Распределение товаров по группам согласно методу АВС

Группа А – это наиболее ценные и ходовые товары, на которые приходится примерно 75 - 80% общей стоимости изделий, хранящихся на складе, но составляющие лишь 10 - 20% от общего количества находящейся там продукции.

Группа В – средние по стоимости и среднеходовые товары (примерно 10 -15% стоимости всех изделий), но в количественном отношении составляющие 30 – 40% хранимой продукции.

Группа С – самые дешёвые (примерно 5 - 10% от общей стоимости хранимых изделий) и самые массовые (40 - 50% общего объёма хранения).

Это говорит о том, что большая часть капитала омертвляется при хранении на складе незначительного количества товаров, т.е. является напрасной тратой средств.

В связи с этим необходимо вести постоянный учёт своих запасов, чтобы знать, что вложенные деньги не лежат без дела, а приносят прибыль. Такой учёт позволяет сделать важные выводы.

Товары группы А должны находиться под строгим неустанным контролем. Для них необходимы тщательное отслеживание и анализ состояния товарных запасов, регулярный учет наличия и частые корректировки в планах их закупки и реализации. Товары этой группы – основные в нашем бизнесе. Для них рекомендуются следующие правила:

- частая оценка прогноза спроса и методов его прогнозирования. Любой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем дороже обходятся эти ошибки. Данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов;

- частый, например ежемесячный, циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету, который еще можно назвать текущей инвентаризацией. Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию товаров раз в год или раз в полгода;

- ежедневное обновление информации в базе данных, т.е. использование системы с непрерывным обновлением данных о наличии и состоянии запасов;

- тщательный расчет оптимальной потребности в номенклатурных позициях, оптимальных размеров партий поставки, сроков подачи заказов, уровней страховых запасов и, как следствие, относительно небольшие размеры заказов (партий). Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением этих товаров в запасах.

Товары группы В относятся к второстепенным и требуют меньшего внимания, чем товары группы А. При анализе их состояния осуществляется обычный контроль и сбор информации, что позволяет своевременно обнаружить и скорректировать нежелательные отклонения в запасах. Для номенклатурных позиций группы В применяются те же меры и тот же контроль, что и для номенклатурных позиций группы А, но реже, менее тщательно и с большими приемлемыми допусками.

Товары группы С нуждаются в самом обыкновенном контроле, таком как периодическая проверка уровней запасов. К этой группе относятся, например инструменты, несложное оборудование, запасные части. Товары этой группы всегда должны быть в наличии. Недопустимо получить срыв выполнения плана сбыта или плана производства из-за отсутствия или нехватки этих дешевых номенклатурных позиций. Дефицит позиций группы С может сорвать планы сбыта и по позициям группы А, в которые изделия группы С входят как компоненты. Кроме того, эти товары необходимы для поддержания широты ассортимента, для создания благоприятного имиджа предприятия. Они также могут выступать в качестве сопутствующих товаров при покупке потребителями товаров основной группы. Хранение таких запасов в объеме, пусть даже превышающем объем потребности предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек по хранению, так как они малоценные, поэтому запасов товаров группы С может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.

Для товаров группы С сформулированы следующие правила:

- простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации информации в базе данных;

- использование для контроля состояния запасов процедуры периодического осмотра. Может применяться система с периодическим обновлением данных в системе;

- большие размеры партий (заказов) и большой страховой запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных хранением запасов номенклатурных позиций группы С, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, закупая большие объемы товаров;

- хранение на территориях, доступных для персонала, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, влекущую за собой определенные затраты.

- нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или полгода) с большими приемлемыми допусками (например, взвешивания вместо подсчета).

Таким образом, разбиение всего имеющегося ассортимента товаров с помощью АВС-анализа на три группы позволяют разработать для каждой из них индивидуальную методику управления товарными запасами.

Следует отметить, что АВС – анализ можно использовать не только для анализа и контроля над состоянием запасов, но и для анализа деятельности поставщиков, покупателей, перевозчиков и т.д.

Наибольший эффект метод АВС дает в сочетании с методом ХYZ, который позволяет произвести классификацию той же номенклатуры запасов, но в зависимости от динамики их потребления, по признаку стабильности спроса. Отметим, что чем стабильнее спрос, тем меньше ошибок прогнозирования, ниже потребность в страховых запасах, легче планирование движения товара. Следовательно, методы управления товарами с разными показателями стабильности спроса могут иметь существенные различия.

Признаком, на основе которого конкретную позицию ассортимента относят к группе Х, Y или Z, является коэффициент вариации спроса (n) по этой позиции. Среди относительных показателей вариации коэффициент вариации является наиболее часто применяемым показателем относительной колеблемости.

