Учетный цикл в АИС-БУ

В системах автоматизации бухгалтерского учета следует различать два понятия: "отчетный период" и "учетный период".

Отчетный период отражает цикличность в технологии ведения учетных работ. Учетный период связан с технологией обработки данных, принятой в конкретной автоматизированной системе. Понятие "учетный период" шире понятия "отчетный период". В рамках учетного периода отчетный период рассматривается как некоторый временной интервал, за который могут быть составлены стандартные отчеты и сформирована регламентированная внешняя отчетность предприятия.

Любая компьютерная система учета поддерживает традиционную цикличность работ: месяц – квартал – год, характерную для ручного учета. Однако многие компьютерные системы позволяют формировать отчеты за произвольный период, указанный пользователем. Данные, включаемые в отчет, могут относиться не только к текущему периоду, но и к предыдущим периодам. Поэтому система должна обеспечивать доступ к информации о сальдо и итогах оборотов по бухгалтерским счетам предшествующих периодов. Системы компьютерного учета позволяют также вносить изменения в исходные данные задним числом. Таким образом, в отличие от ручного учета компьютерные системы допускают большую гибкость при работе с временными периодами. Многие российские разработчики, с одной стороны, стремятся к максимальной управляемости и расширению границ временного периода, за который можно создавать отчеты, а с другой – стараются, чтобы их программы имели как можно меньше ограничений, связанных с возможностью внесения исправлений задним числом.

Учетный период в компьютерных системах характеризуется:

• возможностью выбора временного интервала при построении выходных форм;
• способами ведения системы переходящих сальдо синтетических и аналитических бухгалтерских счетов;
• составом ограничений, которые накладывает система при внесении изменений в учетные данные предшествующих отчетных периодов.

В системах автоматизации учета реализуются разные модели организации учетного периода. Среди них выделяются три основные:

• модель бесконечного учетного периода;
• модель гибкого учетного периода;
• модель фиксированного учетного периода.

Модель бесконечного учетного периода. В системах с моделью бесконечного учетного периода отчеты могут быть получены за любой произвольный интервал дат, а учетные данные – корректироваться за любой период. В таких системах хранятся все данные с начала внедрения системы, они не разделяются по отчетным периодам. Поэтому в них можно вносить любые изменения за любой период, рассчитывать остатки и итоги оборотов по бухгалтерским счетам и формировать отчеты за любой указанный интервал дат. На рис. 6.6 отражена модель бесконечного учетного периода.

Модель бесконечного периода имеет две разновидности. В первой из них построение любых отчетов требует полного пересчета итоговых данных за всю предысторию использования системы

Пример. Предположим, предприятие перешло на технологию автоматизированного ведения учета в январе 2000 г. В это время были заведены остатки по всем счетам бухгалтерского учета. Текущая работа ведется во втором квартале 2000 г. Все документы и бухгалтерские записи хранятся в информационной базе с начала функционирования системы. Во втором квартале информационная база продолжает пополняться новыми данными. В конце второго квартала при формировании стандартных или регламентированных отчетов бухгалтер должен задать интервал дат: 01.04.2000 – 30.06.2000. Программа рассчитает на 01.04.2000 начальные остатки по всем счетам, затем будут рассчитаны обороты по счетам за период 01.04.2000 – 30.06.2000, а также конечные остатки на 30.06.2000. После этого будет сформирован требуемый отчет.

Достоинством данного подхода является относительная простота поддержки целостности базы данных при всех возможных корректировках первичной информации за любой период, поскольку система не хранит никаких промежуточных итогов. Здесь не может возникать критических ситуаций по нестыковке первичных и итоговых данных за разные периоды из-за аварийного прерывания операций в компьютерной системе. В то же время, очевидным недостатком является неэффективность работы системы при расчете итогов последних отчетных периодов, поскольку для этого необходим полный пересчет по всей совокупности данных от начала функционирования системы. Это замедляет формирование отчетов и требует значительного объема памяти. На малых предприятиях с небольшим документооборотом на первых порах это было приемлемо. Поэтому из наиболее известных разработок данный вариант схемы был реализован в ранних версиях некоторых программных продуктов фирм "Омега" и "Ланкс".

Чтобы избежать пересчета данных от начала функционирования системы, была разработана вторая разновидность данной модели. Она предполагает использование контрольных точек

Контрольная точка (К) – точка, в которой формируются и хранятся остатки синтетических и аналитических счетов. Обычно она совпадает с началом (Кн) и концом (Кк) отчетного периода (месяцем, кварталом, годом), но может и не совпадать.

