Автоматизированных систем бухгалтерского учета

Согласно межгосударственному стандарту ГОСТ 34.003-90 "Информационная техно-логия. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения" основные виды обеспечения автоматизированных информационных систем следующие: информационное, техническое, программное.

Информационное обеспечение — совокупность форм входных и выходных документов, классификаторов, справочников, нормативных актов, на основе которых разрабатываются конкретные формы представления учетно-аналитических сведений в автоматизированной системе бухгалтерского учета. Информационное обеспечение определяет форму существования экономической информации в автоматизированной системе. Информационное обеспечение АИСБУ делится на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному относятся: система экономических показателей (в частности, система показателей бухгалтерской финансовой отчетности); система документации и документооборота; система классификации и кодирования информации. Внутримашинное обеспечение включает базы данных экономической информации (оперативные, нормативно-справочные, входной и выходной информации), записанные на электронных носителях или в память ЭВМ, а также информационные потоки и транзакции в сетях электронной коммуникации.

Техническое обеспечение – комплекс технических устройств для автоматизирован-ной обработки экономической информации, а также руководства и инструкции по их эксплуатации. Технической основой автоматизированной обработки учетно-аналитической информации является компьютер, оснащенный необходимыми периферийными устройствами. К таким периферийным устройствам, например, относится принтер (печатающее устройство), сетевое оборудование.

Программное обеспечение – совокупность компьютерных программ, обеспечивающих функционирование компьютерной техники и обработку учетно-аналитических данных, а также комплекс соответствующей документации по использованию программ. Программное обеспечение делится на два больших вида: системное программное обеспечение и прикладное.

Системное программное обеспечение организует функционирование компьютерной техники в целом. К системному программному обеспечению относят: операционные системы, драйверы, средства контроля, системы программирования и некоторые другие программные средства. Наиболее важным элементом системного программного обеспечения является операционная система. В настоящее время, подавляющее большинство компьютеров, использующихся для решения экономических задач, оснащаются операционной системой Windows.

Прикладное программное обеспечение – это совокупность компьютерных программ предназначенных для непосредственного решения конкретных профессиональных задач (или иных специальных задач). Для автоматизированного ведения бухгалтерского учета используется бухгалтерское программное обеспечение.

Для эффективного и надёжного функционирования автоматизированных систем в сфере экономики кроме информационного, технического и программного обеспечений необходимы также: организационное (постановка задачи автоматизации), математическое, лингвистическое, правовое, эргономическое обеспечения.

Организационное обеспечение – совокупность работ по созданию АИСБУ, обследованию действующей системы учета, постановке учетных задач для автоматизации, разработке проектной и регламентирующей документации, обеспечивающей функционирование аппарата бухгалтерии в условиях внедрения автоматизированной формы бухгалтерского учета.

По каждому участку учетных работ, который планируется компьютеризировать, необходимо подготовить чёткую и ясную постановку задачи для автоматизации. Проектный документ "Постановка задачи" готовится при активном участии бухгалтера, который должен дать точную характеристику требуемого результата машинной обработки данных (выходной информации), представить описание исходных данных, а также раскрыть алгоритмы преобразования исходных данных в результатные.

Постановка задачи, как правило, включает следующие разделы.

1. Характеристика задачи (комплекса задач).

В этом разделе приводятся: цель, назначение, организационно-экономическая сущность задачи (наименование задачи, периодичность решения и сроки выдачи результатов и др.), обоснование целесообразности ее решения машинным путем; перечень объектов автоматизации, для которых решается задача; описание процедур использования выходной ин-формации; возможные ограничения по срокам получения выходных сообщений и документов; распределение функций между персоналом и техническими средствами при возникновении различных не предвиденных ситуаций; информационные связи данной задачи с другими задачами автоматизированной системы.

2. Выходная информация.

Раздел содержит перечень и описания выходных сообщений (машинограмм, видео-грамм, выходных файлов, записываемых на машинный носитель). По каждому виду выходных сообщений разрабатываются: его наименование и кодовое обозначение (идентификатор); форма представления; периодичность и сроки выдачи; перечень получателей (пользователей). Форма и структура выходных сообщений, как правило, характеризуются с использованием таблиц-кодификаторов их реквизитов, графических макетов (для бумажных выходных документов), описаний структур и форматов файлов (для сообщений, записываемых на машинный носитель).

3. Входная информация.

Раздел содержит перечень и описание входных сообщений оперативного характера, по каждому из которых указываются: наименование и идентификатор; форма представления; частота и источники поступления. Форма и структура входных сообщений разрабатываются аналогично, как и выходных, с использованием таблиц-кодификаторов реквизитов, графических макетов, описаний структур и форматов входных файлов.

4. Нормативно-справочная информация.

