Принципы построения многопользовательских АИС-БУ

В бухгалтериях с числом сотрудников более одного АИС-БУ должна строиться как многопользовательская система, то есть обеспечивающая возможность совместной работы с компьютерами, программным обеспечением и учетными данными сразу нескольких пользователей. Многопользовательские системы автоматизации бухгалтерского учета на ПЭВМ могут строиться как сетевые и несетевые.

Сетевые системы в отличие от несетевых могут обеспечивать доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же момент времени. В несетевых многопользовательских системах информационная база организована децентрализовано, т. е. всегда рассредоточена по рабочим местам пользователей.

Сетевые многопользовательские системы могут обеспечивать как децентрализованное, так и централизованное хранение данных. При организации централизованной информационной базы здесь возможны два подхода.

При первом централизованно ведутся только общие для всех АРМ справочники и классификаторы нормативно-справочной информации, а сведения о введенных документах и массив информации о хозяйственных операциях могут быть рассредоточены по рабочим местам участков учета. Децентрализовано могут храниться и специфических (локальные) для некоторых АРМ справочники и классификаторы.

При втором подходе централизовано ведется хранение всей используемой информации. Про такие системы говорят, что они работают с единым информационным полем. Здесь любая запись любого справочника, документ или проводка принципиально доступны пользователю любого АРМ в режиме реального времени, то есть сразу после ввода этих данных с любого рабочего места АИС-БУ. Однако условие доступности данных любому пользователю справедливо только тогда, когда данный конкретный пользователь наделен соответствующими правами доступа к информации. Поскольку в многопользовательских системах учетная работа распределена по нескольким рабочим местам, для составления отчетности текущие данные должны объединяться. В зависимости от технической базы, на которой функционирует система, технологии обработки и организации информационной базы проблема интеграции данных решается по-разному.

В несетевых системах, а также в сетевых системах с централизованным хранением только общей нормативно-справочной информации, передача данных от рабочих мест локальных участков учета в АРМ сводного учета выполняется на уровне отдельных либо итоговых проводок. В сетевых многопользовательских системах, основанных на едином информационном поле необходимости в выполнении функции интеграции нет, поскольку любые данные потенциально доступны с любого рабочего места.

Многопользовательский режим работы требует введения должности администратора системы, на которого возлагаются обязанности по определению ее конфигурации и прав пользователей.

Многопользовательские системы бухгалтерского учета строятся как открытые системы, позволяющие принимать информацию от других систем управления предприятием (фирмой). Например, в торговле система автоматизация бухгалтерского учета должна иметь развитые возможности взаимодействия с системами автоматизации учета движения товаров на складе или в торговом зале. Кроме того, на предприятии важно автоматизировать не только бухгалтерскую службу, но и связанные с ним плановые, финансовые службы, службы закупок и сбыта. Только в этих условиях достигается максимальный эффект от автоматизации управления, что и реализуется в комплексных информационных системах управления предприятием.