Период расчета итогов и формирования отчетов задается в виде интервала дат: начало и конец периода. Начало и конец заданного периода могут совпадать с начальной и конечной контрольными точками, но может и не совпадать. Программа от ближайшей к заданному периоду контрольной точки рассчитывает остатки и обороты по счетам, а затем формирует отчеты.

Не совпадение периода с контрольными точками говорит о том, что итоги оборотов и формирование отчетов может быть выполнено за период, не ограниченный только рамками отчетного периода.

Данная разновидность модели позволяет более эффективно, с существенно меньшими временными затратами, получать итоговую информацию текущего отчетного периода, поскольку в расчетах программа отталкивается от данных ближайшей к его началу контрольной точки. В то же время, при возникновении аварийных ситуаций во время корректировки данных, предшествующих контрольной точке, или просто некорректных действиях пользователей, здесь могут возникать проблемы с расхождением первичных данных и промежуточных итоговых значений контрольных точек. Из наиболее известных систем автоматизации учета такой подход реализован в программах московских фирм "КомТех+" и "Фолио".

Модель гибкого учетного периода. В системах, которые реализуют эту модель, предполагается, что длина учетного периода может переопределяться произвольно. Существует две разновидности этой модели. Первый вариант устанавливает только начало учетного периода, второй – начало и конец периода.

В этой модели предшествующий учетный период закрыт для изменения данных. В конечной контрольной точке предшествующего периода рассчитываются остатки счетов, и они становятся начальными остатками следующего учетного периода, а контрольная точка – начальной. От нее рассчитываются все итоги оборотов и исходящее сальдо счетов.

Период для составления отчетов может задаваться любой в интервале от даты контрольной точки (начала периода) и больше ее. Если конечная дата интервала совпадает с установленным отчетным периодом, то отчеты получаются в целом за период, нет – то внутри периода.

В базе данных сохраняются обороты по счетам закрытого отчетного периода и они могут использоваться при составлении отчетов, например, при формировании их с начала года. Однако корректировка данных "закрытых" периодов уже не допускается. Эти данные доступны только для просмотра и формирования отчетов. Данная разновидность модели реализована в системах БЭСТ и "1С: Бухгалтерия".

Система "БЭСТ-4" фирмы "Интеллект-Сервис" имеет многоуровневую информационную структуру, при которой в базе данных хранятся все введенные первичные документы и порожденные ими проводки. В течение определенного периода, называемого расчетным, все данные, за редким исключением, могут подвергаться любой корректировке.

Каждый расчетный период имеет строго фиксированную дату начала, совпадающую с 1-м числом месяца. Например, при вводе системы в эксплуатацию датой начала расчетного периода является 1-е число месяца, начиная с которого предполагается вести учет на компьютере с использованием данного программного комплекса. На эту дату вводятся начальные остатки по счетам. Верхняя граница расчетного периода не ограничивается.

По истечении определенного периода пользователь может закрыть один или нескольких месяцев предшествующих месяцев. Эта процедура должна выполняться, когда есть уверенность, что все данные закрываемого месяца введены и не требуют дальнейшей корректировки. После закрытия вносить изменения в данные закрытого месяца уже нельзя. Однако данные всегда можно просмотреть и использовать при построении выходных форм.

Закрытие месяца в системе является формальной процедурой. Периодичность закрытия никак не регламентируется программой и может выполняться в произвольные моменты времени, например, по завершении обработки данных квартала или года. Суть операции состоит в том, что система вычисляет остатки счетов на конец закрываемого месяца и переносит все его проводки в архив, где они доступны только для просмотра и получения отчетов. Сведения об остатках и оборотах счетов закрываемого месяца также переносятся в архив, где хранятся в течение 5 лет и используются для составления отчетности и финансового анализа.

В этой модели при задании периода устанавливаются его начало и конец – контрольные точки. Программа рассчитывает остатки и обороты счетов на начало периода. Вводимые в текущем периоде данные изменяют обороты счетов. Если изменяются данные, предшествующие началу текущего периода, то сразу же пересчитываются остатки и обороты в начальной контрольной точке. Следом оперативно пересчитываются обороты счетов текущего периода. Использование этой модели позволяет быстрее получить выходные отчеты, так как обороты текущего периода пересчитываются непосредственно в момент ввода/корректировки данных. Такая модель реализована в программе "Янус" фирмы "Порт".

