с объемом и спецификой учетных работ необходимых данному предприятию. Определенным об-разом производится распределение обязанностей между работниками бухгалтерии. Складывается система участков учетных работ. Как правило, сложившаяся система учета не подвергается коренной ломке (это может полностью парализовать деятельность всей системы управления предприятием), а воспроизводится с теми или иными улучшениями на новой компьютерной основе. Сложившаяся на практике система участков учетных работ, система распределения обязанностей между работниками бухгалтерии интерпретируется в систему функций автоматизированной системы учета.

Исторически сложились две основных формы применения компьютерной техники для обработки учетной информации: централизованная, где превалирует обработка информации на вычислительных центрах (ВЦ), и децентрализованная (обработка данных на АРМ бухгалтера). Сейчас складывается третья – комплексная (разумное сочетание централизации и централизации).