В этом разделе характеризуется условно-постоянная информация, которая также как и оперативная, является исходными данными для подготовки выходных сообщений. Нормативно-справочная информация может включать: списки сотрудников организации, перечни контрагентов, товарных номенклатур и т.п.; нормы расхода материалов и другие нормативы; справочники цен, расценок, тарифов, процентных ставок и других величин, участвующих в формировании бухгалтерской информации. Структура нормативно–справочной информации описывается, как правило, с использованием таблиц-кодификаторов. При этом к началу опытной эксплуатации автоматизированной системы учета подготавливаются не только структуры справочных таблиц, но и осуществляется их первоначальное заполнение.

5. Описание алгоритма.

В этом разделе описывают последовательность этапов обработки исходных учетных данных, приводят расчетные формулы и контрольные соотношения, дают различные пояс-нения и комментарии к отдельным частям алгоритма обработки бухгалтерской информации. При описании алгоритмов используются: блок-схемы; формулы расчета результатных показателей; текстовые описания, применяемых методик обработки данных; примеры расчетов и образцы форм результатной информации.

Математическое обеспечение – модели, методы и приёмы логики, примеры решения задач и выполнения информационных процессов. При разработке математического обеспечения автоматизированной системы формулируют требования к составу, области применения и способам использования в системе математических методов и моделей, типовых алгоритмов и алгоритмов, подлежащих разработке.

Лингвистическое обеспечение – совокупность средств и правил для формализации естественного языка, используемого при общении пользователей и эксплуатационного персонала автоматизированной системы. Для лингвистического обеспечения системы формулируют требования к применению в системе языков программирования высокого уровня, языков взаимодействия пользователей и технических средств системы, требования к кодированию и декодированию данных, к языкам ввода-вывода данных, языкам манипулирования данными, средствам описания предметной области (объекта автоматизации), к способам организации диалога.

Правовое обеспечение – это совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование автоматизированной системы, а также юридический статус результатов ее функционирования. Создание автоматизированных систем, взаимоотношения заказчиков и разработчиков компьютерных технологий, регулируются типовыми нормами гражданского и хозяйственного права.

Основные нормативные документы, связанные с автоматизацией учета:

1. О бухгалтерском учете и отчетности : закон Респ. Беларусь от 12 июля 2013г., № 57-З // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "Юр-Спектр". – Мн., 2020.

2. Об электронном документе и электронной цифровой подписи: закон Респ. Беларусь от 28 дек. 2009 г. № 113-З // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2020

3. Об утверждении правил аудиторской деятельности. Правило аудиторской деятельности «Оценка риска и внутренний контроль в условиях компьютерной обработки данных» : постановление М-ва финансов Респ. Беларусь от 23 марта 2004 г., № 38 // Консультант-Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2020.

Правовое обеспечение функционирования автоматизированных систем бухгалтерского учета базируется на нормах Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности". Закон "О бухгалтерском учете и отчетности" предусматривает возможность ведения бухгалтерского учета в Республике Беларусь с использованием электронных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, составленных в электронном виде на ЭВМ. Кроме общих положений об отражении учетных данных в электронной форме, Закон "О бухгалтерском учете и отчетности" содержит конкретное требование к обеспечению сохранности баз данных учетной информации в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и наличию системы защиты от несанкционированного доступа. Также в Законе "О бухгалтерском учете и отчетности" содержится норма, обязывающая общественно значимую организацию размещать на своём сайте в глобальной компьютерной сети Интернет данные годовой консолидированной отчетности. Более детально порядок применения электронной документации раскрывают Закон "Об электронном документе и электронной цифровой подписи"; указ Президента Республики Беларусь № 114 от 15 марта 2011 г. "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов"; письмо Министерства по налогам и сборам № 8-2-9/568 от 16 марта 2012 г. "Об электронных документах". В банковской сфере использование электронной документации регламентируется специальным техническим кодексом (носящим закрытый характер), который утверждается и дополняется постановлениями Правления и Совета директоров Национального банка Республики Беларусь. По вопросам электронной отчетности и декларирования следует руководствоваться: постановлением Министерства по налогам и сборам № 7 от 29 февраля 2012 г. "Об утверждении инструкции о порядке представления (направления), приема и обработки налоговых деклараций (расчетов) по налогам, сборам (пошлинам), иным обязательным платежам в бюджет, а также иных документов в виде электронного документа и о признании утратившими силу постановлений министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. №128 и от 26 марта 2010 г. №24"; письмом Министерства по налогам и сборам № 6-17/711 от 2 декабря 2011 г. "О некоторых вопросах по организации электронного документооборота с плательщиками". Аналогичные нормативные документы разработаны для организации электронного документооборота субъектов хозяйственной деятельности с органами Государственного таможенного комитета Республики Беларусь и Фонда социальной защиты населения Республики Беларусь: постановление Государственного таможенного комитета Республики Беларусь №22 от 13 марта 2007 г. "Об установлении требований к форматам и структурам электронных копий таможенных документов, электронных таможенных документов и сведений, предоставляемых в таможенные органы юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями электронным способом"; постановление Правления Фонда социальной защиты населения Республики Беларусь № 8 от 29 апреля 2010 г. "Об утверждении инструкции о порядке обмена электронными документами". Определённую роль в правовом обеспечении функционирования автоматизированных систем бухгалтерского учета играют также нормативные документы по правилам аудиторской деятельности в условиях компьютерной обработки данных.

