Система контролю за формуванням і виконанням зведеного бюджету підприємства

Регулярність контролю за виконанням бюджету залежить від поставлених завдань та умов функціонування підприємства. У кож­ному випадку підхід до встановлення періодичності контролю виконання бюджету має бути гнучким, щоб у разі суттєвих змін ситуації на підприємстві можна було змінити і ці строки.

Процедури контролю потрібно розпочинати на найнижчому рівні підприємства, де отримуються доходи і здійснюються ви­трати, з тим щоб кожний працівник відділу чи підрозділу усвідо­млював свої обов’язки щодо виконання бюджетів.

За ефективного контролю за виконанням бюджетів викорис­товують підхід «управління за методом виключення». Менеджер відповідальний за виконання бюджету підрозділу, повинен воло­діти інформацією про «свій» бюджет (і частково про інші пов’язані з ним бюджети та основний бюджет підприємства).

Інформацію про доходи і витрати, облік яких ведеться на міс­цях, щоденно доводять до відома менеджера, за винятком знач- іих (суттєвих) відхилень фактичних даних від планових. До зна- ших відносять відхилення (плюс-мінус 10 % від сум надходжень ш витрат за бюджетом). Так, відхилення від бюджету є підста- іою для розроблення менеджером підрозділу управлінських рі- иень щодо його коригування, що особливо важливо у разі затри­мки платежів для поліпшення фінансової ситуації, пов’язаної з эухом грошових коштів.

За допомогою коригувальних дій менеджери досягають збли- кення або зрівняння фактичних даних наступного періоду та бю­джету. Управління за відхиленнями фактичних даних від бюдже­ту, яких не можна уникнути і які в подальшому можуть мати стотний вплив на нього, менеджер повинен «переадресувати» на зищий його рівень для прийняття рішень та внесення змін у бю­джет.

Інформацію для оцінювання відхилень від бюджетів подають / Звіті про виконання бюджету. За первинною документацією або ?а даними бухгалтерського обліку підприємства один раз у мі­сяць або іншою періодичністю вивчають надходження доходів і обгрунтованість витрат і за результатами перевірки заповнюють І Звіті про виконання бюджету колонку «фактичних доходів і ви­трат», які порівнюють з «плановими» та визначають «відхилен- чя». Незначні відхилення виконання бюджету регулюють на рівні іідрозділів, тоді як інформацію про значні і потенційно небезпе­чні відхилення від бюджету необхідно доводити до бюджетного <омітету або координатора.

Звіт про відхилення фіксує їх у динаміці за основними показ­чиками, є вихідною інформацією для аналізу та відіграє значну золь в управлінні виконанням бюджетів на підприємстві.

Система контролю виконання бюджету підприємства, що за- Зезпечує ефективне управління фінансами, включає чотири ме­тодичні підходи:

Спрощений аналіз відхилень від бюджету, орієнтований на коригування наступних бюджетів.

Аналіз відхилень, орієнтований на наступні управлінські зішення.

Аналіз відхилень від бюджету в умовах невизначеності.

Стратегічний підхід до аналізу відхилень від бюджету.

Завдання менеджера — вибрати найефективніший методич­ний підхід для контролю виконання бюджету, враховуючи мож­ливості методу та потреби підприємства.

Спрощений спосіб контролю відхилень від бюджету полягає у порівнянні фактичних даних з даними бюджету. Виявлені відхи­лення є основою коригування наступних бюджетів (планів) за на­явності істотних відхилень. Механізм спрощеного контролю ви­конання бюджету показано на рис. 11.7.

Рис. 11.7. Спрощений спосіб контролю відхилень від бюджету

Складнішим є другий методичний підхід — аналіз відхилень від бюджету, орієнтований на прийняття управлінських рішень. За цього методичного підходу необхідно дотримуватися послідо­вності перевірки, що включає п’ять етапів.

Визначення факторів, які впливають на величину грошового потоку.

Розрахунок суми відхилень грошового потоку від значення за бюджетом.

Визначення відхилень грошового потоку за рік за рахунок кожного фактора.

Розроблення таблиці пріоритетів впливу, що включає всі фактори, починаючи з найбільш значимих.

Розроблення висновків та рекомендацій щодо управлінсь­ких рішень, напрямлених на виконання бюджету.

За своїм змістом проведений аналіз характеризує: визначені вихідні показники для аналізу, за якими розраховано відхилення їх фактичних даних від бюджетних; установлено показники для прийняття рішень; проведено факторний аналіз відхилень грошо- вого потоку за встановленими параметрами. На основі даних фа­кторного аналізу визначено витрати підприємства за найважли­вішими показниками, що буде враховано у процесі прийняття на­ступних управлінських рішень щодо коригування бюджету.

Ураховуючи, що кожне підприємство функціонує в умовах невизначеності, для управління бюджетуванням на підприємстві на основі відхилень від бюджету доцільно також проводити ана­ліз за третім методичним підходом — аналіз відхилень від бю­джету в умовах невизначеності.

Управління за відхиленнями фактичних даних від бюджету за цього методичного підходу грунтується на таких вихідних прин­ципах:

усі параметри бізнесу (ціни, обсяг, витрати тощо) — неви- значені величини;

параметри задаються у вигляді інтервалів невизначеності;

невизначеність параметрів бізнесу породжує невизначеність результативного грошового потоку за рік або прибутку;

виконання бюджету вважається успішним за фактичного значення параметра результатів у межах інтервалу невизначенос­ті. У противному разі необхідно здійснити додатковий аналіз, спрямований на зменшення невизначеності параметрів бізнесу. Аналіз відхилень від бюджету в умовах невизначеності доцільно здійснювати за такою формою (табл. 11.6).

Таблиця 11.6