Модель фиксированного учетного периода. Наиболее часто в программах используется модель фиксированного учетного периода. Фиксированный период задается при разработке системы. Как правило, им является месяц.

Технология работы при этой модели близка к ручной технологии ведения учета. При вводе системы в эксплуатацию в базу данных вводятся остатки по всем синтетическим счетам и объектам аналитического учета на начало месяца использования системы. В течение месяца в информационную базу учета вводятся записи о хозяйственных операциях. При переходе к следующему месяцу запускается специальная процедура, которая выполняет автоматический расчет конечных остатков счетов, переносит их на новый период и устанавливает как входящие остатки следующего месяца.

В отличие от традиционной ручной технологии ведения учета здесь возможно:

• формировать большинство отчетов не только за текущий месяц, но и за любое число месяцев, так как в базе данных сохраняются сальдо и обороты по счетам предшествующих месяцев.
  получать отчеты за любой интервал дат, а не только за месяц в целом.
• вносить изменения в данные предшествующих месяцев с последовательным пересчетом сальдо и оборотов последующих месяцев. Эта функция называется часто в программах "откатом" назад.

Модель фиксированного учетного периода достаточно естественна и потому ее часто применяют при создании программного обеспечения АИС-БУ в разных вариантах. При этом, несмотря на их различия, такие системы должны обеспечивать:

• настройку длины периода. Пользователь должен иметь возможность установить в качестве основного периода: месяц или квартал в зависимости от цикла работ, принятого на хозяйственном субъекте (предприятии, фирме и т.д.). Поскольку отчетность составляется за квартал, то предпочтителен период, равный кварталу. Это даст возможность вносить изменения в данные на протяжении текущего квартала. На предприятиях, где сложился месячный цикл учетных работ, должна быть предусмотрена возможность группировки данных и получения итогов по месяцам.
• понятный для бухгалтера и прозрачный (незаметный для бухгалтера) переход от одного периода к другому и возможность корректировки данных прошлых периодов. При этом права пользователей на выполнение данной корректировки должны регулироваться системой. Тиражируемые программы, как правило, позволяют выполнять эту процедуру, хотя она и не совсем правомерна. Согласно методологии ведения бухгалтерского учета каждое такое изменение должно вводиться в виде сторнировочной записи, а не простым изменением существующей записи о хозяйственной операции. Однако реальность сегодняшнего дня такова, что программы, допускающие внесение изменений только методом сторнирования, не пользуются спросом на российском рынке. Поэтому всю ответственность за внесение изменений в учетные данные "задним" числом разработчики перекладывают на бухгалтера.
• автоматический или полуавтоматический пересчет итогов по всей цепочке периодов вплоть до отчетного периода при корректировке данных предшествующих периодов. В начальной контрольной точке отчетного периода всегда должны быть актуальные данные об остатках и оборотах счетов.
• оперативный пересчет оборотов текущего периода при вводе/корректировке/удалении каждой бухгалтерской записи. Поддержание оборотов счетов в актуальном состоянии позволит сэкономить время на составлении отчетов, поскольку в этом случае обращение идет не массиву записей, а к итогам оборотов и сальдо счетов.
• возможность одновременной работы с данными двух смежных отчетных периодов: текущего и предшествующего периодов. Это вызвано тем, что в реальных условиях приходится вводить и накапливать данные текущего периода, а отчетность за предыдущий период еще не сформирована. Не исключено, что потребуется корректировка данных предшествующего периода. Выполнить такую процедуру легче, если предшествующий период открыт и доступен для изменений данных.
• доступ к данным последних двух лет при построении отчетов. Это требование особенно необходимо для систем, которые предполагается использовать на предприятиях с иностранным капиталом, где приходится составлять отчетность по двум учетным стандартам, а также внутрифирменные отчеты за финансовый год. Очень часто в западной отчетности календарный год не совпадает с финансовым годом. Поэтому система должна позволять составлять отчеты за любой диапазон дат в течение двух последних лет.