В целом развитие компьютерных технологий в Республике Беларусь, в том числе в сфере бухгалтерского учета, определяется Законом "Об информации, информатизации и защите информации".

Эргономическое обеспечение — это совокупность реализованных решений в автоматизированной системе по согласованию психологических, психофизиологических, антропометрических, физиологических характеристик и возможностей пользователей с технически-ми характеристиками комплекса средств автоматизации и параметрами рабочей среды на рабочих местах персонала автоматизированной системы.

Эргономические требования к автоматизированному рабочему месту бухгалтера включают следующие аспекты.

● Оборудование рабочего места, взаимное расположение всех его элементов должно соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим требованиям, а также характеру работы бухгалтера. При работе за компьютерным столом следует использовать регулируемое кресло с подлокотниками на уровне расположения клавиш. Расстояние от монитора до глаз должно быть не менее 50-70 см, угол зрения — 30°. Конструкцией рабочего места должно быть обеспечено выполнение трудовых операций в пределах зоны досягаемости моторного поля. Выполнение трудовых операций «часто» и «очень часто» должно быть обеспечено в пределах зоны лёгкой досягаемости и оптимальной зоны моторного поля.

● Соблюдение санитарно-гигиенических норм по следующим параметрам.

Световая среда. Для освещения бухгалтерии предпочтение отдаётся лампам дневного освещения люминисцентного типа. При этом мониторы следует располагать таким образом, чтобы не возникало бликов от источников света. Наиболее оптимальной для работы с экра-ном является освещенность 200 лк, при работе с экраном в сочетании с работой над доку-ментами за столом – 400 лк. Показатель яркости экрана монитора должен быть 35 кд/м2. Не должно допускаться заметных пульсаций яркости монитора, расфокусированности и нестабильности изображения.

Микроклимат. Нормы производственного микроклимата устанавливаются по следующим показателям: температура, влажность воздуха, скорость его движения (таблица 1.6).

Таблица 1.6 – Нормы производственного микроклимата для офисных помещений

Производственный шум. Это совокупность апериодических звуков различной интенсивности и частоты. Фоновый шум в бухгалтерии не должен превышать уровня в 5 дБ.

Электромагнитные поля. Нормируются такие параметры электромагнитных полей, как интенсивность и частота излучения (в т.ч. рентгеновского), модуляция сигнала и сочетание частот электромагнитных полей, продолжительность облучения и периодичность действия. Экспозиционная мощность дозы рентгеновского излучения в любой точке пространства на расстоянии 5 см от поверхности ЭВМ не должна превышать 7,74•10-12 А/кг, что соответствует эквивалентной дозе 0,1 мБэр/ч или 100 мкр/ч. Ультрафиолетовое излучение в диапазоне 200-315 нм не должно превышать 10 мкВт/м2, излучение в диапазоне 315-400 нм и видимом диапазоне 400-750 нм – 0,1 Вт/м2, в ближнем ИК-диапазоне (2000 нм) – 1мм-4 Вт/м2. Уровни напряженности электростатического поля не должны превышать 15 кВ/м.

● Безопасные условия труда предусматривают периодические перерывы в 5-10 минут после каждого часа работы за компьютером. Во время перерывов рекомендуется применять приёмы производственной гимнастики и упражнения для глаз. Продолжительность непрерывной работы за компьютером не должна превышать 2 часа. Минимальные размеры рабочего пространства в компьютерной бухгалтерии на одного пользователя: площадь – 6 м2, объем – 20 м3, расстояние между рабочими местами 1,5-2 м.

Электробезопасность. Автоматизированное рабочее место, насыщенное электрооборудованием, измерительной техникой, автоматикой, не должно создавать условия повышенной опасности поражения электрическим током. Все электроприборы должны быть заземлены.

Пожарная безопасность. Предотвращение пожаров осуществляется главным образом путём исключения возможности образования горючих или взрывоопасных сред и источников возгорания. На случай пожара в бухгалтерии должны находиться средства пожарной защиты и сигнализации для предотвращения воздействия на людей опасных факторов пожара и ограничения материального ущерба от него.

В зависимости от специфики к рабочему могут быть предъявлены дополнительные эргономические требования.