Формирование сводного бюджета компании

Сводный бюджет компании объединяет две составные части: операционный и финансовый бюджеты [10]. Операционный бюджет содержит:

- бюджет продаж;

- производственный бюджет;

- бюджет прямых затрат на материалы;

- бюджет прямых затрат на оплату труда;

- бюджет общепроизводственных расходов;

- бюджет производственных запасов (готовой продукции, незавершенного производства);

- бюджет коммерческих расходов;

- бюджет управленческих расходов;

- бюджет доходов и расходов.

Финансовый бюджет включает: инвестиционный бюджет, бюджет движения денежных средств, прогноз баланса.

Формирование бюджетов, входящих в состав сводного бюджета осуществляется с целью прогнозирования ожидаемого финансового состояния. Процесс планирования начинается с анализа финансового состояния компании за предшествующий период и выявления тенденций, способных оказать влияние на финансовые показатели в будущем, а также с определения стратегических параметров бюджета на плановый период.

Для построения бюджета доходов и расходов, выявляющего финансовый результат компании по основной деятельности, необходимо осуществить:

- разработку функциональных бюджетов;

- подготовку основного бюджета (бюджета движения денежных средств) по основной, финансовой и инвестиционной деятельности;

- разработку бюджета по балансовому листу с отражением результатов всех операций компании на конец периода и сбалансированием планируемых источников средств с направлениями их использования.

Бюджет доходов и расходов является обобщающим планом основной деятельности предприятия, в котором находят отражение бюджет продаж, бюджет производства, бюджет запасов готовой продукции, бюджет постоянных (общехозяйственных и общих коммерческих) расходов, бюджет закупок, бюджет производственной себестоимости проданной продукции.

Исходным плановым документом в классической модели бюджетирования является бюджет продаж. Бюджет продаж представляет собой план отгрузки продукции потребителям, как в натуральном, так и стоимостном выражении, в котором содержится информация в разрезе групп покупателей и с учетом номенклатурных позиций. Примерный порядок составления бюджета продаж состоит из следующей последовательности действий:

Определяются объем продаж по каждому виду продукции в натуральном и стоимостном выражении на ближайший месяц. При большой номенклатуре продукции производится расчет средневзвешенной цены на объем товарного выпуска (тонну, литр и т.п.).

На основе прогнозируемого среднемесячного темпа инфляции рассчитывается динамика цен на все месяцы бюджетного периода, по всем видам продукции и услугам. Цены планируются с учетом заключенных контрактов (договоров), а также на основе рыночного ценового тренда. В расчет также принимаются комиссионные, выплачиваемые агентам (третьим фирмам), и скидки, которые планируются как процент от продажной цены.

1. Определяются темпы роста объема продаж с учетом сезонности на каждый месяц, и формируется план в натуральном выражении на весь бюджетный период.

2. Составляется план отгрузки в стоимостном выражении по всей номенклатуре продукции на планируемый период, с разбивкой по месяцам.

3. Бюджет производства формируется исходя из имеющихся производственных мощностей, с учетом увеличения коэффициента загрузки производственных мощностей и нормативов расхода сырья, электроэнергии, топлива, а также расчета остатков готовой продукции на складе на начало и нормативов плановых остатков конец каждого периода. Объем закупки (ОЗ) определится последующему выражению:

ОЗ = ОП + ОСк – Осн, (121)

где ОП - планируемый объем производства;

ОСк - остатки сырья на складе (на конец периода)

ОСн - остатки сырья на складе (на начало периода).

Аналогичным образом могут быть сформированы бюджеты запасов сырья, материалов, готовой продукции и незавершенного производства, которые являются одновременно источником данных для разработки бюджета производственной себестоимости и бюджета по балансовому листу.

4. В бюджет заработной платы закладывается коэффициент повышения, регулярно пересматриваемый с учетом макроэкономической (уровень инфляции) и микроэкономической ситуации (количество работников, надбавки за праздничные и выходные дни и т. п.). Сюда же включаются налоги и сборы, связанные с выплатой зарплаты.

5. Бюджет расходов по маркетингу включает затраты на рекламу, командировки, участие в выставках, прием гостей и т.д.

6. Бюджет административных расходов включает расходы на канцелярию, телефонные переговоры, почтовые расходы, бензин, периодику, обслуживание компьютеров и т. д.

7. После разработки функциональных бюджетов предприятия появляются все основные исходные данные для формирования бюджета движения денежных средств по текущей деятельности и части расчетов за отгруженную продукцию и приобретаемое сырье.

8. При планировании поступлений денежных средств за отгруженную продукцию в бюджете дебиторской задолженности отражаются данные об остатках дебиторской задолженности на начало планируемого периода и производится расчет поступлений денежных средств за проданную продукцию. Источниками информации для расчетов служат контракты с предоставлением отсрочки оплаты, предоплаты, авансов и т.д. При их отсутствии необходим расчет коэффициентов инкассации дебиторской и кредиторской задолженности.

