Обзор современного экономического программного обеспечения, его классификация

Бухгалтерские компьютерные программы являются частью обширного рынка прикладного программного обеспечения экономического назначения.

Бухгалтерские компьютерные программы — ядро экономического программного обеспечения. Большая часть функций по автоматизированному сбору, обработке, представлению экономических сведений реализуется на основе бухгалтерского ПО.

Мировая практика компьютеризации задач экономического управления выработала несколько типов (стандартов, концепций) автоматизированных систем, в основе которых лежит учетная информация.

MRP (Materials Resource Planning), «Планирование материальных ресурсов» — реализует функции управления ресурсным обеспечением производства в соответствии с планируемым объемом выпуска и реализации продукции. Концепция MRP исходит из идеи, со-гласно которой производство и реализацию следует наращивать пока для этого имеются материальные ресурсы. Практическая польза от концепции MRP заключается в минимизации издержек, связанных со складскими запасами (в том числе и на различных участках производства). Все функции планирования и контроля планов в MRP-системе базируются на мощной бухгалтерской подсистеме, фиксирующей всю информацию о фактическом движении материальных ресурсов. MRP системы начали разрабатываться с середины 1950-х годов в США. Система MRP (MRPI и MRPII) обеспечивает формирование производственных планов на основании портфеля заказов и прогнозирования сбыта готовой продукции по периодам. Далее выполняется предварительная оценка плана производства по потребностям в ключевых производственных ресурсах (в основном материальных) на производственную программу. Ресурсы поставляются строго по плану и сразу отпускаются в производство. Складской запас минимален. Фактическое исполнение запланированного графика ресурсного обеспечения контролируется на базе автоматизированного бухгалтерского учета. При этом осуществляется оперативное бухгалтерское наблюдение за ходом выполнения планов производства и ресурсного обеспечения, выявляются отклонения и производится их регулирование. На последнем этапе, используя фактические учетные данные, строятся прогнозы на новый производственный цикл.

MRP II (Manufacturing Resource Planning), «Планирование производственных ресурсов» – развитие концепции MRP (MRP I) в условиях насыщения рынков сбыта. Переход к MRP II произошел в конце 70-х годов ХХ века. Концепция ориентации на объемы продаж сменилась концепцией ориентированной на маркетинг и на потребителя. MRPII содержит расширенный набор функций. Подобно MRP I в концепции MRP II предусматривается управление производством на всех стадиях — от поставки сырья до отгрузки готовой продукции потребителю. Помимо этого в MRP II реализует финансовое и кадровое планирование. В отличие от MRP I в системе MRP II более детально и полно учитываются имеющиеся производственные мощности, их загрузка, стоимость рабочей силы. MRP II позволяет полно учитывать и планировать все производственные ресурсы предприятия – сырье, материалы, оборудование, финансы, персонал и т.д.

ERP (Enterprise Resource Planning), «Планирование ресурсов предприятия (корпорации)» — система автоматизации управления охватывающая все его функции, а не только управление производством, сбытом и ресурсным обеспечением. Системы, реализующие данную концепцию, позволяют планировать и управлять всеми внутренними ресурсами предприятий и предназначены для крупных корпораций с сетью дочерних организаций. В концепцию ERP входит также самоконтроль системы и оптимизация функций управления.

ERP-системы опираются не только на некие общие принципы, но и на конкретные стандарты-рекомендации. Обобщение опыта построения ERP-систем и выработку соответствующих рекомендаций по их развитию взяла на себя американская общественная организация APICS (Американское общество управления производством и запасами), объединяющая бизнес-структуры, консультантов в области управления производством, а также разработчиков ПО.

К классу ERP-систем относятся программы, завоевавшие международное признание: SAP/R3, BAAN, Oracle Applications, Renaissance CS. В Республике Беларусь на соответствие ERP-стандарту претендует программа "Галактика".

ERP-системы представляют собой набор интегрированных приложений, которые позволяют создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций в масштабе предприятия. Среди них можно выделить планирование производственных ресурсов, оперативное управление производственным планом, учет и анализ результатов деятельности и т.д. Все операции планирования и анализа подразделяются в ERP на отдельные функциональные модули: планирование ресурсов (финансовых, людских, материальных) для производства товаров или услуг; оперативный контроль за выполнением планов (снабжения, сбыта), выполнением договоров; учет (оперативный, бухгалтерский), анализ результатов хозяйственной деятельности. Вся информация хранится в единой базе данных, откуда она может быть в любое время получена по запросу и использована для управления материальными и финансовыми потоками (рис. 1.1).

