Автоматизации документооборота

Старые АСУ уже не могли решить эту проблему — министер­ства и отраслевые институты, ранее занимавшиеся проектирова­нием таких систем, были ликвидированы, ответственность за их развитие и поддержку их продуктов нести стало некому. Сотрудни­ки АСУ-департаментов предприятий быстро отказались от их об­служивания; не последнюю роль здесь сыграло то, что автоматиза­ция традиционно занимала последние места в списке приоритетов предприятия. Кроме того, не было выработано основных сравни­тельных критериальных оценок и принципиальных подходов к ре­шению концептуальных задач выбора технологии автоматизации управления, которые могли бы помочь в выборе сложных и доро­гих ПП.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к работнику, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалис­та, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отноше­ний. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эф­фективности управленческого труда в любой организации, в час­тности — АТП. Главным условием успешной профессиональной деятельности работника становится умение использовать компью­терные средства обработки информации.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизвод­ство, контроль управляющих воздействий, составление отчетов, ввод, обновление и поиск информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами пред­приятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

§ обработка входящей и исходящей информации (чтение и от­веты на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей доку­ментации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

§ сбор и последующий анализ данных (отчетность за определен­ные периоды времени по различным подразделениям в соответ­ствии с различными критериями выбора);

§ хранение поступившей информации (быстрый доступ к ин­
формации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

§ работа между исполнителями должна быть скоординирована;

§ движение документов нужно по возможности оптимизировать;

§ должна быть предоставлена возможность взаимодействия под­разделений в рамках офиса и офисов — в рамках объединения.

В ходе выполнения производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях предприятия часто появляется несколь­ко копий документа, при этом в его составлении могут участво­вать различные исполнители. Обычно преобладает ручной способ составления документа, а степень механизации и автоматизации этого процесса низка, имеет место дублирование реквизитов, из­лишняя многоступенчатость и длительность пребывания докумен­тов у исполнителей.

Решение задач управления и принятия решений подразумевает широкое использование автоматизированных информационных технологий, работу в электронном офисе. По степени автоматиза­ции работ в электронном офисе выделяют:

§ электронную обработку данных с использованием ПК, т.е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ве­дется обработка данных с решением отдельных экономических за­дач;

§ автоматизацию управленческой деятельности;

§ комплексное решение функциональных задач, формирование регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные ИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составле­ния бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучае­мым процессам и явлениям производственно-хозяйственной прак­тики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоя­щее время автоматизированные ИТ, получившие название экс­пертной поддержки решений, обеспечивающие:

•использование последних достижений в области интеграции
новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;

•создание наиболее благоприятных условий выполнения про­фессиональных функций;

•качественное и своевременное информационное обслужива­ние за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматиза­ции работы пользователей в системах управления. В состав элект­ронного офиса входят следующие аппаратные средства:

•один или несколько ПК, возможно, объединенных в сеть (ло­кальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

•печатающие устройства;

•средства копирования документов;

•модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

•сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

•проекционное оборудование для проведения презентаций.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов (ИП), включающих специализированные программы и ИТ, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой пред­метной области. В состав ПО электронного офиса могут также входить:

•программа анализа и составления расписаний;

•программа претензий ;

•графический редактор;

•программа обслуживания факс-модема;

•сетевое ПО;

•программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоя­тельно, так и в составе ИП. В ИП электронного офиса входят ПП, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

•текстовый редактор;

•электронная таблица;

•система управления БД;

•средства телекоммуникаций;

•графический редактор.

Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий приме­нять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие ПП осуществляется на уров­не представления документов. Это означает, что документ, создан­ный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьша­ет затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Corel Office, Smart Suite фирмы IBM и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Самым популярным набором офисных приложений является Microsoft Office. Наибольшее распространение (90 % данного сег­мента рынка) получил пакет программ Microsoft Office Professional. Этому способствовала и полнота ИП, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте (АРМ), и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса.

