Приказ объявляется работнику под расписку.

На основании подлинника приказа кадровая служба вносит отметки об отпуске в формы Т-2 или Т-2 ГС, а бухгалтерия производит расчет причитающих работнику выплат.

ТЕМА – 17: "Документирование поощрений работников"

17. 1. виды поощрений

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (стр. 119)работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Трудовой кодекс РФ предусматривает поощрения за добросовестное выполнение трудовых обязанностей.

Наиболее распространенными являются следующие виды поощрений:

· объявление благодарности.

· выплата премии.

· награждение ценным подарком.

· награждение почетной грамотой.

· представление к званию лучший по профессии.

Коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены так же и другие виды поощрений.

За особые трудовые заслуги пред обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Основаниями для издания подобных приказов служат представления руководителя структурного подразделения, докладные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.

Представление о поощрении оформляется в структурном подразделении и подписывается его руководителем. Документ адресуется руководителю организации, в тексте указываются: фамилия, имя, отечество, наименование должности, наименование структурного подразделения, оценка производственной деятельности, профессиональный уровень работника и мотив поощрения.

Кадровая служба визирует представление в бухгалтерии, у других заинтересованных должностных лиц и передает представление руководителю организации для поручения его резолюции.

Инспектор отдела кадров на основании представления и резолюции руководителя готовит приказ о поощрении.

17.2. приказ о поощрении

Текст приказа о поощрении работника оформляется в унифицированной форме Т-11, о поощрении работников – в форме Т-11а.

Унифицированная форма приказа в заголовочной части соответствует другим формам. Содержательная часть включает:

4 фамилия, имя, отечество, табельный номер работника,

4 название его должности (профессии),

4 структурного подразделения.

Далее излагается мотив поощрения,например

4 с награждением орденами и медалями,

4 присвоением почетных званий,

4 за выполненное особо значимых заданий,

4 в связи с юбилеем и т. д.

Приказ должен содержать указание вида поощрения

- благодарность,

- ценный подарок,

- почетная грамота,

- премия и др.

Проект приказа визируют обычно отдел кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, другие должностные лица.

Приказ подписывает руководитель организации. Он объявляется работнику под расписку. Такие приказы доводятся до сведения коллектива.

Подлинник приказы остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и учетную форму Т-2.

ТЕМА – 18:"Документирование дисциплинарных взысканий"

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют трудовую

деятельность.

18.1. виды взысканий

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывание его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершении дисциплинарного проступка, то есть не исполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:

· замечание

· выговор

· увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.

Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (трудовой кодекс РФ, ст. 192).

Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии ил проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственные инспекции труда или органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (трудовой кодекс РФ, ст. 193). Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течении трех рабочих дней со дня издания приказа.

В случае отказа составляется АКТ.

Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то оно аннулируется.

Работодатель имеет право в течение этого года снять дисциплинарное взыскание.

18.2. объяснительная записка о дисциплинарном взыскании

Объяснительная записка содержит следующие реквизиты:

4 наименование структурного подразделения,

4 дата,

4 адресат (руководитель организации (структурного подразделения) с указанием его должности, инициалов и фамилии),

4 название вида документа (объяснительная записка),

4 текст,

4 автор (должность, структурное подразделение),

4 подпись (включая личную подпись и инициалы с фамилией).

В тексте объясняются причины произошедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. документ может быть написан работником собственноручно или используется трафаретная форма, разработанная кадровой службой, в которой заполняется только переменная информация. Объяснительная записка пишется в одном экземпляре.

В отдельных случаях объяснительная записка передается руководителю организации для принятия решения, которое содержится в его резолюции.

18.3. докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Докладную записку о нарушении составляет руководитель структурного подразделения на основании объяснительной записки работника, она может быть написана от руки на стандартном листе бумаги.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

4 наименование структурного подразделения,

4 наименование вида документа,

4 дата,

4 адресат,

4 заголовок к тексту,

4 текст,

4 подпись.

Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки руководителю организации для рассмотрения и резолюции. Резолюция руководителя пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

18.4. приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Кадровая служба на основании резолюции руководителя, объяснительной и докладной записок готовит проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме, как правило на бланке приказов. В заголовочной части документа размещают наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа, место для даты и номера, место издания документа. К приказу обязательно составляется заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?": "Об объявлении выговора…".