Основные отличия концепции ERP от концепции MRP заключаются в следующем:

• Системы ERP призваны автоматизировать все процессы на предприятии, в то время как MRP уделяют внимание только производству.

• В ERP есть механизмы управления не только компаниями, функционирующими в одной стране, но и транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности. Соответственно растет и масштабируемость систем.

Рисунок 1.1 – Схема ERP-системы

• В системах ERP существуют развитые средства для конфигурации системы и адаптации к конкретным условиям эксплуатации.

• Системы ERP все больше интегрируются с приложениями, уже используемыми на предприятии (например, с приложениями для учета и управления технологическими процессами, расчета с клиентами и др.), а также с новыми разработками. Иногда ERP не может решить всех задач управления промышленным предприятием и в этом случае функционирует как своеобразный «хребет», на основе которого выполняется интеграция с другими приложениями.

• В системах ERP больше внимания уделяется средствам поддержки принятия решений и средствам интеграции с хранилищами данных (иногда поставляемых в виде отдельного модуля).

• В отличие от MRP II в ERP больше внимания уделяется финансовым подсистемам.

• Системы ERP в отличие от MRP II ориентированы на управление «виртуальным предприятием». Виртуальное предприятие, отражающее взаимодействие производства, поставщиков, партнеров и потребителей, может состоять из автономно работающих предприятий, корпорации или представлять собой географически распределенное предприятие либо временное объединение предприятий, работающих над отдельными проектами или государственной программой.

ERP II или CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) – развивающаяся концепция автоматизации экономического управления, где в сферу автоматизации включается и внешнее окружение хозяйствующего субъекта. Т.е. автоматизация выходит за границы предприятия. В концепцию ERP включаются модули: CRM (Customer Relationship Manage-ment — управление взаимоотношениями с клиентами); SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок); электронной интернет-коммерции. Всё это образует единую систему управления всеми (внутренними и внешними) ресурсами предприятия. Помимо использования возможностей сети Интернет еще одной характерной чертой концепции ERP II является тенденция к специализации систем на отраслевых (промышленных) сегментах. Прогнозируется снижение значимости универсальности решений для достижения конкурентных преимуществ на рынке за счет специализации. Отличительной особенностью ERP II или CSRP является проработка полного цикла взаимоотношений с заказчиком — от проектирования будущего изделия, с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть состоит в том, чтобы интегрировать заказчика (клиента, покупателя) в систему управления предприятием. Согласно данной концепции не отдел сбыта, а непосредственно сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. При этом само предприятие может очень четко отслеживать тенденции спроса на его продукцию.

В отечественной практике компьютеризации задач бизнес-управления пока нет про-грамм реализующих определенный стандарт автоматизации.

Некоторые разработчики, такие как АОЗТ «1С» (Москва, продукт – «1С:ERP»), НТО "ТопСофт" (Минск-Москва, продукт – «Галактика»), по своей инициативе решили придерживаться концепции ERP в развитии своего программного продукта.

Следует заметить, что в РБ отсутствуют официально утвержденные стандарты на экономическое вообще и на бухгалтерское программное обеспечение, в частности. Внедрение и использование компьютерной формы учета в РБ регулируется только по отдельным вопросам:

- налоговое законодательство требует обеспечения точности и надежности в расчете экономических показателей влияющих на налогообложение;

- определённые требования предъявляются к обеспечению информационной безопасности, в частности, при ведении кассовой книги с помощью программно-технических средств должно быть обеспечено выведения остатка наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты на начало и конец рабочего дня без возможности ими манипулировать, а также должна быть обеспечена автоматическая нумерация машинных листов кассовой книги, тоже без возможности манипулирования этой нумерацией (Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами : утв. постановлением Правления Нац. банка Респ. Беларусь от 19 марта 2019 г., № 117);

- урегулировано использование электронных документов и электронно-цифровой подписи (Закон РБ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» № 113-З от 28 дек. 2009 г; письмо М-ва по налогам и сборам Респ. Беларусь «Об электронных документах» № 8-2-9/568 от 16 марта 2012 г.), где установлены требования к обеспечению подлинности электронных документов и подписей.