Занимая минимум места на экране дисплея, входящая в ИП Microsoft Office программа Microsoft Office Manager позволяет осу­ществить быстрый запуск основных офисных приложений и пере­ключаться между ними в процессе работы. Специально для под­держки работы российских пользователей разработана комплекс­ная система MS Office Mania, в которой предусмотрен диспетчер документов, позволяющий:

• распределять документы по различным папкам в соответствии с их назначением (один и тот же документ может находиться в нескольких папках одновременно, при этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с именами документов и папок произвольной длины);

•просматривать документы выборочно по именам, задавая определенные критерии поиска;

•а также редактировать документы, вызывая соответствующую программу.

Для автоматизации документооборота на малых и средних пред­приятиях с небольшим объемом документов, имеющих один или несколько компьютеров, возможно использование достаточно ши­роко распространенных и удобных ИП Microsoft Office. Если на предприятии имеется большой объем документации, необходимо использовать специализированные ИП управления документообо­ротом.

Одним из множества готовых решений, позволяющих облегчить управление корпоративными библиотеками и архивами не­зависимо от их размеров и сложности организации, является ПО компании «Open Text». В основе анонсированной системы «Techlib» лежит разработанный компанией интерфейс BASIS, ко­торый, кроме стандартного набора функций работы с докумен­тами, размещенными в Интернете, позволяет резервировать, под­тверждать, восстанавливать информацию в случае сбоев, уста­навливать защиту от НСД. «Techlib» представляет собой мощную и гибкую среду администрирования комплекса электронных материалов, аудио- и видеоданных, стандартных бумажных доку-

Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:

• возможность интеграции с другими АС и БД;

• легкость освоения;

• удобство использования;

• обеспечение работы в сетевом режиме;

• надежность функционирования ПО модулей системы;

• защита от НСД.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор ПО для автоматизации управления документооборотом («1C: Элек­тронный документооборот», «1C: Электронная почта», «Галакти­ка» — модуль «Управление документооборотом» и др.).

Наибольшего успеха в унификации БД достигла так называе­мая workflow-технология, охватывающая следующие аспекты дея­тельности:

•описание различных операций бизнес-процесса и необходи­мых для них данных;

•бизнес-правила, описывающие управляющие потоки между операциями такого процесса;

•роли и обязанности, связанные с задачами, которые выполняются в рамках операций бизнес-процесса;

•базовая организационная модель, определяющая роли и обя­занности действительных исполнителей работ.

Слово «workflow» переводится с английского языка как поток работ или рабочий поток, что почти одно и то же.

По определению консорциума WfMC (Workflow Management Coalition — коалиция управления потоками работ) международ­ной организации, в состав которой входят производители, пользо­ватели, аналитики и ученые, разрабатывающие стандарты для систем управления потоком работ и распространение знаний тех­нологии workflow в различных отраслях экономики, управление потоком работ представляет собой «полную или частичную авто­матизацию бизнес-процессов, в ходе которых документы, ин­формация и задачи пересылаются для обработки от одного учас­тника к другому в соответствии с определенными процедурными правилами».

Судя по неофициальным оценкам, соотношение между стоимо­стью программных средств управления потоком работ и общими затратами на их внедрение в производство колеблется в пределах от 1:5 (для уже развернутых офисных систем) до 1:7 и выше (для хорошо структурированных приложений делопроизводства). Столь высокие затраты на интеграцию определяются двумя факторами: фрагментарностью предлагаемых на рынке систем управления по­током работ и технической сложностью интерфейсов.

Workflow-технология тесно связана с системами обработки изображений, поэтому ПО этого класса, как правило, оснащается встроенными workflow-возможностями. Когда хранящаяся на бумаге ин формация преобразуется в электронное изображение, возникай возможность пересылать ее между несколькими участниками, ис­пользующими такие данные для самых различных целей стандарт ною процесса (основу которого ранее составляли бумажные документы). Таким способом удается, например, упростить совместную подготовку материала и его архивирование.

