Организация информационной базы мнопользовательских АИС-БУ

Функционирование автоматизированных систем бухгалтерского учета в многопользовательском режиме предполагает наличие механизмов разделения данных между рабочими местами сотрудников бухгалтерии и определенной технологии интеграции информации различных участков для решения задач сводного учета и составления отчетности.

Возможности разделения данных и функций их обработки при многопользовательской работе в значительной степени зависят от программно-технической среды АИС-БУ. Если система эксплуатируется на несвязанных друг с другом компьютерах, то база данных является полностью распределенной между отдельными рабочими местами и интеграция данных возможна только путем их переноса и выполнения специальных процедур слияния/объединения.

При функционировании программ в сетевой среде возможна поддержка интегрированной информационной базы. В этом случае необходимость в выполнении процедур слияния данных автоматически отпадает, поскольку они становятся оперативно доступными со всех рабочих мест. За счет этого повышается оперативность обработки, но существенными становятся проблемы разделения полномочий сотрудников: прав доступа к данным и возможности выполнять те или иные технологические процедуры автоматизированной обработки данных. Однако даже при функционировании в сети не все программные системы ориентируются на интегрированную базу данных. Некоторые пакеты программ при использовании в сетевой среде допускают лишь частичное объединение данных. Здесь для выполнения функций совместной обработки информации смежных участков учета должны выполняться все те же процедуры слияния/объединения, характерные при использовании компьютеров вне сетевой среды, а общей является лишь часть нормативно-справочной информации, действительно необходимой на нескольких рабочих местах.

Можно выделить три основные модели организации информационной базы в многопользовательских системах:

1. модель распределенных данных;
2. модель централизованных справочников;
3. модель полностью централизованных данных.

Модель распределенных данных. Модель распределенных данных предполагает, что учетная информация распределена между компьютерами отдельных рабочих мест бухгалтерии, а объединению подлежат формируемые ими массивы проводок и часть условно-постоянной информации: справочники контрагентов, товарно-материальных ценностей и ряда других объектов аналитического учета.

Технология объединения предполагает наличие определенных правил выгрузки фрагментов баз данных отдельных рабочих мест в промежуточные массивы, которые тем или иным образом переносятся в базу данных компьютера, на котором предполагается решать задачи сводного учета.

Обычно объединению подлежат не данные первичных документов, а проводки, полученных на их основе. При этом в большинстве случаев достаточно переносить не все проводки, а лишь итоговые записи с одинаковой корреспонденцией счетов и минимальным набором аналитики. Полностью отказаться от переноса данных аналитического учета нельзя, так как в этом случае становится невозможным решение задачи корректного определения дебиторской и кредиторской задолженностей.

При объединении данных главной проблемой является исключение дублирования информации смежных участков учета, так как одни и те же проводки нередко вводятся на разных рабочих местах. Типичный пример – снятие наличных с расчетного счета или, наоборот, сдача выручки в банк. Поскольку учет кассовых и банковских операций часто ведется на разных рабочих местах, для правильного расчета итогов соответствующие проводки вводятся на каждом из них. В общем случае типичной является ситуация, при которой различные сотрудники бухгалтерии ответственны за ведение того или иного набора счетов. Поэтому потенциально возможно дублирование всех проводок, включающих счета, ответственность за обработку которых лежит на разных участках.

Для устранения дублирования проводок разных рабочих мест, обычно применяется технология обмена по кредиту основного счета, унаследованная от журнально-ордерной формы учета. При этой технологии за каждым рабочим местом закрепляются непересекающиеся наборы счетов, считающихся основными, и при передаче данных с каждого рабочего места экспортируются записи только по кредиту основных счетов. Это исключает дублирование. Здесь естественным требованием к программе является возможность автоматической идентификации и замены перенесенных ранее записей, поскольку циклы переноса могут повторяться многократно, в том числе за один и тот же период.

Основной причиной применения модели распределенных учетных данных является то, что объединение компьютеров в рамках единой вычислительной сети не всегда может быть реализовано технически. Это вызвано тем, что предприятие может иметь удаленные подразделения, осуществляющие ввод и накопление массивов информации, требующей отражения в бухгалтерском учете. Это довольно частая ситуация, поэтому поддержка технологии объединения данных необходима в любой тиражной бухгалтерской программе.