Текст приказа состоит из двух частей:

4 констатирующей и

4 распорядительной.

В первой части излагаются причины издания приказ а, приводятся факты нарушения трудовой дисциплины.

Вторая, распорядительная, часть отделяется от констатирующей словом "Приказываю", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от левого поля. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, на которых налагается дисциплинарное взыскание. Распорядительная часть обычно делится на пункты, каждое распорядительное действие нумеруется арабскими цифрами с точкой.

Приказ визируют работники кадровой службы, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, а также другие должностные лица. Приказ подписывает руководитель организации.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт. В необходимых случаях приказ доводится до сведения работников организации.

Первый экземпляр приказа остается на хранение в службе кадров в деле приказов.

ТЕМА – 19:"Документирование аттестации работников"

19.1. порядок проведения аттестации

АТТЕСТАЦИЯ - Это способ подтверждения способностей конкретного человека к определенному виду трудовой деятельности.

Цель аттестации:

1. Дать объективную оценку каждому работнику.

2. Дать оценку его деятельности.

3. Определить соответствие работника занимаемой должности.

4. Выявить перспективных грамотных руководителей, для выдвижения их в резерв.

Аттестация заставляет специалистов и руководителей постоянно совершенствоваться.

Порядок проведения аттестации для разных групп специалистов в основном совпадает.

Аттестация проводится через определенные промежутки времени (раз в три-пять лет), специальными комиссиями, куда входят представители администрации, общественных организаций и специалисты; аттестация предшествует ознакомление с работой и его сообщение на заседании комиссии.

Аттестация проводится в соответствии с Основными положениями о порядке проведения аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, утв. Постановление Минтруда России № 27 и Минюста России № 8/196 от 23 октября 1992 г., на основе которых разрабатываются отраслевые положения и приказы министерств и ведомств, определяющих специфику и сроки проведения аттестации на предприятиях и в организациях конкретных отраслей, устанавливаются конкретные количественные и качественные характеристики по каждому из показателей, учитываемых при оценке деловых качеств аттестуемых работников.

Аттестации подлежат все категории служащих – руководители, специалисты и технические исполнители, состоящие в штате организации, кроме лиц, проходящих аттестацию в комиссиях, специально создаваемых вышестоящими органами по подчиненности.

Подготовка к аттестации организуется администрацией организации при активном участии руководителей структурных подразделений, профсоюзной организации и включает осуществление следующих мероприятий:

– обеспечение подготовки необходимых документов на аттестуемых;

– разработку графиков проведения аттестации;

– определение состава аттестационных комиссий;

– организация разъяснительной работы о целях и порядке поведения аттестации.

Основные этапы проведения аттестации:

Проведения аттестации проводится на основании «Положения об аттестации"

1. Подготовка к проведению аттестации.

Это ответственный и длительный период. Когда получен приказ о проведении аттестации из Министерства, руководитель предприятия на основании этого приказа, с ссылкой на него, издает приказ по предприятию. Конкретный срок проведения аттестации указывается в этом приказе, т.к. продолжительность аттестации зависит от численности состава предприятия. Затем выявляется тот, кто подлежит аттестации: по структурным подразделениям составляется список всех работников, где указывается Ф.И.О., занимаемая должность, с какого периода работает, и доставляется в отдел кадров. В ОК составляется список тех, кто не подлежит аттестации:

- служащие, проработавшие в этой должности менее 1-го года;

- молодые специалисты до окончания срока отработки;

- беременные женщины;

- женщины, имеющие ребенка до трех лет.

ОК должен рассмотреть всех по фамилии и выполнить всех кто подлежит аттестации. Когда выявится численность, тогда решается вопрос о создании комиссии. (комиссия для аттестации технических работников, комиссия для аттестации экономистов и т.д.). Во главе комиссии – руководитель предприятия или его заместители, в составе комиссии должен быть работник ОК.

После формирования комиссии издается 2-ой приказ «О создании аттестационной комиссии в составе…». В этом же приказе говорится о том, что начальник ОК должен составить график проведения аттестации (указать № комиссии, дата аттестации и время, и место проведения аттестации). Графики создаются по каждой комиссии и утверждаются руководителем предприятия. С графиком знакомят за месяц до аттестации.