Требований к техническому и программному обеспечению бухгалтерского учета в целом в РБ не установлено. Предприятиям предоставлено право по своему усмотрению выбирать, используемое программное обеспечение и модели компьютерной техники для ведения бухгалтерского учета. На сегодняшний день де-факто (ввиду широкого распространения) стандартом компьютерного учета в РБ стала программа 1С:Бухгалтерия, разработанная московской фирмой АОЗТ «1С». В основе программы – моделирование принципа двойной записи, т.е. ведение системы счетов (плана счетов) и реализация алгоритмов обработки проводок с выходом на Главную книгу предприятия в целом.

Программисты 1С пытаются повышать информационную отдачу своей программы. Разрабатывают к ней расширения по отдельным участкам учета: 1С:Зарплата и кадры, 1С:Управление торговлей и т.п. Выходить за рамки принципа двойной записи, автоматизировать первичный учет весьма трудоёмко. Поэтому оперативность, аналитичность, многомерность компьютерного учета в отечественном программном обеспечении или не реализуются вовсе или разрабатываются по стихийно складывающимся правилам, вне каких-либо заранее установленных концепций бизнес-управления.

Отечественный рынок бухгалтерского программного обеспечения представляет собой достаточно пеструю картину, структурировать которую используя международную классификацию MRP-ERP проблематично.

В литературе часто предпринимаются попытки классификации отечественного программного обеспечения экономического назначения. Так в рекламных материалах по бухгалтерскому софту, ценовых рейтингах, отчетах выставок бухгалтерского программного обеспечения можно встретить следующие названия классов программ: "Мини-бухгалтерия", "Интегрированная бухгалтерская система", "Корпоративная система", "Бухгалтерский конструктор", "Бухгалтерский комплекс", "Бухгалтерия-офис", "Система учета международного уровня", "Международная система". В среде производителей и продавцов компьютерных программ характеристика бухгалтерского программного обеспечения с использованием подобной терминологии весьма популярна. Однако, как отмечают многие специалисты, создать на ее основе достаточно стройную и непротиворечивую классификацию программного обеспечения учетного назначения невозможно. Во-первых, нет однозначного толкования перечисленных классификационных единиц. Во-вторых, критерии, по которым они выделялись, различны и не совместимы. Часто одну и ту же про-грамму относят к нескольким классам одновременно, или, напротив — вовсе не удается однозначно определить программу к какому-то определенному классу.

Достаточно стройную и непротиворечивую классификацию бухгалтерского и экономического программного обеспечения предложили (в своих консультациях по сети Internet) эксперты российского филиала известной международной аудиторской компании "Делойт и Туш". В основу этой классификации положены критерии функциональной полноты, функционального содержания и назначения программного обеспечения. Соответственно выделяются следующие классы программ.

• Локальные системы или так называемые "локальные АРМ-ы".

Такие программы предназначены для ведения учета по одному или нескольким участкам учета. Они, как правило, не предусматривают передачу данных от одного участка другому. Программы этого класса можно разделить на две группы. К первой можно отнести программы для автоматизации участков первичного учета, они ориентированы на обработку первичных документов и получение сводной информации по какому-то направлению учета. Это так называемые АРМ-ы первичного учета (они весьма многочисленны и, как правило, имеют характерные названия типа "АРМ-КАССА", "АРМ-ЗАРПЛАТА" и т.п.). Ко второй группе относят программы для ведения сводного учета, отчетности и анализа хозяйственной деятельности, т.е. программы, работающие в основном со вторичной бухгалтерской информацией, "от проводки", ("АРМ - ГЛАВНАЯ КНИГА", "АРМ-ОТЧЕТНОСТЬ" и т.п.).

• Финансово-управленческие системы или системы автоматизации учета по направлениям.

Финансово-управленческие системы реализуют автоматизацию учета по направлениям, часто выходя за рамки чистого бухгалтерского учета, затрагивая вопросы оперативного контроля и управления (но в рамках определенного направления). Финансово-управленческие системы ограничиваются отдельными направлениями и проблемами информатизации бизнес-процессов, хотя и стремятся охватить все их аспекты. Например, автоматизированная система по учету расчетов с контрагентами решает все вопросы учета, контроля и управления дебиторской и кредиторской задолженностью предприятия, но мало касается учета материальных ресурсов и других направлений учета. Финансово-управленческие системы рассматриваются как переходные к интегрированным системам.

• Интегрированные системы или комплексы.