Модель централизованных справочников. Простейшей схемой интеграции данных в среде локальной вычислительной сети является модель централизованных справочников. Она занимает промежуточное положение между использованием интегрированной базы данных и функционированием системы на основе модели полностью распределенных данных. При использовании модели распределенных данных возникает проблема рассогласованного кодирования одних и тех же объектов аналитического учета на разных рабочих местах. Модель общих справочников решает эту проблему.

В рамках модели централизованных справочников общими для всей системы обработки учетных данных являются только наиболее важные массивы нормативно-справочной информации. Оперативные данные вводятся и обрабатываются в локальных подсистемах. Только при необходимости оперативные данные передаются на смежные участки путем выполнения процедуры, идентичной той, которая используется при реализации модели распределенных данных.

Модель централизованных справочников была реализована в системах "Бухучет-Финансы-Бизнес" фирмы "Инфософт", ранних версиях разработок фирмы "Электронные деньги" и некоторых других системах.

Основное достоинство модели состоит в том, что за счет использования общих справочников существенно уменьшается вероятность возникновения ошибок, связанных с повторным рассогласованным определением одних и тех же аналитических объектов на разных рабочих местах. Другое достоинство заключается в возможности рассредоточить аналитический учет и передавать между рабочими местами только самые необходимые итоговые данные, не записывая в общую базу данных всей совокупности детализированной учетной информации. Это существенно снижает требования к производительности сетевого оборудования по сравнению с использованием полностью интегрированной базы данных. В тоже время недостатком данной модели является необходимость выполнения дополнительной технологической операции межкомпьютерного обмена.

Модель полностью централизованных данных. В настоящий момент при построении многопользовательских бухгалтерских систем основной является модель полностью централизованных данных. Она предполагает наличие единого информационного поля, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест АИС-БУ. При использовании этой модели вся вводимая информация фиксируется в интегрированной базе данных, которая доступна в реальном масштабе времени. Поэтому любой введенный документ или запись массива хозяйственных операций могут оперативно использоваться бухгалтерами, ведущими смежные участки учета.

Для разграничения прав доступа пользователей к учетной информации может быть установлена нужная иерархия. Обычно права пользователей системы разделяются в соответствии с присвоенным статусом: системный администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, оператор. Исходя из данной иерархии, могут определяться права на формирование тех или иных проводок, выполнение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра и корректировки информации.

Помимо формального разделения прав доступа сотрудников к той или иной информации смежных рабочих мест, важным является соблюдение принципа ответственности. В этой связи очевидный интерес представляет технология функционирования системы "Интегратор" фирмы "Инфософт", где реализованы соответствующие контрольные функции.

Здесь каждый бухгалтер полностью отвечает как за ввод информации по своему участку, так и за сальдо по счетам своего участка. Для этого в системе введены понятия выполненных, отложенных, отвергнутых и спорных проводок. При вводе бухгалтерской записи сальдо и обороты пересчитываются только по тому счету, который относится именно к данному участку. Если корреспондирующий счет не относится к перечню счетов данного участка, проводка будет считаться отложенной до тех пор, пока ее не подтвердит бухгалтер смежного участка – того, за которым закреплен этот счет.

На смежном участке проводка может быть подтверждена или отвергнута. В первом случае сальдо и обороты "своего" счета пересчитываются, и цикл обработки записи завершается. В противном случае проводка считается спорной до выяснения отношений между бухгалтерами смежных участков или до момента осуществления сводного учета. Бухгалтер, ведущий сводный учет, имеет доступ ко всем, без исключения, спорным проводкам и принимает конечное решение по их судьбе, утверждая или удаляя эти записи. При удалении спорной записи происходит автоматический обратный пересчет оборотов и исходящих сальдо. До момента полного выяснения отношений оборотный баланс не сходится и может быть сведен только тогда, когда не осталось ни одной спорной проводки. Данная технология представляется весьма перспективной, поскольку позволяет усилить контрольные функции системы.

Нередко разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета в заслугу себе ставят то, что их программные средства позволяют вести учет в реальном масштабе времени, понимая под этим мгновенную контировку вводимых в систему документов. Действительно, во многих системах во всех случаях, где это возможно, проводки автоматически формируются сразу при вводе документов. Естественно, что в многопользовательской системе это возможно только в том случае, если она основана на модели полностью централизованных данных.

