Аутсорсинг в издательской деятельности

Одним из путей оптимизации бизнес-процессов в целях сокращения затрат и увеличения доходов является аутсорсинг.

Аутсорсинг (от англ. outsourcing) - передача организацией определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой организации, специализирующейся в соответствующей области. Аутсорсинг базируется на долгосрочных контрактах по обеспечению эффективной работоспособности отдельных управленческих систем.

Российские издательства отдают определенные бизнес-процессы на аутсорсинг с тем, чтобы в краткосрочной перспективе получить финансовые преимущества, возможность выпускать новые издательские продукты, а в долгосрочной перспективе - изменять границы своей деятельности.

Издательства пользуются аутсорсингом бухгалтерского и налогового учета, который предлагает услуги по восстановлению, ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговых платежей, составлению промежуточной и годовой отчетности, а также ведению дел с налоговыми органами. Использование услуг стороннего физического или юридического лица не противоречит нормам Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Необходимо отметить, что издательство, решившее передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, должно обязательно зафиксировать это решение в приказе по учетной политике.

Для оказания услуг по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности заключается договор возмездного оказания услуг в соответствии с п. 2 ст. 779 ГК РФ. При этом в договоре необходимо четко прописать обязанности сторон, установить сроки выполнения обязательств и четко разграничить ответственность издательства и аутсорсинговой организации (аутсорсер) за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета.

Цена услуг аутсорсера зависит, как правило, от количества совершаемых организацией-заказчиком хозяйственных операций (либо количества первичных учетных документов), от используемой автоматизированной системы обработки документов.

Аутсорсинг бухгалтерского учета в издательской деятельности имеет ряд существенных преимуществ:

• концентрация управленческих усилий на основной (издательской) деятельности;

• снижение рисков неправильного отражения операций в бухгалтерском учете и искажения отчетности, соответственно снижается и вероятность неверного исчисления налоговых платежей;

• отсутствие необходимости организации рабочих мест, приобретения специального программного обеспечения, специальной литературы.

Грамотное составление договора на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета гарантирует издательству полную ответственность аутсорсера за возможные штрафные санкции со стороны контролирующих органов.

Но наряду с достоинствами бухгалтерский аутсорсинг имеет и недостатки:

• может оказаться, что выбранный издательством аутсорсер не отвечает всем требованиям высокопрофессионального поставщика услуг в связи с тем, что аутсорсеры могут привлекать специалистов низкой квалификации в целях установления невысокой цены на свои услуги;

• передача бухгалтерской документации сторонней организации может привести к потере конфиденциальности информации;

• для крупных издательств передача бухгалтерского учета на аутсорсинг нередко ведет к снижению оперативности в учете;

• существует возможность потери первичных учетных документов;

• отсутствует контроль над деятельностью организации или специалистов, которые предоставляют бухгалтерские услуги;

• аутсорсеры не всегда досконально разбираются в специфике работы издательства, что может привести к некорректному отражению информации в учете.

Другой функцией, которую издательства часто передают внешним исполнителям на аутсорсинг, является юридическое обслуживание. Издательство вместо того, чтобы набирать собственный штат юристов, заключает договор с аутсорсером и пользуется услугами профессиональных юристов на постоянной основе.

Юридический аутсорсинг включает такие услуги, как анализ существующих правовых схем взаимодействия издательской организации с ее контрагентами с точки зрения соответствия действующему законодательству, разработка проектов внутренней документации (регламентов, положений, инструкций и т. п.), консультации по любым вопросам корпоративного права, юридическое обслуживание трудовых взаимоотношений, юридическое сопровождение договоров (авторских, с контрагентами, обслуживающими организациями и т. д.) и издательских проектов, представление интересов издательств в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, согласование юридических действий с нормативными документами.

Аутсорсинг юридических услуг приносит издательству определенные выгоды, среди которых, в первую очередь, можно выделить оптимизацию затрат, так как услуги сторонней юридической организации обходятся дешевле, чем содержание штатных юристов, для которых кроме заработной платы, премий, выплат во внебюджетные фонды требуется организация рабочих мест, приобретение оргтехники и юридических справочно-информационных программ с необходимостью их постоянного обновления. Все эти расходы заменяются ежемесячной оплатой услуг юридической организации.