Возникла необходимость стандартизации в области управления документооборотом, в результате чего началась выработка требований к расширениям workflow-систем. Ассоциация ODMA (Open Document Management Association — ассоциация управления от крытыми документами) разработай в

1995 г. интерфейс API для обеспечения простой функциональности делопроизводства. Впоследствии ассоциация DMA (Document Management Association -ассоциация управления документами), объединяющая в своих рядах ведущих производителей программных средств управления документами, вступила в полемику с WfMC по вопросам интегра­ции делопроизводства и стандартов управления документами.

Первоначально во многих системах высокое качество совмест­ной работы достигалось за счет неформальных процессов, органи­зации доступа к групповым электронным доскам объявлений, к ежедневникам и планировщикам по мере необходимости. Однако усиливающаяся формализация бизнес-процессов привела к тому, что наметился постепенный переход к оснащению систем группо­вой работы workflow-средствами.

По мере того как традиционные приложения обработки транс­акций получали все большее распространение, некоторые из них начинали выполнять полностью распределенные трансакционные задачи в среде настольных систем. Одновременно производители workflow-средств стали включать в свои продукты отдельные трансакционные функции, в первую очередь относящиеся к распреде­лению задач и восстановлению систем. Все это привело к возник­новению общей для обеих технологий области.

В процессе разработки сложных проектов ИС часто можно встре­тить workflow-функции в среде проекта. Они служат для регулиро­вания очередей и распределения задач между отдельными разра­ботчиками, а также для пересылки информации между ними в процессе решения таких задач.

В первой фазе автоматизации большинство проектов ограничи­валось уровнем подразделений или рабочих групп при сравнитель­но низком уровне координации, однако глобализация, расшире­ние рамок контрактов и развитие электронной торговли заставили организации все чаще пересматривать свои бизнес-процессы на корпоративном уровне.

Существует несколько различных парадигм построения систем, модели которых описаны ниже, но все они базируются на общей модели описания процессов (рис. 7.2):

•в качестве основного механизма распределения используется технология CORBA;

•базой служит электронная почта с автономными средами настольных систем;

•централизованный механизм управления делопроизводством тесно связан с системой управления задачами на настольных системах.

Практически все бизнес-процессы строятся на концепции индивидуальных ролей и обязанностей по отношению к операциям такого процесса. По мере возможности процессы нужно изолировать от изменений организационной структуры. В результате возникает необходимость в динамической организационной модели. Роли и обязанности в ней должны отображаться на уровне процесса на организационные единицы и штатных сотрудников, которым присваиваются различные роли. Уже разработаны модели foundation (фундаментальная) и common (общая), завершено описание данных, их потоков и моделирование.

В настоящее время обсуждается расширение системы моделирования бизнес-процес­сов, однако в целом проект пока далек от завершения.

Рассмотрим различные методы описания процессов.

Метод сетей Петри (с использованием переходов) представляет процесс графически в виде сети из узлов обработки запросов и явно выраженных переходов между ними. Ребра соединяют узлы с переходами (входные дуги) или переходы с узлами (выходные дуги). Альтернативные пути между узлами обработки запросов оцениваются по ссылкам на условия, связанные с соответствующими переходами. Такой способ обеспечивает поддержку произвольных уровней сложности, однако использует множество условий перехода, анализ которых сложен. По этой причине его отображение в формах, пригодных для машинной обработки, мо­жет оказаться чересчур обременительным.

Блочно-структурная декомпозиция позволяет раз­ложить любой узел модели на несколько базовых процессов низ­шего уровня. Продукты, использующие этот метод, не способны поддерживать расщеплений и слияний произвольного уровня слож­ности.

При использовании метода обработки запросов по входным и выходным условиям явные переходы между обработкой запросов не задаются. Процесс здесь описывается, как набор операций, для каждой из которых заданы входные (пред-) и выходные (пост-) условия.

