Учетные регистры и особенности их представления в АИС-БУ

Синтетические и большинство аналитических учетных регистров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

Обобщение учетных данных – это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам. По объектам аналитического учета, для которых предусмотрен количественный учет, итоги оборотов и остатки рассчитываются также в натуральном выражении. Если система ведет и валютный учет, то итоги оборотов и остатки могут рассчитываться по каждой валюте отдельно: как в единицах иностранной валюты, так и в эквиваленте национальной валюты.

Обобщение данных в системах компьютерного учета может выполняться как в автоматическом режиме, так и по запросу пользователя.

Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представляются в виде стандартных отчетов.

За учетными регистрами, как и в условиях ручной технологии, сохраняется функция обобщенного представления бухгалтерской информации. Это позволяет бухгалтеру на протяжении отчетного периода: анализировать информацию в различных разрезах, осуществлять поиск ошибок, быстро находить интересующую его информацию, вести контроль учетного процесса.

Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют значительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете.

Они состоят в:

• применении многовариантной технологии получения учетных регистров;
• изменении периодичности получения регистров;
• отсутствии заранее заданной схемы группирования данных в регистрах;
• возможности произвольного отбора данных, включаемых в регистр;
• изменении формы и структуры учетных регистров;
• использовании интерактивной технологии работы с информацией учетных регистров.

Рассмотрим эти отличия.

Многовариантная технология получения учетных регистров предполагает возможность их формирования в произвольной последовательности.

Технология ручного ведения учета предписывает строгое соблюдение последовательности выполнения действий по регистрации, накоплению и обработке данных в учетных регистрах с целью получения финансовой отчетности. Так, при журнально-ордерной форме учета процедура бухгалтерского учета предполагает следующую последовательность действий:

первичный документ -> накопительные и группировочные ведомости (журнал хозяйственных операций, карточки, кассовая книга) -> журналы-ордера -> главная книга -> оборотная ведомость -> отчетность.

При компьютерном учете такая технология обработки данных не является обязательной. Здесь не существует строгой последовательности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой.

За счет возможности многократного пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров программы для ведения бухгалтерского учета позволяют получать хронологические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности. Внутренняя технологическая цепочка выполнения расчетов остается скрытой от бухгалтера, поскольку выполняется системой автоматически. Поэтому можно сначала получить оборотную ведомость, а затем главную книгу, аналитический регистр или журнал-ордер. Конечно, в процессе формирования оборотной ведомости программа выполнит необходимое обобщение данных, вычислит остатки и обороты за указанный период, но это произойдет незаметно для пользователя. В то же время, при большом объеме исходных данных, время, необходимое для выполнения расчетов и построение печатных форм регистров может быть весьма значительным.

Изменение периодичности получения учетных регистров. В компьютерных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учетные регистры такие, как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной период в пределах отчетного периода: квартала, года.

Отсутствие заранее заданной схемы группирования данных. Технология ручного ведения учета не только предписывает строгую последовательность работы с учетными регистрами, но и заранее определяет, в каких разрезах должны группироваться и обобщаться данные в том или ином учетном регистре. Изменить разрезы группирования или уровень обобщения данных нельзя, поскольку любой учетный регистр является бумажным носителем. Именно разрезы группирования данных определяют, прежде всего, структуру и содержание учетного регистра.

В системах компьютерного учета единожды введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой информации в самых разных разрезах и с самой разной степенью детализации.

Так, при ручной технологии ведения учета основным группировочным признаком для журнала-ордера по счету "Расчетный счет" и ведомости к нему является "дата". В разрезе дат соответствующего периода по всем корреспондирующим счетам отражаются данные в этом журнале-ордере и ведомости. При ведении компьютерного учета возможна и иная группировка данных.

Таким образом, при использовании обычной группировки по датам данные по корреспондирующим счетам приводятся для каждой даты выбранного периода. При детализации по неделям в каждой строке журнала-ордера (ведомости) будут фигурировать данные по корреспондирующим счетам в целом за неделю, при детализации по месяцам – в целом за месяц

Таким образом, при компьютерном учете достаточно трудоемкий процесс составления журнала-ордера и ведомости к нему не только полностью автоматизирован, но и расширен возможностями произвольной группировки информации. Журнал-ордер и ведомость к нему здесь являются не простыми накопительными регистрами, они представляют собой выходные формы, автоматически формируемые на основании проводок, хранящихся в информационной базе учета.

Возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр. Регистры синтетического и аналитического учета, используемые при технологии ручного ведения учета, отражают все объекты учета и всю информацию за отчетный период. При компьютерном учете имеется возможность получать фрагменты регистров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитического учета или за определенный интервал дат и т.п. Например, можно составить оборотную ведомость по одному синтетическому счету/субсчету, по одному объекту основных средств, одному наименованию материалов, получить фрагмент расчетной ведомости по одному работнику, можно указать интервал дат, за который будет составлена оборотная ведомость и т.д. Получение фрагментов отчетов стало возможным благодаря тому, что системы компьютерного учета позволяют отобрать данные, которые должны войти в отчет.

Изменение формы и структуры учетных регистров. В настоящее время автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных регистров. Каждая система имеет свой уникальный набор регистров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете.

Каждый из разработчиков старается представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отход от традиционных форм учетных регистров и представление их в компактном виде вызвано тремя причинами:

• стремлением обеспечить более удобную работу с информацией на экране монитора;
• наличием ограничений со стороны стандартных печатающих устройств;
• возможностью применения более гибкого механизма выборки данных и их группировки.

Разработчики, как правило, ориентируют пользователя на работу с информацией на экране монитора, чтобы сократить бумажный документопоток. С широкоформатными регистрами на экране монитора работа затруднена. В большинстве случаев скроллинг форм влево или вправо по экрану менее эргономичен, чем скроллинг вверх-вниз. Поэтому приходится изменять структуру форм традиционных регистров: транспонировать ее, заменяя горизонтальное расположение колонок традиционной формы регистра на вертикальные строки. Например, при построении главной книги корреспондирующие счета располагаются не горизонтально, а вертикально. Вместо шахматной ведомости используется "ленточная" форма – регистр сводных проводок

Конечно, можно попытаться разместить все колонки широкоформатного учетного регистра на экране монитора путем увеличения его разрешающей способности до 1024х768 точек. Но в этом случае изображение становится неудобочитаемым, слишком мелким, а достигнуть одновременного отображения на экране всех колонок часто все равно не удается.

В тех случаях, когда поле обозрения монитора не позволяет уместить все колонки регистра, разработчиками предусматриваются специальные средства фиксации левой текстовой части регистра, чтобы можно было видеть название строк при движении по колонкам вправо.

Другая причина отказа от традиционных форм регистров состоит в том, что часто их невозможно напечатать на принтерах, даже в режиме альбомной печати. Тогда используется прием, при котором широкоформатный отчет при печати делится на вертикальные полосы в рамках листа формата А4 и выводится по частям, которые затем склеиваются по краям. Однако такой прием вряд ли можно признать рациональным.

Рассмотрим учетные регистры – стандартные отчеты, которые наиболее часто включаются в АИС-БУ.

Хронологические регистры. К ним относятся Журнал учета хозяйственных операций, журнал бухгалтерских проводок. Они содержат все операции и проводки отчетного периода. Документы, выводимые на печать, должны отражать основные реквизиты соответствующей базы учетных данных – массива информации о хозяйственных операциях. Общая сумма всех бухгалтерских операций (итог оборота за период) в этих журналов имеет важное контрольное значение при сличении результатов обработки данных отчетного периода. Желательно, чтобы программа позволяла создавать фрагментарные журналы по заданным критериям отбора данных, например, за определенный интервал дат, по заданной валюте, по отдельному счету и т.д.

На малых предприятиях, применяющих упрощенную форму учета без использования регистров учета имущества, книга (журнал) учета хозяйственных операций становится единственным документом, достаточным при проведении ревизии.

Регистры синтетического учета. Цель составления этих выходных документов состоит в систематизации бухгалтерских записей, ранее зарегистрированных в хронологическом порядке, в разрезе синтетических счетов. Как правило, программы поддерживают формирование следующих стандартных отчетов:

• журналы-ордера и ведомости по счету;
• главная книга (обороты счета);
• оборотная ведомость по счетам;
• шахматная ведомость.