Интегрированные системы предполагают реализацию концепции комплексной полной автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизированное решение учетных задач тут является частью общей информационной технологии управления бизнес-процессами на предприятии. Все учетные задачи при этом интегрированы между собой и связаны с соответствующими направлениями менеджмента и технологиями производства. Подобный уровень автоматизации бухгалтерского учета практически реализовать весьма сложно, однако программное обеспечение данного уровня в принципе позволяет это сделать (при "правильном" подходе к компьютеризации).

Предложенная классификация бухгалтерского программного обеспечения может быть дополнена группировкой программ по ряду вторичных признаков:

• по отрасли и области применения;

• по реализованной методологии учета (отечественной или зарубежной);

• по размеру предприятия, где программа особенно эффективна;

• по технологии эксплуатации (локальная, сетевая и т.п.).

Следует заметить, что одна и та же программа, может по-разному применяться на практике. Поэтому по потенциальным возможностям программу можно отнести к одному классу (группе, виду), а по реальным результатам ее работы она может быть отнесена к другому. Все это еще более усложняет классификацию бухгалтерского программного обеспечения.

В среде системных интеграторов и внедренцев бухгалтерского программного обеспечения распространена классификация программ по степени их приспособляемости к различным условиям и требованиям эксплуатации. По этому признаку выделяют:

• Универсальные программы – это программные продукты, использующие универсальные алгоритмы (типа принципа двойной записи), способные настраиваться на специфику различных предприятий, различных участков учетных работ, имеющие широкий спектр возможностей и таким образом применимые практически в любой бухгалтерии;

• Специализированные программы – это программы, предназначенные для эксплуатации в строго определенных условиях и наилучшим образом решающие учетные задачи именно в этих строго индивидуальных условиях; такие программы, как правило, являются продуктом индивидуального авторского программирования под конкретного заказчика, под конкретное предприятие, под конкретный участок учетных работ.

По тому же признаку (степени приспособляемости) программы делят ещё так:

- Коробочные системы (фиксированный функционал, минимум усилий на внедрение);

- Адаптируемые системы (имеется базовая версия с функционалом которым можно пользоваться, но его можно при желании модернизировать за небольшие деньги);

- Заказные системы (функционал создаётся под конкретного заказчика практически с нуля).

Благодаря своим свойствам универсальное программное обеспечение может широко распространяться в среде пользователей, т.е. тиражироваться. Поэтому универсальные про-граммы еще называют тиражируемыми программами или "коробочными продуктами". Тиражируемое программное обеспечение, как правило, продается без услуг по внедрению, в виде машинного носителя и тех.документации, упакованных в коробку.

Специализированное программное обеспечение, как правило, оно заказное, всегда распространяется с услугами по внедрению, поэтому его еще называют внедряемым.

Часто программное обеспечение бухгалтерского назначения по технологии обработки учетных данных делят на:

• программы работающие "от документа";

• программы работающие "от проводки".

В первом случае имеется в виду, что бухгалтерская программа способна "взять" ин-формацию прямо по ходу обработки первичного документа. Второй класс программ требует некоторой предварительной ручной обработки документа, преобразования его в бухгалтерские записи, с которых и начинается машинная обработка. Эта классификация несколько устарела, так как бухгалтерская программа не способная производить обработку первичных документов (т.е. входных документов максимально близких по виду к "твердой копии") является просто плохой программой.

Подход к построению программы "от документа" более соответствует принципам комплексности обработки информации, но отличается некоторой избыточностью и требует больших усилий для ввода информации. Преодоление этой проблемы за счет упрощения документа до формы "проводки" не является наилучшим выходом. Компьютеризация не должна приводить к упрощению информации, проблемы должны решаться за счет более высокого уровня программирования.

Хотелось бы использовать еще один критерий классификации бухгалтерского программного обеспечения – соответствует или не соответствует программа стандарту. Но, к сожалению, никаких официальных стандартов в области учетного программирования пока не разработано и не утверждено. Можно лишь оценивать соответствие алгоритмов работы той или иной программы принятой в стране методике учета и действующим нормативным документам по бухгалтерскому учету.

В массе бухгалтерского программного обеспечения можно выделить одну – "1С:Бухгалтерия". Благодаря низкой стоимости и универсальности эта программа нашла очень широкое распространение на отечественных предприятиях. Практически 50% предприятий, использующих тиражируемое программное обеспечение, ведут свою бухгалтерию на базе этого программного продукта. "1С:Бухгалтерия" стала стандартом де-факто не столько благодаря своим достоинствам, сколько благодаря грамотной маркетинговой политике своего разработчика — московской фирмы АОЗТ "1С". Программа "1С:Бухгалтерия" целенаправленно продвигается ее разработчиком как стандарт организации автоматизированного учета в странах бывшего Советского Союза. Разработчики "1С:Бухгалтерии" тесно сотрудничают с ведущими теоретиками учета в странах СНГ, сертифицируют свой продукт в среде бухгалтерской общественности, а также в государственных органах (пока только Российской Федерации). Все это подкрепляется агрессивным (в хорошем понимании этого слова) поведением на рынке бухгалтерского программного обеспечения, активным вытеснением конкурентов.