Руководитель подразделения на каждого работника составляет отзыв-характеристику, подписывает и знакомит с ней аттестуемого не позднее, чем за две недели до аттестации. Все отзывы отправляются в комиссию, где работник аттестуется. Кроме этого на каждого работника ОК заполняет лист и направляет в комиссию. Кроме аттестационного листа ОК представляется и результаты прошлой аттестации.

2. Аттестация.

В состав комиссии входит 5-6 человек. Голосование происходит открыто. Заседание считается действительным, если присутствует 2/3 членов комиссии. По заседанию комиссии ведется протокол.

Аттестуемый обязательно приходит с руководителем структурного подразделения. Секретарь зачитывает аттестационный лист, характеристику и результаты прошлой аттестации. Затем комиссия ведет беседу с руководителем данного работника, задают вопросы аттестуемому и выносят решение в отсутствии работника.

3. Решение аттестуемой комиссии:

- соответствует занимаемой должности;

- соответствует занимаемой должности при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии, при повторной аттестации через год;

- в резерв на выдвижение

После каждого заседания комиссии секретарь готовит справку об аттестации: сколько аттестовано, результаты аттестации. Все справки направляются в отдел кадров. В отделе кадров делают сводную ведомость по таким же критериям, готовая справка направляется руководителю предприятия

4. После аттестационная работа.

После того, как аттестация проведена по заводу (предприятию) издается итоговый приказ. Отдел кадров составляет план по реализации итогов аттестации.

Примечание: Руководители предприятий аттестуется Министерством.

Руководители аттестуются после аттестации работников.

Если работник по результатам не соответствует занимаемой должности, администрация в течение не более двух месяцев со дня аттестации переводит работника с его согласия на другую работу при отказе от перевода увольняется с работы. В трудовую книжку вносится запись об увольнении с работы по результатам аттестации. По истечении двухмесячного срока со дня проведения аттестации увольнение по результатам аттестации не допускается.

19.2. Приказ о создании аттестационной комиссии и

проведении аттестации

Для проведения аттестации должна быть утверждена приказом руководителя аттестационная комиссия. В состав комиссии, как правило, включают председателя (обычно, заместителя руководителя организации), секретаря и членов комиссии (руководителей подразделений, высококвалифицированных специалистов).

При проведении аттестации, которая может служить основанием для увольнения работников в соответствии с пунктом "б" пункта 3 Трудового кодекса РФ, в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается член комиссии от соответствующего выбранного профсоюзного органа. В крупных организациях создаются несколько аттестационных комиссий, обладающих одинаковыми правами.

По поручения руководителя организации, согласованному с выбранным профсоюзным органом, проект приказа о создании аттестационной комиссии и проведения аттестации готовит секретарь будущей комиссии (как правило, это работник или юридической службы, или службы кадров).

Приказ о проведении аттестации составляется в текстовой форме, как правило, на бланке приказов. В заголовочной части документа размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (приказ), место для даты и номера, место издания документа. К приказу обязательно составляется заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?": "О проведении аттестации и создании аттестационной комиссии".

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (или вводной) и распорядительной. В первой части излагается цель издания приказа, например установление соответствия работников организации занимаемым должностям, или ссылка на документ вышестоящей организации, послуживший основанием для издания приказа (включая его дату, номер и название).

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от левого поля. Распорядительная часть содержит предписываемые действия. Распорядительная часть обычно делится на пункты, каждое распорядительное действие нумеруется арабской цифрой с точкой. Каждый пункт начинается с указания действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме

– создать комиссию,

– разработать график проведения аттестации,

– подготовить представителя,

– подготовить представления на аттестуемых и др.).

Приказ визируют руководители подразделений, председатель и членный аттестационной комиссии, заместитель руководителя организации, руководитель выбранного профсоюзного органа, руководитель юридической службы (юрисконсульт). Приказ подписывает руководитель организации. Копии приказа рассылаются всем руководящим должностным лицам и структурным подразделениям.

19.3.Отзыв о работе аттестуемого

Не позднее чем за две недели до начала аттестации на каждого работника должно быть подготовлено заключение (представление, отзыв) о работе. Этот документ составляет непосредственный руководитель аттестуемого. Заключение содержит всестороннюю оценку соответствия работника квалификационным требованиям, предъявляемым по должности к его профессиональной компетенции, отношение к работе и качества выполнения должностных обязанностей, а также сведения о результатах работы за прошедший период. Документ не унифицирован, поэтому пишется в произвольной форме, подписывается и датируется руководителем структурного подразделения. Аттестуемый работник должен быть заранее, не мене чем за две недели до аттестации, ознакомлен с документом, который после этого передается в аттестационную комиссию.

