Организационная структура издательства

Система управления представляет собой совокупность работников, их связей и подчиненности в соответствии с распределением полномочий по принятию управленческих решений. Систему управления характеризуют такие параметры, как конфигурация, состав и соотношение звеньев, распределение функций по звеньям и уровням управления, распределение полномочий, связи звеньев системы управления, информационная емкость звеньев, состав и структура персонала, на которую ориентирована система управления. Выбор конфигурации системы управления определяется конкретными условиями, к которым можно отнести: функциональное содержание управления, объем работ по функциям, степень централизации управления, типологические признаки систем управления и пр.

Организационная структура строится с учетом требований наиболее эффективного управления организацией, она должна быть направлена на установление четких взаимосвязей между отдельными ее подразделениями, четкое распределение между ними прав и ответственности. Организационная структура должна быть оптимальной, обеспечивать наиболее целесообразную функциональную взаимосвязь и соподчиненность отдельных подразделений, оперативность и экономичность производственно-хозяйственной деятельности. Оптимальная организационная структура - структура, позволяющая взаимодействовать с внешней средой, реагировать на ее изменения, распределять и направлять внутренние ресурсы и усилия сотрудников на достижение целей.

Все многообразие организационных структур по степени централизации и механизму координации работы отдельных подразделений можно разделить на жесткие и гибкие.

К жестким организационным структурам относятся:

• линейная;

• функциональная;

• дивизиональная.

Линейная организационная структура (рис. 2.1 Рис. 2.1. Линейная организационная структура управления) характерна для небольших и средних организаций. Такой структуре свойственны четкость полномочий и ответственности, подчинение исполнителей только одному руководителю, что исключает получение ими противоречивых заданий и обеспечивает быстроту и точность действий.

Функциональная организационная структура формируется в соответствии с основными направлениями деятельности организации, где подразделения объединяются в блоки, и характерна для средних и крупных организаций (рис. 2.2 Рис. 2.2. Функциональная организационная структура управления).

Дивизиональную организационную структуру образует совокупность самостоятельных подразделений, входящих в организацию, пространственно отделенных друг от друга (рис. 2.3 Рис. 2.3. Дивизиональная организационная структура управления). Обычно они имеют собственную сферу деятельности, самостоятельно решают текущие производственные и хозяйственные вопросы. В структуре управления используется штаб - группа помощников руководителя из числа специалистов, которые могут выполнять подготовительные, консультационные, аналитические работы.

Гибкие организационные структуры - совокупность подразделений, которые могут легко видоизменяться и приспосабливаться к новым условиям работы ввиду отсутствия жесткого закрепления обязанностей за сотрудниками, незначительной регламентации деятельности, хорошо развитых горизонтальных связей.

К гибким организационным структурам относятся:

• проектная;

• матричная;

• программно-целевая;

• адхократическая.

Проектная организационная структура предполагает создание временных подразделений, предназначенных для решения разовых задач (рис. 2.4 Рис. 2.4. Проектная организационная структура управления). Деятельность по выполнению разовой программы обособляется и основывается на полностью приданных ей производственных подразделениях, структура управления ею строится на основе проектного принципа, учитывающего временный характер ее существования. Исполнители программы в этом случае административно подчиняются ее управленческим структурам.

Матричная организационная структура состоит из подразделений (сотрудников), одновременно участвующих в выполнении нескольких проектов (рис. 2.5 Рис. 2.5. Матричная организационная структура управления). Матричная организационная структура обеспечивает высокую целевую ориентацию работы, ее быстрое приспособление к меняющейся ситуации за счет возможности оперативно переключать ресурсы с одной задачи на другую, позволяет руководителю проекта не отвлекаться на административную и хозяйственную деятельность. Руководители подразделения и проекта (творческой группы) делят между собой управленческие функции. Такая структура плохо приспособлена к работе в критических ситуациях, в условиях одновременной реализации большого числа проектов.

Программно-целевая организационная структура охватывает подразделения (сотрудников), которые наряду с основной деятельностью заняты выполнением общеорганизационной программы. Управляющие программы выступают лишь в качестве координаторов, согласовывающих работу подразделений, исполнители административно им не подчиняются. Координационные задачи в такой структуре могут возлагаться на отдельных лиц (например, главных специалистов) или подразделения (контрольный или плановый отдел).