Еще одним преимуществом аутсорсинга юридических услуг является то, что аутсорсер имеет возможность привлекать разных юристов, каждый из которых специализируется в какой-либо отрасли права. Лишь крупным издательствам доступно содержание большого штата юристов.

Услуги по подбору персонала представляют собой один из видов аутсорсинговых услуг, так называемый кадровый аутсорсинг. Несмотря на то, что это довольно дорогой способ поиска кандидатов, работодатели часто обращаются в специализированную организацию по подбору кадров. Как правило, такое обращение к аутсорсеру вынужденное, так как самостоятельные попытки подбора персонала не всегда приводят к положительному результату или в издательстве нет специалиста по кадрам.

При кадровом аутсорсинге издательство должно заключить договор с кадровым агентством на оказание услуг по подбору кадров. На основании заключенного договора аутсорсер в соответствии с требованиями издательства, установленными в договоре, находит претендента, удовлетворяющего условиям договора, и предлагает его кандидатуру на рассмотрение издательства. Результатом выполнения договора является принятие претендента на работу в качестве сотрудника в издательство.

В договор на оказание услуг необходимо включить такие пункты, как уровень профессиональной подготовки соискателя на должность, образование, стаж работы по направлению. В приложении к договору, как правило, указываются дополнительные требования к претенденту, например, пол, возраст, стаж, знание иностранных языков и т. д.

Обязательный пункт договора - условия его исполнения. Для издательства данный пункт имеет особое значение, потому что именно от него зависит, в какой момент оно имеет право включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении, расходы по подбору персонала. Из практики следует, что договор считается исполненным, если работодатель принял на работу претендента и назначил срок его выхода на работу.

Однако издательство в договоре с кадровым агентством может указать и такой вариант исполнения договора: подтверждение профессионализма кандидата после прохождения испытательного срокаhttp://www.intercom-audit.ni/. В соответствии с Трудовым кодексом РФ за организациями закреплено право устанавливать испытательный срок для вновь принятых специалистов (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, один из пунктов договора может предусматривать обязанность кадрового агентства произвести бесплатную замену работника, не прошедшего испытательный срок.

Обычно услуги специализированных организаций по подбору кадров оплачиваются издательствами по конечному результату. Как правило, цена услуги определяется в виде процента от годового дохода нанятого работника. Кроме того, цена может определяться в зависимости от количества и сложности оказываемых услуг в процессе подбора персонала (подача объявления в специализированных изданиях; помощь в составлении и прием резюме; создание информационной базы, содержащей сведения о соискателях; проверка рекомендаций с прежнего места работы, проведение специальных тренингов, тестирования и пр.), от сложности и сроков исполнения заказа, от условий найма, от имиджа организации-заказчика и др.http://www.intercom-audit.ni/

Издательства часто отдают на аутсорсинг систему маркетинговых коммуникаций и связей с общественностью. Аутсорсинг маркетинга выгоден издательствам, которые заинтересованы в продвижении своих проектов на целевые рынки, но штатное расписание и бюджет которых не предполагает наличия полнофункционального отдела маркетинга.

Издательства не только являются потребителями аутсорсинговых услуг, но и сами становятся аутсорсерами. Таким образом, аутсорсинг выступает как средство трансформации деятельности издательств, что дает возможность расширить источники получения доходов.

В настоящее время издательства чаще всего берут на аутсорсинг следующие бизнес-процессы:

• создание фирменного стиля, логотипа, фирменного или товарного знака, подготовка руководства по фирменному стилю организации;

• разработка дизайн-проектов продукции (визитки, конверты, бланки, буклеты, брошюры, плакаты, календари, каталоги, листовки), дизайн-проектов корпоративной периодики (журналы, газеты);

• организация фото- и видеосъемки;

• создание интернет-магазинов и электронных каталогов продукции;

• организация форумов, электронных досок объявлений и новостных рассылок;

• создание интернет-версий печатных изданий.

В современных условиях аутсорсинг стал катализатором развития издательской деятельности, так как приводит к созданию издательских организаций нового типа - издательских бюро. В России примером издательского бюро может служить ООО «Медиаком», деятельность которого охватывает следующие направления: разработку концепций (паспорта издания) периодических корпоративных изданий; разработку и создание рекламной продукции; создание подарочных и юбилейных изданий.