Заключение печатается в двух экземплярах, один экземпляр помещается в дело аттестационной комиссии, второй экземпляр - в личное дело работника вместе с аттестационным листом.

19.4. График проведения аттестации

В графике проведения аттестации указываются наименование подразделения, в котором работает аттестуемый его фамилия должность даты проведения аттестации и представления в аттестационную комиссию необходимых документов а также должности и фамилии работников ответственных за их подготовку. График утверждается руководителем организации по согласованию с выборным профсоюзным органом и доводится до сведения аттестуемых работников.

График визируется руководителями подразделений подписывается председателем аттестационной комиссии.

19.5. Протокол заседания аттестационной комиссии

Аттестационная комиссия на своих заседаниях рассматривает представление заслуживает аттестуемого и руководителя подразделения в котором он работает. Обсуждение работы аттестуемого должно проходить в обстановке требовательности объективности доброжелательности исключающей проявление субъективизма.

Аттестация и голосование проводятся при участии не менее двух третей состава аттестационной комиссии. Результаты голосования определяются большинством голосов. При равенстве голосов аттестуемый работник признается соответствующим определенной должности и разряду оплаты труда. Результаты аттестации необходимо сообщить работнику голосования.

В случае аттестации работника, являющегося членом аттестационной комиссии, аттестуемый в голосовании не должен участвовать.

Протоколы оформляются на бланках или на обычных листах бумаги и содержат следующие реквизиты: в заголовочной части документа размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (протокол), место для даты и номера, место издания документа. К протоколу обязательно составляется заголовок, отвечающий на вопрос "Чего?", - "Аттестационной комиссии". Протоколы нумеруются с первой даты заседания арабскими цифрами. Дата протокола – дата проведения заседания арабскими цифрами. Дата протокола – дата проведения заседания. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части указывается состав комиссии и приглашенных. Информация разделяется словами "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ", "ПРИГЛАЩЕННЫЕ", которыё печатаются прописными буквами от нулевого положения табулята (без абзаца). Через дефис (тире) против каждого слова печатаются инициалы и фамилии (в именительном падеже) председателя, секретаря, членов комиссии и приглашённых на аттестацию работников и руководителей.

Далее в протоколе печатается "повестка дня" печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора (без абзаца), после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня формулируют в именительном падеже, нумеруют арабскими цифрами, по каждому вопросу указываются должность, инициалы и фамилия аттестуемого работника.

Основная часть протокола будет содержать изложение отзыва (заключения, представления), ответы аттестуемого работника и руководителя подразделения, в котором он работает, на вопросы и результаты аттестации. Запись обсуждения каждого пункта повестки дня излагается по схеме: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ". Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер повестки дня. Оценка деятельности работника и рекомендации комиссии (о повышении или понижении в должности, включении в резерв на выдвижение, о повышении или снижении квалификационного разряда и др.) фиксируется в отсутствие аттестуемого открытым голосованием, результаты которого отражаются в протоколе.

Протокол подписывают председатель, секретарь и члены аттестационной комиссии недостаточной квалификации работника, в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 81), может стать основанием расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

Протокол подписывают председатель, секретарь и члены аттестационной комиссии.

19.6. Аттестационный лист

Аттестационный лист является документом, содержащим результаты аттестации (оценку и рекомендации). Форма аттестационного листа не унифицирована и может разрабатываться организациями самостоятельно. Аттестационный лист составляется в одном экземпляре, его подписывает председатель, секретарь и члены аттестационной комиссии, принявшие участие в голосовании. С аттестационным листом знакомиться аттестационный работник.

Аттестационный лист и отзыв (предоставление) на работника, прошедшего аттестацию, кадровая служба хранит в личном деле.

19.7. Приказ об утверждении итогов аттестации

В месячный срок со дня аттестации руководитель организации издаёт приказ об утверждении итогов аттестации.

Результаты аттестации после их утверждения приказом руководителя вносятся в трудовую книжку работника с указанием разряда оплаты труда по ЕТС.

ТЕМА – 20:"Документирование служебных командировок"

20.1. понятие командировки

Понятие служебной командировки включено в Трудовой кодекс РФ. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и отчёта о его выполнении.

20.2. служебное задание