Журналы-ордера и ведомости по счету. В журналах-ордерах дается расшифровка по корреспондирующим счетам кредитового оборота каждого синтетического счета в разрезе дат и хозяйственных операций, а в ведомостях – его дебетового оборота. Это комбинированный регистр, так как каждая его запись носит как хронологический, так и систематический характер. Часто журналы-ордера и ведомости заменяются другими формами группировки данных, из которых однако может быть получена вся требуемая аналитическая информация.

Создаваемые программами журналы-ордера различаются по форме представления, признакам группировки, возможностям настройки. Журналы-ордера и ведомости могут иметь форму с горизонтальным и вертикальным расположением корреспондирующих счетов.

Особенность построения форм журналов-ордеров и ведомостей в некоторых программах состоит в том, что для любого счета структура формы одинакова, т.е. представление журналов-ордеров и ведомостей ко всем счетам здесь унифицировано. Фактически большинство бухгалтерских программ позволяют формировать только один тип журналов-ордеров – аналоги журналов-ордеров № 1 и № 2 и ведомостей к ним. Если при ручном учете их назначение зарезервировано для учета денежных средств в кассе и на расчетном счете, то во многих программах выходные формы данной структуры могут быть получены для любого счета.

Иногда понятие журнала-ордера в компьютерных программах трактуется расширительно как группировка данных по любому набору классификационных реквизитов.

Наиболее ярко данный подход реализован в программном комплексе фирмы "КомТех+"

Здесь журнал-ордер и ведомость к нему могут быть составлены не только в разрезе дат, но и в других разрезах. В их числе могут выступать контрагенты, подразделения, договора и т.д. Это дает возможность бухгалтеру анализировать информацию по счету с разных сторон. Структура формы любой подборки одинакова: колонками являются все счета, которые корреспондировали с указанным в запросе счетом за заданный период, а строки соответствуют выбранному признаку группирования. Это более общий подход, чем применяемый при журнально-ордерной форме учета, где данные первичных документов разносятся в таблицы строго определенного вида и другой способ их группировки уже не производится.

Главная книга показывает расшифровку по корреспондирующим счетам дебетового оборота синтетического счета за некоторый временной период без детализации по датам и операциям. Это систематический регистр.

Формы представления Главной книги, как и журналов-ордеров, могут быть самые разные. Она может быть с горизонтальным (рис. 5.9.) и вертикальным (рис. 5.10) расположением корреспондирующих счетов. Вертикальное расположение счетов делает этот отчет обозримым в рамках экрана монитора и удобным в работе.

Главная книга, получаемая при компьютерном учете, имеет ряд отличий от ее традиционной формы. Обычно в программах она создается для каждого синтетического счета отдельно. Форма может включать расшифровку по корреспондирующим счетам не только дебетового, но и кредитового оборота счета (рис. 5.10). Это меняет само содержание отчета. Поэтому в некоторых компьютерных системах этот регистр носит название "обороты счета". Главная книга может быть построен за месяц, квартал, год, и даже за любой произвольный период, ограниченный двумя датами. Это достигается за счет настройки отчета перед его формированием

Как видно из видеограммы настройки процедуры формирования отчета, можно задать для его составления произвольный период, указать выводить или не выводить остатки счета на начало и конец периода, выбрать обороты только по дебету, только по кредиту или и те и другие, детализировать или нет данные в разбивке по субсчетам. Кроме того, можно вызвать дополнительную форму настройки, определяющую как будет формироваться период составления отчета

Отчет может формироваться за квартал, месяц, произвольный интервал дат, с начала года, квартала и т.д.

Оборотная ведомость позволяет выявить ошибки, допущенные в учетном процессе. Оборотные ведомости различаются по типам и формам представления.

Тип оборотной ведомости определяется уровнем детализации ее счетов.

Первый тип оборотной ведомости строится на уровне синтетических счетов (субсчетов). Такая оборотная ведомость представляет собой динамический баланс, который помимо остатков на начало и конец периода по счетам включает обороты по ним за тот же период. Она является регистром синтетического учета.

Оборотная ведомость представлена в разрезе счетов и субсчетов. При настройке параметров отчета пользователь может задать вывод данных только по синтетическим счетам. Кроме того, можно задать, чтобы в ведомости сальдо активно-пассивных счетов отражалось свернуто или развернуто. В используемом нами примере остатки на начало периода не задавались. Поэтому соответствующие графы отчета пусты.

