учетного персонала в условиях автоматизации

В учетной политике организации, перешедшей на компьютерную технологию учета, разрабатываются или уточняются следующие положения:

● степень использования компьютерной техники по участкам учета, схема автоматизированной формы бухгалтерского учета;

● штатное расписание компьютерной бухгалтерии, учитывающее необходимость в особых IT-специалистах,

● структура и содержание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских работни-ков;

● схема и правила бумажного и электронного документооборота;

● функциональные обязанности бухгалтерских работников, осуществляющих ввод данных в компьютерную систему учета, обслуживающих базы данных учетной информации, осуществляющих вывод данных;

● меры контроля действий персонала в компьютерной системе;

● регламент действий в аварийной ситуации.

В целом, при организации автоматизированной системы управления предприятием, частью которой является компьютерная бухгалтерия, производится:

● разработка должностных инструкций работников, учитывающих специфику эксплуатации автоматизированных рабочих мест;

● разработка принципов корпоративной информационной культуры предприятия;

● разработка стандартов технического и программного обеспечения компьютерной системы учета и управления, с продумыванием вопросов их поддержки и развития;

● формирование комплекта документации на техническое и программное обеспечение компьютерной системы.

Организационно-техническая структура современной компьютерной бухгалтерии, как правило, представляет собой набор автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера, соответствующих основным участкам учетных работ. АРМ – это автоматизированное рабочее место, где задачи, поставленные перед специалистом, он решает с помощью ЭВМ, непосредственно на своем рабочем месте. АРМ бухгалтера оснащается компьютерной тех-никой и специальным бухгалтерским программным обеспечением.

Сетевые технологии позволяют воспроизвести естественную организационную структуру бухгалтерии на новом технологическом уровне. Как правило, в рамках одной бухгалтерии АРМ рядовых бухгалтерских работников объединяются компьютерной сетью вокруг АРМ главного бухгалтера (рисунок 1.9).

Рисунок 1.9 – Пример структуры сетевой бухгалтерии

Использование сетевых технологий требует особой регламентации труда бухгалтерских работников. Каждый работник должен пройти регистрацию в компьютерной сети и получить статус пользователя сетевой компьютерной системы с определённым уровнем доступа, системным именем и паролем. Уровень доступа определяется количеством тех возможностей, которые предоставляются работнику в сетевой компьютерной системе. Возможная градация уровней доступа в сетевой компьютерной бухгалтерии представлена в таблице 1.8.

Таблица 1.8 – Уровни доступа в сетевой компьютерной системе бухгалтерского учета

Функционирование сложной сетевой компьютерной системы бухгалтерского учета, как правило, требует создания специальной IT-службы, поддерживающей компьютерные технологии на предприятии. IT-служба отвечает за выработку общей стратегии развития компьютерной информационной технологии учета; занимается обслуживанием компьютерной системы; помогает пользователям, как в работе, так и в обучении; устанавливает стандарты и определяет политику применения программных и технических средств. Персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний IT-службы, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом информатизации предприятия.

Особую роль в организации компьютерной бухгалтерии играет рациональная разработка должностных инструкций работников бухгалтерии. Должностная инструкция, как правило, включает следующие разделы: Общие положения, Должностные обязанности, Права, Ответственность.

В разделе «Общие положения» устанавливается подчиненность, уровень профессиональной подготовки, требования к стажу работника, знаниям законодательных и норматив-но-правовых актов, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые должен применять работник при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Должностные обязанности» описываются основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. В частности указывается:

- бухгалтерский счет (или счета), по которому ведется обработка информации;

- объем работ с их подробной конкретизацией и ссылкой на нормативные документы;

- какую исходную информацию получает бухгалтер и от кого (первичные документы, массивы информации с других подразделений, передаваемые по каналам связи, копии конкретных приказов), порядок ее подготовки к обработке;

- какой информацией, и какие подразделения обеспечивает;

- контрольные функции;

- мероприятия, в которых принимает участие работник (например, вносит предложения по совершенствованию документооборота, по внедрению прогрессивных форм и методов учета и т.п.);

- что и в какие сроки сдается в архив.

Должностные обязанности должны быть определены с учетом функционирования автоматизированной системы. При этом регламентируются новые виды работ такие как: формирование, ведение и обслуживание базы данных бухгалтерской информации; порядок получения информации по каналам связи; порядок проверки правильности оформления, юридической силы передаваемой информации; регламент проверки на несанкционированный доступ к передаваемой информации; регламент контроля содержания полученной информации; порядок внесения изменений в справочную и нормативную информацию; порядок формирования сводной информации; порядок внешней коммуникации с другими информационными системами предприятия.

В разделе «Права» закрепляется круг прав работника бухгалтерии, какие документы и от кого он имеет право требовать, а также круг требований, которые может предъявлять сотрудник бухгалтерии к лицам, предоставляющим исходную информацию.

В разделе «Ответственность» устанавливается конкретная ответственность работника. В частности это может быть ответственность за нарушение регламента эксплуатации автоматизированного рабочего места, за не правильное ведение бухгалтерского учета по закреп-ленному участку работ, за несвоевременной формирование массивов выходной информации и т.п.

Должностную характеристику подписывает главный бухгалтер и лицо, на которого характеристика составлена.

Рациональным образом проведенная организация компьютерной бухгалтерии обеспечивает надёжную, безопасную и эффективную работу автоматизированной системы бухгалтерского учета.