Цели и характерные особенности бизнес – проекта

В соответствии с ранее данным системным определением проекта «как целенаправленного изменения состояния системы» одним из центральных понятий, связанных с проектом , является понятие «цели проекта». Очень близко к понятию «цели» находится понятие «задача». Уточним эти понятия.

Цели – желаемый результат деятельности, достигнутый в пределах некоторого интервала времени.

Задача – желаемый результат деятельности, достижимый за намеченный (заданный) интервал времени и характеризующийся набором количественных данных или параметров этого результата.

Таким образом, цель становится задачей, если указан срок ее достижения и заданы количественные характеристики желаемого результата. Кроме того, очевидно, что цель – более общая категория, чем задача. Она достигается в результате решения ряда задач. Отсюда следует, что задачи можно упорядочить по отношению к целям. В этом кроется свойство множественности целей – каждая цель может быть декомпонирована на составляющие ее задачи или подцели.

Определение цели любого проекта. Цели проекта – это доказуемый результат и заданные условия реализации общей задачи проекта. Из определения следует, что необходимо различать «цели – результаты» (доказуемый результат) и «цели – образ действий» (условия реализации). Вместе эти компоненты составляют цели проекта, которые возникают на основе потребностей, необходимости, желаний, идей и т.п.

Из анализа приведенных определений можно получить несколько полезных выводов относительно цели проекта:

- определение (нахождение) цели проекта по своему значению и содержанию можно сравнить с постановкой задачи;

- при нахождении цели, как и при постановке задачи нельзя ограничиться формулировкой только абстрактно желаемого результата проекта, а необходимо найти ответы на вопросы:

- как в точности должен выглядеть результат проекта (характеристики результата проекта);

- какие условия должны учитываться при реализации проекта (требования и ограничения)?

Нахождение цели проекта равнозначно определению проекта и составляет важный этап в разработке концепции проекта. После нахождения цели проекта приступают к поиску и оценке альтернативных способов достижения цели проекта.

Для каждого проекта может быть построено множества взаимосвязанных целей, отражающих структуру самого проекта и его участников. Цели проекта, структура проекта и организация участников проекта могут описываться взаимосвязанных иерархическими (древовидными) структурами, в которых могут быть установлены отношения между следующими компонентами: цели – части проекта – участники и др.

Для возможности определения степени достижения целей проекта необходимо выбрать соответствующие критерии. На основе этих критериев можно оценить альтернативные решения по достижению целей проекта. Таким образом, можно отметить, что цели проекта должны быть четко определены: они должны иметь ясный смысл; результаты получаемые при достижении цели, должны быть измеримы, а заданные ограничения и требования должны быть выполнимы. То есть цели должны находиться в «области допустимых решений» проекта.

При управлении проектами обычно область допустимых решений для достижения целей проекта ограничивается временем, рамками бюджета, выделяемыми ресурсами и требуемым качеством получаемых результатов. Могут быть и другие ограничения. Следует отметить также, что однажды сформулированные цели проекта не должны рассматриваться как нечто неизменное.

В ходе реализации проекта под воздействием изменений в окружении проекта или в зависимости от прогресса проекта и получаемых промежуточных результатов цели проектов могут претерпевать изменения. Поэтому целеполагание нужно рассматривать как непрерывный динамический процесс, в котором анализируется сложившаяся ситуация, тенденции и при необходимости осуществления корректировки целей.

Процесс определения целей бизнес-проекта. Определение цели рассматривается как творческий процесс, который можно разделить на последовательные процедуры:

- определение указателей цели;

- определение возможных целей проекта;

- описание целей проекта.

Определение указателей цели требует изучения различных источников, которые могут содержать искомую информацию:

- требование к бизнес-проекту;

- заказа на бизнес - проект;

- цели предприятия, для которого осуществляется проект;

- окружение предприятия.

Определение указателей можно рассматривать как предварительное обследование, после которого по найденным указателям может быть начат активный поиск цели и ее формулирование.

Для определения цели проекта используются различные как индивидуальные, так и групповые методы. Поскольку поиск цели – процесс творческий, то здесь не существует строго регламентированных подходов. Можно только отметить некоторые закономерности и общие подходы.

В индивидуальной работе используются, в основном, логические методы, которые ведут к получению широкого спектра целей проекта, в том числе:

- мозговой штурм;

- запись идей;

- творческая конфронтация;

- специфическое структурирование и др.

Определенные достижимые цели проекта должны быть четко сформулированы и описаны. Описание целей проекта по существу должно стать задокументированным соглашением основных сторон о целях проекта. В описании цели проекта должны найти отражение в четко однозначно интерпретируемой форме:

- результат проект;

- срок окончания;

- расходы;

- порядок изменения цели;

- иерархия зависимых целей.

Результат описывается как желаемое состояние системы в зависимости от типа и вида проекта. Дополняется отдельными эффектами.

Сроки описываются в виде временного интервала, в котором желательно завершение проекта. Как правило – это пока заявление о намерении, но в ряде случаев может быть и обязывающим.

Расходы. В первом описании это могут быть бюджетные рамки, а в ряде случаев – твердая верхняя граница расходов.