Адхократическая организационная структура объединяет подразделения, в которых заняты высококвалифицированные специалисты, выполняющие научную, консультативную или обучающую работу.

Организационная структура издательства зависит от объема выпуска и характера издательской продукции, ее иллюстративности и оформления, технологии подготовки издательских оригиналов, уровня механизации и автоматизации производственных процессов, коммерческой политики и сферы деятельности издательства.

Организационные структуры издательств обычно построены по функциональной схеме с распределением функций между подразделениями в соответствии с организацией редакционно-издательского процесса.

Организационная структура издательства может включать следующие основные подразделения:

1) руководство издательства;

2) редакционную часть;

3) производственную часть;

4) функциональные отделы;

5) обслуживающие отделы.

Перечень возможных структурных подразделений издательств:

1. Руководство (директор, заместители директора, главный редактор, заместители главного редактора, главный художник).

2. Редакция тематического планирования и координации.

3. Редакции (книжные, журнальные).

4. Редакция (отдел) художественного оформления.

5. Графический отдел.

6. Производственный отдел.

7. Техническая редакция.

8. Бильд-редакция (фотослужба).

9. Корректорская.

10. Отдел подготовки издательских оригинал-макетов.

11. Финансовый отдел.

12. Бухгалтерия.

13. Отдел маркетинга (распространения и рекламы).

14. Отдел снабжения.

15. Административно-хозяйственный отдел.

16. Отдел кадров.

17. Юридический отдел.

18. Канцелярия (общий отдел).

19. Библиотека.

20. Архив.

При директоре издательства возможно создание на общественных началах редакционного и художественного советов.

Примерные организационные структуры малого, среднего и крупного издательств представлены на рис. 2.6-2.8 Рис. 2.6. Организационная структура малого издательства Рис. 2.7. Организационная структура среднего издательства Рис. 2.8. Организационная структура крупного издательства.

Директор руководит всеми видами деятельности издательства: текущей операционной (редакционно-издательской), финансовой и инвестиционной. В рамках своей компетенции директор издательства выполняет следующие функции:

• организация работы издательства и всех его подразделений;

• осуществление контроля содержания издаваемой литературы, качества художественного и технического оформления издательской продукции;

• анализ состояния книжного рынка с целью обеспечения конкурентоспособности выпускаемой продукции и повышения ее рентабельности;

• осуществление контроля сроков представления авторских текстовых оригиналов и их прохождения в издательстве, сроков выполнения полиграфических работ;

• организация своевременного материального обеспечения производственной деятельности, работы по рекламе и продажам выпускаемых изданий.

Редакторское направление возглавляет главный редактор, которому подчиняются редакции, специализирующиеся на выпуске какого-либо вида литературы. Например: редакция художественной литературы, редакция общественно-политической литературы, редакция научно-популярной литературы, редакция научной литературы. Естественно, число и специализация редакций могут быть различными в зависимости от характера выпускаемой продукции.

Главный редактор осуществляет управление творческим редакционным процессом, к которому относятся:

• составление плана выпуска литературы;

• формирование издательского портфеля;

• разработка проектов перспективных и годовых тематических планов издания литературы с учетом конъюнктуры книжного рынка и планов редакционно-подготовительных работ;

• осуществление контроля за приемом авторских текстовых оригиналов, их предварительной оценкой в издательстве, рецензированием, соблюдением установленных сроков представления авторских текстовых оригиналов, графиков их движения на всех этапах издательского процесса, сроков обработки корректурных оттисков и выпуска литературы в свет;

• подготовка материалов для заключения издательских договоров с авторами и трудовых договоров (контрактов) с внешними редакторами, рецензентами, художниками и другими лицами, привлекаемыми к выполнению работ по изданию литературы;

• обеспечение работы редакторов, их загрузки, качества и сроков редактирования в соответствии с принятыми в издательстве нормативами;

• определение качества полиграфического исполнения и решение вопросов, связанных с обоюдными претензиями издательства и типографии;

• содействие повышению квалификации работников подразделения.

Главной производственной единицей в издательстве является редакция, которая состоит из группы творческих сотрудников, занимающихся редактированием, подготовкой к полиграфическому воспроизведению и контролирующих другие процессы по выпуску издательской продукции.