Стандартизация и унификация давно необходимы в компьютерном учете. Это общая тенденция развития всех информационных технологий. Может быть путь монополизации не лучший ("1С:Бухгалтерия" стала самой тиражируемой программой, далеко позади оставив всех конкурентов), но пока единственно возможный для обеспечения упорядоченного развития компьютерного учета в нашей стране.

Обобщая вышесказанное направления классификации бухгалтерского программного обеспечения можно представить в виде таблицы 1.2.

Таблица 1.2 — Направления классификации экономического программного обеспечения

Критерии выбора программного средства:

- полнота функционального соответствия требованиям организации и требованиям текущего учетного законодательства;

- точность и надежность в расчете экономических показателей влияющих на налогообложение;

- наличие сервиса по доработке и сопровождению программного обеспечения в связи с изменениями в законодательстве.

Принципы организации автоматизированных систем бухгалтерского учета. Понятие учетно-аналитической информации, её классификация и структура. Обеспечения автоматизации бухучета. Реализация приемов бухгалтерского учета в условиях автоматизации.

Бухгалтерский учет – информационное явление.

Определения бухгалтерского учета, в том числе в нормативных документах, опираются на понятие «ИНФОРМАЦИЯ».

«Бухгалтерский учет – система непрерывного формирования информации в стоимостном выражении об активах, обязательствах, собственном капитале, доходах и расходах организации посредством документирования, инвентаризации, учетной оценки, двойной записи на счетах бухгалтерского учета, обобщения в отчетности» [О бухгалтерском учете и отчетности : закон Респ. Беларусь от 12 июля 2013г., № 57-З].

ИНФОРМАЦИЯ – явление, характеризующиеся наличием источника и приёмника информации, между которыми существует канал связи, способный производить и передавать сигналы (данные), в результате чего в приёмнике адекватно воспроизводятся значимые свойства источника (т.е. смысл информации).

Управление современным производством основывается на точной и своевременной информации о всех бизнес-процессах протекающих на предприятии, т.е. на экономической (хозяйственной) информации. Основой источник экономической (хозяйственной) информации – бухгалтерский учет.

В зависимости от своего содержания выделяют различные виды информации. Информацию о хозяйственной деятельности называют экономической информацией. Ту её часть, которая сформирована с помощью приемов и методов бухгалтерского учета и анализа, называют учетно-аналитической информацией.

Учетно-аналитическая информация – явление, которое характеризуется наличием: источника (экономика организации); пользователя (собственник, учредитель организации, инвесторы, кредиторы, государственные органы, иные заинтересованные физические и юридические лица); технологии производства и передачи данных о хозяйственной деятельности (приёмы и метода бухучета). Смысловым содержанием учетно-аналитической информации являются закономерности хозяйственной деятельности организации.

Важным свойством учетно-аналитической информации является её делимость и структурность. Благодаря этому учетно-аналитическая информация может обрабатываться (сортироваться, группироваться, обобщаться) и представляться пользователям учетных данных во многих релевантных формах: в виде учетных регистров, форм отчетности, аналитических таблиц и т.п. В структуре учетно-аналитической информации выделяют следующие информационные совокупности: реквизит, экономический показатель, массив информации, информационный поток, первичный учетный документ.

Реквизит является элементарной, не делимой по экономическому смыслу, единицей информации. Бывают: реквизиты-основания и реквизиты-признаки. Реквизиты-основания (число) характеризуют количественные свойства сущностей, полученные в результате подсчета натуральных единиц, измерения, взвешивания, вычисления. Реквизиты-основания используются в различных математических преобразованиях. Реквизиты-признаки (текст) выражают, как правило, качественные свойства сущностей и характеризуют обстоятельства, при которых протекал изучаемый процесс, и были получены те или иные основания. При-знаки используются в различных логических преобразованиях (сортировка, выборка и др.). Условные обозначения реквизитов: Роn – реквизит-основание; Рпm – реквизит-признак.