Группировка ресурсов при ХYZ-анализе осуществляется в порядке возрастания коэффициента вариации спроса на товар за определенный период, который рассчитывается для каждой позиции ассортимента по следующей формуле:

, (12)

где х_i – значение спроса по оцениваемой позиции за i-тый квартал;

х – среднеквартальное значение спроса;

n – число кварталов.

К категории Х относят товары с коэффициентом вариации спроса менее 10%. Это товары или материалы, спрос на которые имеет постоянный характер или подвержен случайным незначительным колебаниям, поэтому поддаётся прогнозированию с высокой точностью. Удельный вес таких материалов в общей номенклатуре, как правило, не превышает 50-55%.

Категория Y – это товары, коэффициент вариации по которым изменяется в динамике от 10 до 25 %. К этому классу относятся товары или материалы, потребление которых осуществляется периодически либо имеет характер падающей или восходящей тенденции. Их прогнозирование возможно со средней степенью точности. Их удельный вес в общей номенклатуре составляет около 30 %.

К категории Z относятся товары, для которых нельзя выявить какой-либо закономерности потребления, поэтому прогнозирование их расхода невозможно. Они составляют 15% от общей номенклатуры. Коэффициент вариации – более 25%.

Путем совмещения результатов применения АВС и ХYZ - анализов можно получить 9 групп запасов, для каждой из которых фирма должна разработать специальные программы управления ими.

Так, группы АХ, АY и АZ требуют наибольшего внимания и индивидуального управления. Для них применяется модель с фиксированным размером заказа, рассчитывается оптимальный размер заказа и используется технология поставок «Точно в срок».

Группы ВX, ВY и ВZ требуют менее пристального внимания. Для них может применяться модель с фиксированной периодичностью заказа.

Для товаров групп СХ, СY и СZ применяются упрощенные методы планирования, а функции управления ими, как правило, передаются низшим звеньям производственной цепочки. Планирование таких запасов можно выполнять на год, с ежемесячным контролем наличия товаров.

9.7. Логистические затраты на содержание запасов товаров

Затраты на содержание (формирование и хранение) запасов – это главный элемент издержек логистики. Как указывалось выше, в производственной компании эти затраты составляют примерно 37% всех логистических издержек. У дистрибьюторов, оптовых и розничных торговцев на запасы приходится относительно большая часть активов, поэтому в общей структуре издержек расходы, связанные с запасами, составляют у них более 50%, включая расходы на управленческий аппарат, а также потери от порчи или кражи товаров.

Затраты, связанные с запасами, можно классифицировать несколькими способами. Наиболее популярна классификация затрат на по­стоянные и переменныесоставляющие [16].

Постоянные затраты – это затраты, которые не изменяются с изменением уровня запасов. Примером постоянных затрат являются стоимость со­держания складского помещения, арендная плата, амортизационные отчис­ления. В относительно короткие периоды решения о запасах не за­висят от этой группы затрат.

Переменные затратыизменяются с изменением уровня запасов на скла­де. Они связаны с темпом продаж или отгрузки товаров. Переменные затраты учи­тываются при краткосрочных решениях. Изменяясь в целом, переменные затраты в пересчете на единицу продукции могут оставаться постоянны­ми, возрастать или уменьшаться. При низком или высоком уровне запасов переменные издержки, как правило, существенно изменя­ются. Очень высокий уровень запасов, например, означает необходимость переработки большого объема грузов, использования значительного количества рабочих, что снижает эффективность работы и повышает стоимость единицы продукции. При принятии решений по управлению запасами учитываются именно переменные затраты.

Затраты, связанные с запасами, можно также разделить на прямые и косвенные.

Прямые затратынапрямую связаны с запасами. Они явля­ются частью стоимости хранящихся запасов.

К прямым затратам относятся:

- стоимость запасов (капитальные затраты),

- издержки хранения,

- стоимость обслуживания запаса (налоги, страхование),

- потери от порчи, потери, морального старения и краж.

Косвенные затраты– все затраты, которые непосредственно не отражаются в стоимости конечного продукта. Как правило, это затраты, не связанные непосредственно с переработкой продукта. К косвенным затратам относят­ся:

- стоимость выдачи заказа,

- амортизационные отчисления,

- расходы на коммунальные услуги,

- стоимость ремонтных работ.

Ккосвенным затратамтакже относятся:

1. Потери, связанные:

- с дефицитом при удовлетворении требований потребителей;

- наличием слишком больших запасов, которые, хотя и удовлетворяют потребление, но приводят к слишком высоким прямым затратам вслед­ствие роста капитальных затрат, затрат на хранение, обслуживание и повышение риска содержания запасов.

2. Альтернативные издержки (процент на вложенный капитал), в которых учитываются возможные направления использования капитала.