Возможный состав редакции: заведующий редакцией, старший редактор, несколько редакторов, младший редактор. Заведующий редакцией:

• руководит редакционно-издательской и производственной деятельностью своего подразделения;

• организует редактирование и выпуск литературы, осуществляет контроль содержания изданий и качества их художественного и технического оформления;

• анализирует состояние спроса на выпускаемую литературу, готовит проекты перспективных и годовых планов издания литературы, руководит разработкой планов редакционно-подготовительных работ, графиков редакционных и производственных процессов;

• организует своевременное оформление издательских договоров с авторами и внешними редакторами, рецензентами, художниками и другими лицами, привлекаемыми к выполнению работ по изданию литературы;

• контролирует правильность подготовки документов по расчетам за выполненные ими работы, установления авторских гонораров и размеров оплаты внештатным работникам;

• руководит работниками редакции, содействует повышению их квалификации.

Основная штатная единица издательства - редактор, занимающийся литературным редактированием и ведущий, контролирующий весь процесс движения авторских текстовых оригиналов вплоть до выхода книги или другой продукции в свет и поступления в систему распространения. Отсюда выражение - ведущий редактор книги.

Редактор:

• рассматривает поступающие авторские текстовые оригиналы, дает им предварительную оценку с целью определения возможности и условий их издания, необходимости авторской доработки, внешнего рецензирования и научного редактирования;

• участвует в подготовке издательских договоров с авторами и трудовых соглашений с внешними рецензентами;

• составляет заключение о возможности издания авторского оригинала в представленном виде или после доработки с учетом предлагаемых исправлений, дополнений, сокращений, а в случаях отклонений - обоснованные отказы в установленные договорами сроки;

• редактирует принятые к изданию авторские оригиналы, оказывая при этом помощь авторам по улучшению композиции и структуры, выбору терминов, оформлению и т. п., согласовывает с ними рекомендуемые изменения;

• проверяет комплектность представленного материала, соответствие названий разделов их содержанию, выполнение авторами замечаний рецензентов и требований, предъявляемых к авторским оригиналам по их доработке;

• проверяет по первоисточникам правильность написания приводимых цитат и цифровых данных, употребления и написания имен, научно-технических терминов, единиц измерения, соответствие приводимых символов обозначениям, установленным стандартами или принятым в научной и нормативной литературе;

• осуществляет литературное редактирование;

• работает над созданием справочного аппарата издания, рассматривает иллюстративные материалы, определяет их место в издании;

• дает необходимые указания и пояснения техническому и художественному редакторам, корректору;

• подписывает издательские оригиналы в производство, обрабатывает корректурные оттиски и проверяет сигнальные экземпляры перед выпуском в свет;

• составляет списки обнаруженных опечаток.

Младший редактор:

• ведет делопроизводство в редакционном отделе (редакции);

• регистрирует принятые оригиналы и сроки выполнения работ авторами, внешними редакторами и другими лицами, участвующими в издании;

• ведет оперативный учет хода выполнения графиков подготовки и прохождения оригиналов и корректурньгх оттисков;

• проверяет цитаты и цифровые данные по первоисточникам, полноту библиографического описания и наличие в тексте ссылок на первоисточники, транскрипцию имен, терминов, наименований, правильность написания и унификацию символов, единиц измерения, соблюдение единообразия обозначений в иллюстрациях, тексте;

• считывает оригинал после перепечатки, исправляет допущенные при этом ошибки, вписывает формулы, специальные знаки и буквы редко применяемых алфавитов, иностранный текст;

• переносит авторскую правку в рабочий экземпляр;

• проверяет комплектность издательских оригиналов, направляемых в типографию.

В редакциях под руководством заведующих редакциями и главного редактора ведется работа по отбору, оценке, рецензированию, планированию, редактированию поступающих авторских текстовых оригиналов, подготовке их к изданию и полиграфическому изготовлению.

Другим важнейшим направлением издательства является производственное направление. Возглавляет это направление заместитель директора издательства по производству. Ему подчиняется производственный отдел, который может включать: корректорскую группу, группу художественного и технического редактирования, группу выпуска, группу снабжения и сбыта и др.