Второй тип оборотной ведомости создается для конкретного синтетического счета в разрезе открытых на нем аналитических счетов. Эта оборотная ведомость является регистром аналитического учета.

Системы компьютерного учета позволяют формировать оборотные ведомости не только по окончании отчетного периода, но и за любой произвольный временной интервал. Возможно также формирование оборотных ведомостей в разных группировках. Например, оборотная ведомость первого типа может создаваться не только в разрезе синтетических счетов, но и в разрезе субсчетов с обобщением итогов по счетам. Можно составить оборотную ведомость второго типа не по всем объектам аналитического учета, а одному или группе объектов учета, т.е. создавать фрагменты ведомости. Все это разнообразие в формах составления оборотных ведомостей достигается за счет гибкой настройки форм отчета перед его формированием.

Шахматная ведомость – это табличное представление оборотов между счетами за определенный период. Это удобная наглядная форма отчета, которую часто используют бухгалтеры в работе при просмотре и анализе движения средств и обязательств предприятия.

В колонке таблицы отражается кредитовый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам, а в строке – дебетовый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам. По каждому из счетов в зависимости от его вида либо по строке, либо по колонке отражается начальный остаток и рассчитанный исходящий остаток. В таблице указываются итоговые суммы оборотов, а также и начальных и конечных остатков.

Однако с громоздкой формой шахматной ведомости сложно работать на экране, а при печати приходится выводить отдельные фрагменты (полосы) на отдельные листы и потом склеивать их. Поэтому желательно, чтобы система компьютерного учета позволяла строить шахматную ведомость для группы отобранных счетов. Но в этом случае это уже не будет шахматная ведомость в традиционных понятиях бухгалтерского учета.

Например, в программе "1С: Бухгалтерия 7.7" обороты между счетами можно просмотреть не только в шахматной ведомости, но и в другом стандартном отчете "Сводные проводки". Информация здесь та же, что и в шахматной ведомости, но представлена в другом виде

Регистры аналитического учета. В системах компьютерного учета имеется большое разнообразие в составе, формах и содержании поставляемых регистров аналитического учета. Рассматривать их все не представляется возможным. Однако помимо рассмотренных выше оборотных ведомостей аналитического учета укажем еще на ряд регистров, которые позволяют бухгалтеру контролировать учетный процесс и анализировать движение средств и обязательства предприятия. Вот некоторые из них:

Отчет по конкретному аналитическому объекту учета в разрезе всех синтетических счетов, на которых встречается данный объект. Формирование такого регистра позволяет, например, получить полную картину взаиморасчетов в тех случаях, когда, например контрагент выступает одновременно и как поставщик, и как покупатель, и как заемщик.

Так, в программе "1С: Бухгалтерия" такую функцию выполняет стандартный отчет "Анализ субконто" При его настройке нужно выбрать вид аналитического счета (вид субконто в терминологии программы), по которому будет проводиться анализ. Можно задать конкретный объект аналитического учета или их группу. В этом случае в отчет попадут только данные по этому объекту.

В качестве конкретного значения аналитического счета можно было бы задать группу контрагентов, например, "Поставщики". В этом случае отчет включал бы сведения по каждому поставщику в разрезе синтетических счетов и субсчетов. С помощью настройки можно задать не один, а несколько (2 или 3) вида аналитических счетов. В этом случае программа выведет в отчет сведения по их комбинации. Например, остатки и обороты синтетических счетов и субсчетов по конкретному договору с конкретным контрагентом.

Отчет о динамике изменения сальдо на счете, в котором после каждой хозяйственной операции выводится текущее сальдо счета. Такая информация позволит быстро выявить операции, приводящие к кредитовому сальдо у активных счетов или дебетовому у пассивных счетов.

Отчет об оборотах и остатках по счету на каждую дату периода позволяет проследить изменения во времени средств или обязательств предприятия, а составленный для "Расчетного счета" и "Валютного счета" сравнить данные по этим счетам с выпиской банка на определенную дату.

Отчет об оборотах между объектами аналитического учета одного вида и объектами аналитического учета другого вида. Например, часто приходится выяснять, какая продукция, каким покупателям была отгружена или какую продукцию отгрузили конкретному покупателю. На вопросы подобного рода и позволяет ответить информация данного регистра.