Однако такой подход нельзя считать целесообразным во всех случаях. Например, обычно совершенно не нужно выполнять генерацию бухгалтерских записей после выполнения каждой процедуры начисления зарплаты отдельному работнику или при формировании данных об отгрузке продукции в соответствии с единственной накладной. Ведь если данные неполны или ошибочны, то при их корректировке необходима замена не только соответствующих документов, но и порожденных ими проводок, в результате чего программа несколько раз будет проделывать одну и ту же работу. Намного целесообразнее сначала полностью выверить данные и потом построить по ним сводные проводки, не перегружая базу данных избыточной информацией.

Примером реализации подхода, основанного на групповой контировке однотипных документов, является система "1С: Торговля". Здесь документы по торговым операциям сразу в бухгалтерском учете не проводятся, но в конце месяца запускается специальная технологическая процедура, в результате выполнения которой соответствующая информация сводится, и по ней формируются проводки. В качестве другого примера можно сослаться на систему "Галактика", где изначально заложено разделение данных оперативного и бухгалтерского учета, которые могут существовать порознь друг от друга. Здесь для большинства хозяйственных операций проводки могут формироваться сразу по пачкам однотипных документов в свернутом, агрегированном виде.

Выбор модели. На вопрос о выборе организации информационной базы мнопользовательской АИС-БУ не может быть прямого однозначного ответа. Конечно, хорошо, когда в системе поддерживается интегрированная база данных. Но могут быть ситуации, когда использование единого информационного поля либо технически невозможно, либо экономически нецелесообразно. Это означает, что система в качестве альтернативы всегда должна поддерживать проблемно-ориентированные механизмы экспорта и импорта, исключающие рассмотренные выше коллизии, возникающие при объединении данных различных участков учета.

С другой стороны, даже в условиях единой вычислительной сети ведение полностью интегрированной базы данных не всегда целесообразно с позиций общей производительности системы. Тогда разумной альтернативой является модель централизованных справочников. Здесь исключается проблема рассогласованного кодирования данных, но существенно снижается нагрузка на сеть, поскольку детальная информация обрабатывается на локальных рабочих местах, а "наверх" передаются только самые необходимые на смежных участках данные.

Представляется целесообразной одновременная поддержка в тиражном программном продукте всех трех моделей. Это дает возможность выбрать ту технологию многопользовательской работы, которая является наиболее рациональной в каждом конкретном случае.

Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под многопользовательскими АИС-БУ? Какие бывают многопользовательские системы автоматизации бухгалтерского учета?

2. Определите основные особенности организации информационной базы в многопользовательских АИС-БУ.

3. Какова роль администратора в комплексных системах автоматизации бухгалтерского учета?

4. Перечислите основные технологии многопользовательской работы. На какой технической базе реализована каждая из технологий? Какую роль выполняет сервер-компьютер в сети?

5. Как организована обработка данных при технологии локального функционирования рабочих мест. Отметьте достоинства и недостатки этой технологии.

6. Как организована обработка данных при технологии "файл-сервер". Отметьте достоинства и недостатки этой технологии.

7. Как организована обработка данных при технологии "клиент-сервер". Отметьте достоинства и недостатки этой технологии.

8. Какие программные компоненты необходимы для функционирования технологии "клиент-сервер" и их назначение?

9. Характеризуйте технологию полностью централизованной обработки.

10. Приведите различия организации информационной базы в несетевых и сетевых многопользовательских АИС-БУ?

11. Назовите модели организации информационной базы в многопользовательских АИС-БУ.

12. Характеризуйте модель распределенных данных, отметьте ее достоинства и недостатки. Приведите примеры реализации.

13. Какие проблемы появляются при интеграции децентрализованных баз данных и как они решаются?

14. Характеризуйте модель централизованных справочников, отметьте ее достоинства и недостатки. Приведите примеры реализации.

15. Характеризуйте модель полностью централизованных данных, отметьте ее достоинства и недостатки. Приведите примеры реализации.

16. Какие факторы учитываются при выборе модели организации информационной базы в многопользовательских АИС-БУ?