Всем описанным выше методам присущи собственные досто­инства и недостатки, в то же время их разнообразие ставит серьез­ную проблему перед системными интеграторами: как обеспечить пересылку информации процессов между инструментарием разра­ботки и (или) программными средствами контроля документоо­борота, использующими различные парадигмы построения. Решить такую задачу бывает очень непросто.

Тогда как практически все предыдущие решения (чаще всего реализованные в технологиях СУБД) позволяли достаточно эф­фективно автоматизировать отдельные операции и функции, а не весь процесс (например, функцию продаж, которая является час­тью процесса обслуживания клиента), workflow-технологии позво­ляют описать последовательность действий сотрудников и правила их взаимодействия. До сих пор эти правила определены в лучшем случае инструкциями, а за правильностью их выполнения следит руководитель, но информационной системой это никак не под­держивается.

Менеджмент предприятий вынужден сконцентрировать внима­ние именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Потребность в рамках авто­матизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных ста­диях процесса и т.д., безусловно, приведет к необходимости со­здания систем класса workflow третьего поколения.

Какие же реальные преимущества дает внедрение workflow-системы на предприятии?

§ Преимущества для предприятия: усиливается контроль произ­водительности выполнения задач, связанных с информацией. По­вышая конфиденциальность и ужесточая контроль доступа, workflow-система одновременно привносит «промышленные» ме­тоды руководства и управления процессами.

§ Преимущества для клиента: улучшается качество обслужива­ния, повышается его оперативность, четкость информации о со­стоянии запроса, упрощается доступ к представителям компании.

§ Преимущества для сотрудников: каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может орга­низовать свою работу соответствующим образом. Можно наглядно представить контекст каждой функции, что обеспечивает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта.

§ Преимущества для руководства: возможность принимать ре­шения в нужный момент, предоставление достаточного объема ин­формации, для эффективного управления процессом, возможность оперативных действий, постоянный доступ к информации о со­стоянии каждого заказа позволяет сделать более эффективной фун­кцию контроля, существенно приблизив ее к промышленному аналогу.

§ Преимущества для аналитика: автоматизация процедур пре­доставляет всю необходимую статистику для анализа рабочих на­грузок, затрат, периодов пиковой нагрузки и многих других ас­пектов деятельности компании, позволяет моделировать процеду­ры и возможные сценарии их выполнения с высокой степенью детализации и точности, а доступ к данным о выполнении про­цессов требует минимальных затрат.

Резкий подъем продаж ИП объясняется, прежде всего, резким скачком в области Интернет-технологий и развитием новых элек­тронных форм ведения бизнеса, виртуальных предприятий.

Произведенная Comparative Study 2001 независимой консалтин­говой группой оценка по 200 параметрам 13 ведущих продуктов управления потоками работ - Bizflow 2000, COSA Workflow, DOLPHIN, Eastman EW, InTempo. MQscries Workflow, SERfloware, Staffware, TeamWARE, TIB/InConccrt, Visual Workflowand, W4 и WFX выделила преимущества Stafiware: сбалансированность фун­кциональных и административных возможностей, покрывающих почти все требования пользователей, высокая производительность, встроенная среда объектной разработки, язык сценариев, поддер­живающий клиентов Windows и Java, интерфейсы к Lotus Notes, Microsoft Exchange и популярным серверным системам электрон­ного обмена данными EDI. Отмечались также гибкие Интернет-возможности Bizflow 2000, серьезный прогресс Интернет-версии W4, высокий уровень интеграции SERfloware с системами обра­ботки документов и обучения SERdocware/SERbainware, стыковка COSA Workflow с организационной моделью Baan ERP, средства оптимизации и объединения с другими приложениями с помо­щью XML в MQseries Workflow, расширенные возможности раз­вертывания InTempo, поддержку документооборота в Visual Workflow и средства работы с графикой в Eastman EW.