Коэффициент инкассации дебиторской задолженности показывает долю поступлений денежных средств в текущем периоде от отгрузки соответствующего периода и рассчитывается по фактиче­ским данным о сроках возникновения дебиторской задолженности.

На заключительном этапе рассчитывается остаток дебиторской задолженности на конец планируемого периода (ДЗк) по формуле:

ДЗк = ДЗн +Вп – ДПп, (122)

где ДЗн - остаток дебиторской задолженности на начало планового периода;

Вп - выручка от продаж;

ДПп - денежные поступления от покупателей и заказчиков на период.

Аналогичным образом можно планировать бюджет кредиторской задолженности, в котором суммы выплат денежных средств за сырье и прочие товарно-материальные ценности целесообразно увязать с закупочными бюджетами с учетом условий расчетов с поставщиками. Для планирования выплаты денежных средств по прочим постоянным ежемесячным расходам делается предположение о том, что эта величина и сроки выплат одинаковы из месяца в месяц.

Для планирования выплат денежных средств по заработной плате и выплат денежных средств по налогам и сборам целесообразно составить отдельные бюджеты, учитывающие нормативные сроки их уплаты. Таким образом, может быть рассчитан план движения денежных средств по основной деятельности. При использовании компанией заемных средств, составляется график погашения процентов и кредита, и эти данные переносятся в бюджет движения денежных средств по финансовой деятельности.

Основой для составления бюджета поступлений и выплат денежных средств по инвестиционной деятельности служат данные бюджетов проектов и контрактов с исполнителями работ, в которых оговариваются суммы и сроки оплаты, а также возможные объемы продаж основных средств по рыночным ценам. Составленный сводный вариант бюджета должен удовлетворять оптимальному уровню рентабельности и финансовой устойчивости. Для балансировки применяется бюджет движения денежных средств, составленный косвенным методом.

В процессе разработки бюджета можно проследить влияние изменений показателей управления оборотным капиталом и затратами, на показатели денежного потока и прибыли. Балансировку бюджета рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

- составляется бюджет исходя из наиболее реалистичных условий продаж и поставок, а также с учетом сложившегося порядка расчетов с покупателями и поставщиками,

- утверждается сбалансированный бюджет и новые условия поставок и расчетов с контрагентами.

Возможно проведение балансировки бюджета на основе модели Du Pont, с помощью которой проводится анализ факторов, влияющих на рентабельность собственного капитала путем изменения соответствующих статей проекта баланса и бюджета доходов и расходов.

Внедрение системы бюджетирования в компаниях предполагает проведение анализа и контроля исполнения бюджетов. Основой в рамках бюджетного процесса выступает текущий контроль. Итоговый анализ и контроль важны для корректировок стратегических показателей и внесения изменений в методическую базу бюджетного процесса. Для проведения анализа исполнения бюджетов определяется перечень управленческих отчетов для принятия решения о том, какие формы управленческой отчетности являются обязательны­ми для каждого центра финансовой ответственности (ЦФО) [4,14]. После разработки форм отчетности (оперативных, текущих, сводных) составляется перечень показателей для проведения финансово-экономического анализа, описывается методика расчета и анализа показателей и отчетов, как правило, с использованием техники горизон­тального, вертикального, трендового и коэффициентного анализа.

Анализ отклоненийвключает два направления:

• изучение проблем методического характера, т.е. обнаружение некорректных формул расчета показателей эффективности, использование недостижимых норм, несовершенство форм плановых и отчетных документов, ошибки »планировании сроков выполнения заданий и т.д.;

• контроль расходования ресурсов в соответствии с операционными бюджетами и контроль за расходованием денежных средств в пределах лимитов, утвержденных в бюджете движения денежных средств.

Анализ отклонений производится путем сравнения плановых (нормативных показателей с фактическими результатами, при этом не все отклонения требуют срочного управленческого воздействия, а только наиболее существенные. В процедуре контроля бюджетов должен быть предусмотрен механизм определения допустимых границ отклонений, который включает в себя оценку нормального отклонения и величину превышения нормальных значений, требующую вмешательства руководства Величина допустимых пределов отклонений зависит от специфики деятельности компании, от значимости контролируемой статьи бюджета для оценки деятельности центра ответственности и других факторов [4,8].

Основными инструментами анализа отклонений расходования ресурсов являются процедура нормирования и построение гибкого бюджета. Нормируются переменные затраты производственных центров ответственности. Основой построения бюджета нормативных затрат являются технологические нормы .