Примеры реквизитов приведены на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Виды реквизитов

Из элементарных составляются более крупные информационные совокупности: показатели (условное обозначение – П), массивы (условное обозначение – М), информационные потоки (условное обозначение – ИП).

Показателем в информатике называется информационная совокупность, состоящая из одного реквизита-основания и нескольких относящихся к нему реквизитов-признаков. Условно показатель можно выразить формулой:

П = ( Рп1, Рп2, Рп3, ..., Рпn, Ро1 ) .

Назначение такой составной информационной совокупности, как показатель, — представить достаточно полную характеристику объекта, например, объекта бухгалтерского учета. Следует заметить, что на практике только одного реквизита-основания часто не достаточно для количественной характеристики объекта учета. Поэтому экономический показатель, применяемый в технологиях автоматизированного бухгалтерского учета, как правило, включает несколько реквизитов-оснований. Пример типичного экономического показателя, характеризующего объект учета по счету 10 "Материалы", а также его структурный анализ, представлены на рисунке 1.3.

Результат структурного анализа данной информационной совокупности:

Формула:

П = ( Рп₁, Рп₂, Рп₃, Ро₁, Рп₄, Ро₂, Рп₅, Рп₆, Ро₃, Рп₇) .

Рисунок 1.3 – Экономический показатель

Массив информации, как правило, представляет собой набор показателей с различным содержанием, но объединённых в одной таблице. Каждая отдельная запись в таблице соот-ветствует одному показателю. Так как записи вносятся в одну и туже, таблицу с одним и тем же набором граф (полей), то внутренняя структура всех записей должна быть одинаковой. Пример массива, состоящего из пяти показателей (условно обозначенных символами: П1, П2, П3, П4, П5), приведен на рисунке 1.4.

Массив остатков по счету 50 "Касса"

Формула: М = ( П₁, П₂, П₃, П₄, П₅ ).

Рисунок 1.4 – Массив учетно-аналитической информации

Информационный поток – информационная совокупность, находящаяся в сетях электронной коммуникации в состоянии целенаправленного движения от источника до получателя информации. Информационный поток возникает при передаче многих объёмных массивов информации. Информационный поток, как правило, объединяет массивы, относящиеся к одной управленческой задаче. Условно информационный поток может быть выражен формулой:

ИП = ( М1, М2, М3, ..., Мn ) .

В структуре учетно-аналитической информации выделяется особая информационная совокупность – первичный учетный документ. Согласно нормативным правовым актам по бухгалтерскому учету первичный учетный документ представляет собой совокупность обязательных и необязательных сведений (показателей), на основе которых хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета [О бухгалтерском учете и отчетности : за-кон Респ. Беларусь от 12 июля 2013г., № 57-З // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2014; О некоторых вопросах приме-нения первичных учетных документов : указ Президента Респ. Беларусь от 15 марта 2011 г., № 114 // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "Юр-Спектр". – Мн., 2018].

Первичный учетный документ может быть представлен как в бумажном виде, так и в электронном. Электронный документ, помимо основных сведений, должен ещё содержать реквизиты, позволяющие установить его целостность и подлинность [Об электронном доку-менте и электронной цифровой подписи: закон Респ. Беларусь от 28 дек. 2009 г. № 113-З // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2018].

По отношению к автоматизированной системе бухгалтерского учета электронный первичный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации – файл. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Учетные документы в электронном виде представляют собой сложные информационные совокупности, состоящие из многих разнородных реквизитов и показателей, оформленных в том числе, в таблицы. Например, товарная накладная содержит таблицу наименований товарно-материальных ценностей, которая может состоять из многих записей. Формально это массив информации взаимосвязанный с другими информационными совокупностями. Выше сказанное обуславливает необходимость, в технологиях автоматизированного бухгалтерского учета для хранения данных, создавать взаимосвязанные массивы информации — базы данных учетно-аналитической информации.

Базы данных учетно-аналитической информации вместе с технологиями их обслуживания и использования образуют автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета.

Выполняя информационную функцию в управлении производством, бухгалтерский учет строится по принципу информационной системы. Структура любой информационной системы описывается следующей общей схемой (рис. 1.5).

Рисунок 1.5 – Схема информационной системы

Организация компьютерной бухгалтерии на предприятии основывается на общепринятых принципах построения информационных управленческих систем (см. рис 1.5). Вместе с тем, следует отметить особенность бухгалтерской информационной системы состоящей в том, что она требует непре