Порядок изменения цели проекта. В процессе жизненного цикли проекта может возникнуть необходимость корректировки целей проекта. В описании цели должен быть определен порядок таких изменений.

В описании целей проекта может быть в качестве дополнения показано, какая иерархия должна приниматься, если одна цель проекта больше не может быть достигнута.

Описание целей проекта включает:

1. Результаты проекта:

- описание предмета бизнес – проекта;

- описание экономических эффектов от реализации.

2. Протекание бизнес – проекта:

- сроки осуществления;

- используемые средства и расходы.

3. Иерархия целей бизнес – проекта:

- предмет бизнес – проекта;

- используемые средства и расходы.

Описание целей проекта определяет сущность проекта. Если в проекте учитывались и рисковые соображения, то в описании бизнес – проекта входит:

- соглашение о результате бизнес – проекта;

- определение или заявление о намерениях по сроку осуществления бизнес – проекта и его бюджету;

- соглашение о разрешении возможного конфликта между результатом, сроками и расходами.

Как видно из приведенных выше определений, предприятия или намерения, обладающие признаками бизнес – проекта, имеют общие для всех проектов признаки.

Анализируя определения проекта, выделим следующие основные признаки проекта:

- признак «изменений», как основное содержание проекта;

- признак «ограниченной во времени цели»;

- признак «временной ограниченности продолжительности проекта;

- признак «относящегося к проекта бюджета»;

- признак «ограниченности требуемых ресурсов»;

- признак «неповторимости»;

- признак «новизны»;

- признак «комплектности»;

- признак «правого и организационного обеспечения»;

- признак «разграничения»;

- признак «информационной и консалтинговой поддержки».

Рассмотрим коротко каждый из этих признаков в отдельности.

Признак «изменений». Этот признак является, на наш взгляд, наиболее важной характеристикой проекта, так как осуществление проекта всегда несет в себе изменения вещественной системы или предметной области, в которой реализуется проект (по западной терминологии (Scope. – анг.)). По сути, реализация проекта всегда связана с изменением некоторой системы и является целенаправленным ее переводом из существующего – в некоторое желаемое состояние, описываемое в терминах целей проекта.

Признак «ограниченной во времени цели» и «временной ограниченности». Цели проекта имеют временную ограниченность. При успешном завершении проекта целевая установка, данная руководителю проекта внутренним или внешним для предприятия заказчиком, отпадает.

Признак «относящегося к проекту бюджета». На практике для большинства проектов составляются отдельные бюджеты, соблюдение которых контролируется специальными методами.

Признак «ограниченности требуемых ресурсов». Каждый проект, помимо установленного бюджета, требует использования различных ресурсов: людей, техники, оборудования, материалов и др. объем выделяемых на проект ресурсов тесно связан с бюджетом и всегда конечен. Он в ряде случаев может быть изначально жестко лимитирован, и тогда при заданных ограничениях на ресурсы могут быть определены сроки и продолжительность проекта. В случае жестко заданных сроков может быть определено необходимое количество требуемых ресурсов. Суть этого признака в том. Что во всех случаях утвержденный вариант реализации проектов имеет спецификацию и график потребления ресурсов.

Признак «неповторимости». Неповторимость относится не к отдельным составляющим частям проекта, а к проекту в целом. Даже в проектах с высокой степенью новизны, несомненно, имеются процессы, которые характерны не только для данного проекта, но и используются во многих других проектах. В проекте также может встретиться мероприятие повторного характера, например, мелкосерийное производства, входящее в него.

Признак «новизны». Это признак является признаком проектов исследования и развития, но и для таких проектов часто имеется лишь «относительная новизна» (новизна для предприятия, которое реализует проект).

Заметим, что почти все организационные проекты характеризуются высокой степенью «новизны», то же самое относится к экономическим и социальным проектам.

Признак «комплексности». В первом приближении комплексность можно определить по числу учитываемых в проекте факторов окружения проекта и числу участников проекта, прямо или косвенно влияющих на прогресс и результаты проекта.

Признак «правового и организационного обеспечения». Правовое обеспечение может быть связано с различными интересами многих участников проектов и необходимостью регулирования их отношений. В условиях переходной экономики и становления правового государства эти аспекты требуют большого внимания, т.е. в проекте могут возникнуть правовые проблемы.

В области промышленного исследования и развития реализуются многочисленные проекты, обладающие всеми относительными признаками проекта, кроме одного – создания специальной структуры для разработки и реализации проекта. Большинство же крупных проектов не может быть выполнено в рамках существующих организационных структур и требует создания «специфической для проекта организационной структуры» на время реализации проекта. В то время для отдельных мелких или относительно простых бизнес – планов создание специальной организации не требуется и/или не оправдано.

Признак «разграничения». Каждый проект имеет четко определенные рамки своей предметной области и должен быть отделен от других проектов в портфельной программе развития фирмы. При этом должны быть учтены все существенные для проекта связи с его внешним окружением. Эта характеристика позволяет рассматривать проект как относительно целостную систему с определенными характеристиками.

Признак «информационной и консалтинговой поддержки» означает необходимость организации обратной связи между отдельными компонентами бизнес - проекта, а также мониторинга изменений во внутренней и внешней среде, привлечение квалифицированных консультантов по отдельным вопросам бизнеса.