3. Дополнительные затраты на инфраструктуру в результате повышения уровня запасов. Эти затраты тесно связаны с альтернативными издержками и включают в себя дополнительные расходы на расширение складских мощностей, транспорт, обслуживание.

Можно использовать и другие варианты классификации затрат на созда­ние и поддержание запасов. Например, классификация по видам выполняе­мых работвключает следующие виды затрат:

1. Расходы, связанные с выдачей заказа.

2. Издержки содержания запаса.

3. Стоимость транспортировки.

4. Потери от дефицита.

5. Издержки, связанные с созданием спекулятивного запаса.

6. Издержки развития инфраструктуры.

Расходы, связанные с выдачей заказа включают:

- издержки на поиск поставщика,

- стоимость размещения заказа,

- стоимость мониторинга поставки,

- стоимость мониторинга транспортировки.

Стоимость выдачи заказа является величиной постоянной и в пересчете на единицу продукции падает с увеличением объема заказываемой партии.

Издержки содержания запаса включают:

- альтернативные издержки или процент на вложенный капитал;

- стоимость обработки запасов;

- издержки хранения (арендная плата, стоимость отопления, освещения и т.п.);

- издержки обслуживания запаса, включающие стоимость страхования и налоги;

- потери от порчи, морального старения и кражи;

- стоимость эксплуатации обслуживающих систем.

Другой вариант классификации затрат на создание и поддержание запасов может состоять, например, в следующем. Все затраты делятся на три группы:

1.Затраты на управление запасами.

2.Затраты на хранение запасов.

3. Потери:

- от дефицита,

- образования неликвидов,

- порчи,

- потери,

- морального старения,

- краж.

Затраты на управление запасами включают:

- затраты на формирование заказа,

- затраты на выдачу заказа.

Затраты на хранение запаса включают:

- затраты на содержание складского помещения;

- затраты содержания и обслуживания технологического (подъемно-транспортного) оборудования склада;

- затраты на поддержание запасов в нормальном состоянии;

- фонд заработной платы работников, связанных с созданием и поддер­жанием запасов;

- альтернативные издержки.

Очень часто при управлении запасами возникает вопрос, что такое издержки дефицитаи как их можно определить?

Издержки дефицита (издержки неудовлетворенного спроса) возникают в том случае, когда для удовлетворения тре­бований потребителей запасов оказывается недостаточно. К сожалению, эти издержки трудно поддаются исчислению.

Издержки дефицита можно разделить на две группы [16]:

1. «Жесткие» издержки дефицита.

2. «Мягкие» издержки дефицита.

1.«Жесткие» издержки дефицитанепосредственно связаны с появлением дефицита и действиями, которые возникают для его ликвидации. Эти расходы мож­но определить достаточно точно. Они включают стоимость подачи дополнительного заказа, в том числе:

- издержки на поиск дополнительного поставщика,

- стоимость размещения дополнительного заказа,

- стоимость мониторинга поставки,

- стоимость мониторинга транспортировки,

- потери от закупки товаров по повышенным ценам,

стоимость транспортировки.

2. «Мягкие» издержки дефицитасвязаны с последствиями дефицита, кото­рые не приводят к непосредственным действиям. Это могут быть:

- стоимость упущенных продаж,

- потеря имиджа организации,

- потеря клиентов,

- сужение сегмента рынка покупателей,

- потеря времени и пр.

Таким образом, отсутствие запасов, также как и их переизбыток, связаны с издержками, т.е. с соответствующими рисками потерять прибыль. Рассмотрим, из чего складываются риски создания и поддержания запасов.

Риски создания и поддержания запасов можно разделить на следующие группы:

1. Риски, связанные с ошибками в управлении запасами.

2. Риски, связанные с содержанием запасов.

1.Риски, связанные с ошибками в управлении запасами,включают:

- риск появления дефицита,

- риск повышения уровня запаса и образования неликвидов.

2.Риски, связанные с содержанием запасов,включают:

- риск порчи,

- риск потери,

- риск морального старения товарно-материальных ценностей,

- риск кражи.

Порча и потерямогут появиться в результате доставки или переработки закупаемых товаров.

Моральное старение товарно-материальных ценностей, трудно поддается определению. Моральное старение может произой­ти в результате выпуска конкурирующего товара или прекращения продажи товаров на данной территории При этом тот же товар может хорошо реализоваться на других рынках. Большинство предприятий определяют моральное ста­рение товарно-материальных ценностей как частоту поступающих заказов на его реализацию. В зарубежной практике запасы, на которые не поступает заявок на отгрузку в течение 90 дней, рассматриваются как неликвиды и ста­новятся кандидатами на перемещение в другие центры распределения или производства.

Кражитоварно-материальных ценностей, содержащихся в запасе, име­ют двоякие последствия. Во-первых, кражи приводят к финансовым убыткам, во-вторых, украденные товары могут продолжать состоять на учете как
имеющиеся, что может привести к издержкам дефицита, пока факт кражи
устанавливается.