В нормативах отражаются суммы затрат исходя из среднестатистической цены закупки материальных ресурсов, тарифной ставки рабочих и нормы потребления ресурсов на единицу продукции или вида работ. В зависимости от объема деятельности переменные затраты меняются, а постоянные остаются неизменными. Разрабатывать бюджеты для различных уровней деловой активности можно с помощью формулы, связывающей затраты и объем производства:

TC = VQ + E, (123)

где TC – общие издержки центра ответственности;

V – норматив затрат на единицу продукции;

Q – количество проданных изделий;

Е – постоянные издержки ЦФО.

Гибкий бюджет позволяет объективно оценить эффективность деятельности руководителя центра затрат, поскольку элиминирует влияние рыночной активности на отклонение статей бюджета и показывает, насколько рационально были использованы ресурсы для достижения определенного уровня продаж.

Итоговый анализ движения денежных потоков в рамках основного бюджета заклю­чается в расчете основных показателей движения денежных средств и сравнения их со значениями, представленными в стратегических планах, например:

- выявлении динамики свободного денежного потока по бюджетным периодам;

- определении синхронности и сбалансированности денежных потоков и выяснении причин дефицита денежных средств;

- изучении структуры денежного потока и уточнении потребности во внешнем финансировании планируемой деятельности компании;

- установлении размера отклонений фактических показателей от заложенных в бюджете движения денежных средств.

В целом анализ должен быть подчинен изучению факторов, влияющих на уве­личение свободного денежного потока как главного показателя эффективности стратегических решений, и оценке достаточности уровня ликвидности в процессе осуществления текущей деятельности предприятия.

Оперативный анализ и контроль исполнения бюджета движения денежных средств производится службой казначейства путем формирования и исполнения платежного календаря, мониторинга дебиторской и кредиторской задолженно­стей, контроля заявок на оплату. Проведение оперативного анализа включает:

• классификацию платежей по вероятности их поступления, срокам и приоритетности их выполнения;

• установление лимитов расходов и платежей по ряду статей бюджетов движения денежных средств центров финансовой ответственности;

• расчет оптимального остатка денежных средств на счетах;

• разработку механизма финансирования дефицита денежных средств.

Платежный календарь на всех без исключения предприятиях предназначен для формирования графика ежедневных поступлений и выплат денежных средств на срок до месяца. Распределение денежных потоков по дням позволяет заблаговременно выявить кассовые разрывы и определить источники их покрытия, оптимизировать размер остатков денежных средств и сформировать очередность платежей. В платежный календарь включаются только те расходы, которые были предусмотрены в бюджете движения денежных средств. Наиболее распространенной формой платежного календаря, используемой в процессе оперативного планирования, контроля и анализа денежных потоков предприятия, является его построение в разрезе двух разделов [2]:

1) графика предстоящих платежей;

2) графика предстоящих поступлений денежных средств.

Однако если планируемый вид денежного потока носит односторонний характер (только положительный или только отрицательный), платежный календарь разрабатывается в форме одного соответствующего раздела.

Временной график платежей дифференцируется в платежном календаре обычно в ежедневном разрезе, хотя отдельные виды этого планового документа могут иметь и другую периодичность - еженедельную или ежедекадную (если такая периодичность не оказывает существенного влияния на ход осуществления денежного оборота предприятия или вызвана неопределенностью сроков платежей).

Определение конкретной последовательности и сроков осуществления всех расчетов, что позволяет своевременно перечислить платежи в бюджет и госвнебюджетные фонды и обеспечить финансирование нормальной хозяйственной деятельности предприятия. Срок определяется исходя из периодичности основных платежей предприятия. Наиболее целесообразно составление месячных планов с подекадной разбивкой. Платежный календарь охватывает все расходы и поступления средств предприятия, как в наличной, так и безналичной форме, включая взаимоотношения с бюджетной системой и банками.

Соотношение между обеими частями календаря должно быть таким, чтобы обеспечивалось их равенство, либо превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями. В последнем случае излишки средств осядут на расчетном счете предприятия, что означает большую устойчивость финансового состояния предприятия, его платежеспособность в предстоящем периоде.

Превышение расходов над поступлениями свидетельствует о снижении возможностей предприятия в покрытии предстоящих расходов. В таком случае следует часть не первоочередных платежей перенести на другой календарный период, ускорить по возможности отгрузку и продажу продукции, принять меры по изысканию дополнительных источников.

При составлении платежного календаря используют данные учета операций по расчетному счету в банке, учета сдачи расчетных документов в банк, сведения о срочных и просроченных платежах поставщикам, учитывают график отгрузки продукции и сдачи платежных документов в банк, финансовые результаты реализации продукции, а также плановые взносы в бюджет налога на прибыль, на имущество и другие налоги, отчисления в госвнебюджетные фонды, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами. Виды платежного календаря могут дифференцироваться в рамках предприятия в разрезе отдельных видов хозяйственной деятельности, а также в разрезе структурных единиц и подразделений.