Корректировка данных прошлых периодов в моделях, использующих специальную процедуру закрытия периодов, не так проста, как кажется на первый взгляд. Дело в том, что при корректировке некоторых бухгалтерских записей программа может формально изменить исходящие остатки по всей цепочке месяцев по двум корреспондирующим счетам, но не затронет счета, которые должны быть закрыты на конец периода. Например, такое может произойти при вводе "задним числом" проводки, изменяющей объем реализации. До ввода этой проводки в конце каждого месяца при выполнении процедуры закрытия периода счет реализации был закрыт. Если же программа формально изменит исходящие остатки по всей цепочке месяцев только по двум счетам (счету реализации и корреспондирующему с ним счету), то окажется, что в каждом месяце счет реализации останется не закрытым. Чтобы этого не произошло желательно, чтобы программа могла "проследить" всю цепочку изменений по затронутым при корректировке счетам по всем последующим месяцам.

Возможность автоматического выполнения программой цепных пересчетов сумм записей, прямо или косвенно зависящих от остатков и оборотов счетов, сложившихся в результате предшествующих операций, называется рекурсией хронологической взаимосвязи.

Лишь очень немногие программы могут быть настроены для выполнения подобного рода цепных пересчетов. Для этого программа должна быть построена по принципу электронной таблицы, т.е. массив хозяйственных операций должен интерпретироваться как специализированная электронная таблица, отдельные записи которой связаны друг с другом расчетными формулами, и где изменение хронологически предшествующих записей может при повторном пересчете вызывать рекурсивные изменения последующих, функционально связанных с ними записей.
Наличие данного свойства повышает интеллектуальность системы обработки учетных данных, однако предъявляет дополнительные требования к процессу внедрения системы в эксплуатацию из-за необходимости описания правил интерпретации записей о хозяйственных операциях. В полном объеме этот механизм поддерживается в программах, использующих модель представления записей о хозяйственных операциях в виде закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки), например, в программе "Финансы без проблем" (§4.3).

Свойство рекурсии хронологической взаимосвязи может быть достигнуто в системе и иным путем. Например, массив хозяйственных операций может включать специальную технологическую информацию, которая увязывает каждую запись с определениями правил формирования операций. Благодаря наличию этой связи программа может автоматически провести переопределение записи, расчет суммы которой зависит от оборотов и исходящих сальдо счетов, сложившихся в результате предшествующих операций. Элементы подобного рода организации массива хозяйственных операций реализованы в различных модификациях "1С: Бухгалтерии", программном комплексе "БЭСТ", программе "Турбо Бухгалтер" и ряде других.

Вопросы для самоконтроля

1.Перечислите процедуры закрытия месяца, отчетного периода? Какие операции выполняются при завершении месяца, отчетного периода?

2.Чем должен руководствоваться бухгалтер, выполняя процедуры завершения отчетного периода в АИС-БУ?

3.Какие подходы реализованы в АИС-БУ к формированию регламентированной отчетности?

4.Назовите режимы заполнения показателей регламентированной отчетности, реализованные в АИС-БУ, дайте их характеристику.

5.Имеется ли возможность у бухгалтера получить расшифровку тех или иных показателей отчетности? Как это выполнить? Приведите примеры.

6.Может ли бухгалтер самостоятельно вносить коррективы в действующие формы отчетности и создавать новые специализированные формы отчетности? Какой инструментарий для этого имеют программы бухгалтерского учета?

7.Перечислите этапы составления консолидированной отчетности АИС-БУ. Приведите примеры систем, позволяющих составлять консолидированную отчетность. На какие моменты следует обращать внимание при оценке программ, составляющих консолидированную отчетность?

8.Какие варианты сбора и передачи данных для составления консолидированной отчетности предусматриваются в АИС-БУ?

9.Раскройте суть процедуры адаптации при составлении консолидированной отчетности АИС-БУ.

10.Раскройте суть процедуры пересчета валют при составлении консолидированной отчетности АИС-БУ.

11.Раскройте суть процедур суммирования и элиминирования при составлении консолидированной отчетности АИС-БУ.

12.Дайте понятие учетного цикла в компьютерных системах и его отличие от отчетного периода. Какими моментами характеризуется учетный период?

13.Перечислите модели организации учетного периода в компьютерных системах.

14.Дайте характеристику модели бесконечного учетного периода. Укажите ее варианты. Отметьте достоинства и недостатки модели.

15.Дайте характеристику модели гибкого учетного периода. Укажите ее варианты. Отметьте достоинства и недостатки модели.

16.Дайте характеристику модели фиксированного учетного периода. Отметьте достоинства этой модели.

17.Что понимается под рекурсией хронологической взаимосвязи в компьютерных системах учета?