Корректор выполняет следующие виды работ:

• вычитку текстовых оригиналов после редактирования и чтение корректурных оттисков с целью обеспечения стандартизации различных элементов текста, устранения орфографических, пунктуационных и иных ошибок, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера (при согласовании с редактором);

• проверку комплектности оригиналов (наличие титульного листа, введения, иллюстраций, справочного аппарата и т. п.), порядковой нумерации разделов в оглавлении (содержании), соответствия их названий заголовкам в тексте, правильности написания и унификации терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, единообразия обозначений в иллюстрациях и тексте;

• проверку правильности оформления таблиц, сносок, формул, справочного аппарата издания, полноты библиографического описания и наличия соответствующих ссылок на источники цитат и цифровых данных в тексте;

• проверку соответствия набора текста, заголовков, примечаний и других выделяемых частей издания общим правилам полиграфического производства и указаниям технического редактора.

В группе художественного и технического редактирования работают художественные и технические редакторы и художник. Технический редактор:

• участвует в разработке проектов художественного и технического оформления изданий;

• осуществляет техническое редактирование изданий;

• в соответствии с характером изданий уточняет построение издательского оригинала, проверяет правильность разбивки на разделы, части, главы и т. п. и соподчинения заголовков в оглавлении;

• производит разметку оригинала издания, порядка расположения элементов оформления изданий;

• готовит макеты художественного и технического оформления сложных изданий;

• проверяет авторские подлинники иллюстраций с целью установления возможности их использования для создания оригиналов, пригодных к полиграфическому воспроизведению, определяет технологические особенности их изготовления;

• составляет технические издательские спецификации и контролирует выполнение указаний по полиграфическому изготовлению издания;

• проверяет и обрабатывает корректурные оттиски, оценивает композицию каждой полосы и разворота;

• контролирует соблюдение полиграфическими предприятиями издательских требований, дает указания по исправлению допущенных ошибок и недостатков технического оформления;

• обрабатывает корректуру пробных оттисков иллюстраций, проверяет правильность построения заголовков и их шрифтового оформления, размечает вклейки;

• совместно с художественным редактором готовит к печати обложку (переплет);

• проверяет и заполняет выходные данные издания;

• просматривает сигнальные экземпляры, проверяет качество печати, брошюровочно-переплетных и отделочных работ;

• принимает меры по улучшению полиграфического исполнения изданий при изготовлении тиража.

Художественный редактор:

• участвует в разработке проектов художественного и технического оформления изданий;

• осуществляет художественное редактирование изданий;

• проверяет авторские подлинники иллюстраций и устанавливает возможность их использования для создания оригиналов, пригодных к полиграфическому воспроизведению, определяет технологические особенности их изготовления;

• готовит для технических издательских спецификаций указания по художественному оформлению изданий и контролирует их выполнение в процессе полиграфического производства;

• составляет проекты трудовых договоров с лицами, привлекаемыми для изготовления графического материала и выполнения других работ по художественному оформлению, обеспечивает своевременное и качественное их исполнение;

• оценивает композицию каждой полосы и разворота, дает указания типографии об устранении допущенных при наборе ошибок и недостатков художественного оформления;

• совместно с техническим редактором подготавливает к печати обложку (переплет);

• проверяет сигнальные экземпляры и принимает меры по выполнению требований полиграфического исполнения изданий при изготовлении тиража.

В группе выпуска работают выпускающие редакторы, которые выполняют следующие виды работ:

• готовят проекты договоров с полиграфическими предприятиями на выполнение полиграфических работ, составляют графики редакционных и производственных процессов;

• осуществляют оперативный контроль сроков выполнения принятых полиграфическими предприятиями заказов издательства;

• оформляют заказы и передают в установленные сроки полиграфическим предприятиям подготовленные издательские оригиналы;

• ведут учет выполнения графиков изготовления тиражей, контролируют комплектность изданий и качество полиграфического исполнения;

• принимают от полиграфических предприятий корректурные оттиски, сигнальные экземпляры изданий, проверяют соответствие их качества требованиям технической издательской спецификации и условиям заключенных договоров; при нарушении этих условий возвращают в установленном порядке корректурные оттиски на дополнительную правку;

• участвуют в приемке тиражей изданий от полиграфических предприятий.