Обычно величина затрат на содержание запасов оценивается как доля соответствующих расходов в средней стоимости запасов. Например, доля затрат на содержание запасов составляет 20% , тогда соответствующие годовые расходы для предприятия, средняя стоимость запасов которого составляет 1 млн. руб. будут равны 200 тыс. руб. Но если расчет абсолютной величины вполне очевиден, то с определением доли этих затрат в стоимости запасов дело обстоит не так просто. Нахождение доли затрат на содержание запасов зависит от субъективного суждения руководства компании, от оценки средней величины запасов, от того, на какие статьи списываются соответствующие расходы и от того, в какой степени они поддаются непосредственному измерению. Затраты на содержание запасов традиционно относят на следующие статьи: капитальные затраты, расходы на страхование, износ и списание, расходы на хранение и налоги. Итоговый показатель должен быть выражен относительной величиной годовых затрат на содержание запасов в процентах к стоимости запасов. В зависимости от политики компании затраты на содержание запасов могут составлять от 9 до 50%.

В отличие от других элементов логистических издержек, таких как транспортные или складские расходы, которые обычно включаются в отчет предприятия о прибылях и убытках, затраты на содержание запасов не столь очевидны. Главным элементом затрат на содержание запасов является вложенный в них капитал. Например, наличие запасов на 100 тыс. руб. означает, что эти финансовые средства не могут быть инвестированы на другие цели. Эти 100 тыс.руб. нужно либо взять в долг для финансирования оборотного капитала, из которого оплачиваются запасы, либо с той же целью вычесть их из нераспределенной прибыли. В первом случае фирме придется платить проценты по займу. Во втором она не сможет вложить эти деньги в другие, возможно более выгодные проекты.

Таким образом, хотя затраты на содержание запасов не получают прямого отражения в отчетах о прибылях и убытках, они весьма существенно сказываются на финансовом состоянии компании. В отличие от других издержек логистики, таких как транспортные расходы, затраты на содержание запасов при изучении финансовых отчетов не бросаются в глаза, но они вполне реальны и весомы.

Чтобы эффективно управлять затратами, нужно точно знать, на что и сколько предприятие тратит, а для этого вести статистику расходов по каждому их виду. При этом важно сосредоточить свои усилия на оптимизации процессов и устранении потерь везде, где это возможно. Вместо управления отдельными службами логистика предлагает управлять сквозным бизнес-процессом, а управление суммарными издержками компании считает более эффективным, чем сокращение расходов по подразделениям. Управление общими расходами предприятия не может быть должным образом организовано без координации действий всех подразделений.

При сокращении затрат фирмы часто совершают следующие ошибки:

внимание к очевидным затратам и потеря из виду существенных затрат, скрытых в статье “прочие расходы”;

- экономия на подборе и профессиональной подготовке персонала, что подрывает престиж фирмы и приводит к потере клиентов;

- ухудшение отношений с партнерами и сотрудниками из-за «выжимания соков»;

- чрезмерное снижение затрат на важных участках (урезая затраты на оплату труда, компания может потерять «ключевых» сотрудников).

- непонимание механизма взаимозависимости затрат компании (иногда общего снижения затрат можно добиться, увеличив их на какой-то отдельный вид деятельности).

Взаимосвязь между расходами часто не прослеживается из-за особенностей организационных структур предприятий и распыления ответственности за контроль над затратами. Так, менеджер склада стремится сократить складские расходы и издержки на содержание товарных запасов; менеджер экспедиторского отдела минимизирует транспортные издержки; менеджер по закупкам озабочен затратами на заказы; менеджер по продажам готов по любой цене достать товар, которого не оказалось в наличии для выполнения заказа постоянного клиента. В результате расходы снижаются в одной области, но увеличиваются в другой.

Конфликты интересов могут повлечь за собой выяснение отношений между работниками подразделений и привести к увеличению общих расходов. Поэтому часто требуется вмешательство высшего руководства или службы логистики, чтобы скоординировать расходы и меры по их экономии. Поскольку значительная часть оборотных средств предприятий вложена в запасы товаров, задача логистики – найти такое оптимальное соотношение между всеми видами затрат, чтобы общие издержки, связанные с наличием запасов, были минимальными.

Вопросы для контроля знаний

1. Что представляют собой запасы и каковы их функции.
2. Дайте классификацию запасов и расскажите об основных их видах.
3. Какие логистические концепции управления запасами существуют и в чем состоит их суть?
4. Назовите системы управления запасами товаров и укажите их отличительные особенности.

5. Расскажите об АБС и ХYZ-анализах. С какой целью они применяются?

6. Перечислите состав затрат, связанных с формированием и содержанием запасов.