Процедуры завершения отчетного периода

Для бухгалтерского учета характерна определенная цикличность выполнения учетных работ. Каждый месяц формируются финансовый результат от производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, каждый квартал составляется промежуточная бухгалтерская отчетность, в конце года сдается годовая бухгалтерская отчетность. Наряду с бухгалтерской отчетностью ежеквартально и в конце года формируется и сдается налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды, статистическая отчетность и другая отраслевая и региональная отчетность. Формы любой утвержденной отчетности в компьютерном учете относятся к регламентированным отчетам (§ 5.1).

Выявлению финансового результата и составлению отчетности предшествует значительная подготовительная работа. Бухгалтеру приходится выполнять ряд регламентных процедур, связанных с закрытием месяца и отчетного периода. В системах компьютерного учета эти процедуры реализуются с разной степенью автоматизации. Каждая программа, предполагает использование определенной технологии закрытия месяца, отчетного периода, следовать которой должен бухгалтер. В процессе выполнения соответствующих процедур выполняется ряд расчетов, формируются необходимые проводки, выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам и только после этого формируется баланс и другие отчеты.

Рассмотрим вкратце основные регламентные процедуры, которые необходимо выполнить перед определением финансового результата и составлением отчетности.

К завершающим регламентным процедурам месяца относятся:

1. Исчисление амортизации основных средств и нематериальных активов.
2. Выполнение расчетов по отнесению доли ранее понесенных затрат, предстоящих расходов в издержки производства, незаработанных доходов в доходы отчетного периода.
3. Определение налогов и сборов, относимых на издержки производства.
4. Распределение накладных издержек между объектами калькулирования и/или их прямое списание на реализованную продукцию (работы, услуги).
5. Определение фактической себестоимости продукции, работ, услуг.
6. Выявление реализационной прибыли (убытка).
7. Выявление прибыли (убытка) от операций по реализации основных средств и прочих активов.
8. Выявление общего финансового результата деятельности предприятия.

Содержание соответствующих процедур регламентируется действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависит от декларированной предприятием учетной политики. Однако совершенно очевидно, что в конце месяца приходится выполнять большой объем достаточно сложных процедур, связанных с выявлением финансового результата деятельности предприятия. В системах компьютерного учета используются различные средства автоматизации этих процедур.

Например, в системе "1С: Бухгалтерия 7.7" действия по исчислению амортизации основных средств и нематериальных активов выполняются автоматически, путем проведения специализированных документов, содержание которых рассматривалось нами ранее. Выполнение расчетов по отнесению доли ранее понесенных затрат, предстоящих расходов в издержки производства, незаработанных доходов в доходы отчетного периода (2) и определению налогов и сборов, относимых на издержки производства (3) обычно производится с помощью аппарата типовых операций.

Для автоматического выполнения процедур 4-8 используется специализированный документ "Закрытие месяца"

Перечень выполняемых документом функций представлен в диалоговом окне документа. Каждая из перечисленных функций может быть включена или выключена пользователем путем установления или снятия флажка конкретной процедуры. Бухгалтер может выполнять последовательно процедуру за процедурой, контролируя результаты выполнения каждой процедуры. Но он может выполнить все процедуры за один прием с формированием всего комплекса проводок. В редакциях типовой конфигурации программы, существовавшей на момент написания этой книги, при проведении документа "Закрытие месяца" выполнялись следующие действия:

• Перенос остатков общепроизводственных (счет 25) и общехозяйственных (счет 26) расходов на счет производства (счет 20). При этом остатки распределяются по видам деятельности по каждому подразделению предприятия, пропорционально доле затрат на данный вид деятельности в общих затратах на оплату труда.
• Перенос остатков основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выпуском продукции, на счет выпуска продукции (счет 37). Затем последующий перенос остатков счета выпуска продукции (счет 37) в дебет счета реализации (счет 46). При этом, в зависимости от сальдо счета выпуска продукции (счет 37) проводка создается либо с положительной, либо с отрицательной суммой.
• Перенос остатков счета основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выполнением работ и оказанием услуг на счет реализации (счет 46).
• Определение прибыли или убытка с переносом остатков счетов реализации (счет 46, счет 47, счет 48) на счет прибылей и убытков (счет 80).

Для торговли перенос остатков издержек обращения (счет 44) на счет реализации (счет 46) пропорционально реализованному торговому наложению по каждому варианту реализации относительно общей суммы реализованного торгового наложения, а также вычисление сумм списания и формирование соответствующих проводок по статьям издержек "Транспортные расходы" и "Затраты на оплату процентов за пользование займом".

Как видим, документ "Закрытие месяца" реализует сложные, комплексные действия, выполнение которых вручную весьма трудоемко. При этом расчеты с использованием данного документа могут быть выполнены повторно при обнаружении ошибок в исходных данных. Для этого достаточно исправить неверные данные, а далее заново выполнить расчеты, используя документ "Закрытие месяца". Система автоматически удалит старые проводки и создаст новые, вытекающие из исправленных данных.

В типовой конфигурации заложена определенная методология учета, принимать во внимание которую следует бухгалтеру при организации учетных работ. Так, следует учесть, что учет затрат ведется не по калькуляционным статьям, а по элементам затрат. В связи с этим общепроизводственные и общехозяйственные затраты при распределении по видам деятельности разбиваются в соответствии с элементами затрат. Фактическая себестоимость продукции определяется в разрезе элементов затрат. Вид деятельности увязан с вариантом реализации, определяющим процентную ставку НДС, предусмотренную при реализации продукции. Поэтому на счете 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" финансовый результат выявляется в разрезе видов деятельности. В типовой конфигурации нельзя определить фактическую производственную себестоимость каждого вида продукции в разрезе статей калькуляции. Методология, заложенная в типовую конфигурацию, ориентирована на составление внешней бухгалтерской отчетности, это первый шаг разъединения финансового и производственного учета. Вместе с тем следует отметить, что инструментальные средства, предоставляемые системой, позволяют перенастроить систему. Однако такая перенастройка сложна и обычно требует привлечения программиста.

При завершении квартала перед составлением промежуточной отчетности кроме перечисленных процедур дополнительно выполняются еще ряд расчетов. В их числе:

1. Расчет сумм налогов и сборов, расходы по уплате которых относят на финансовый результат предприятия (налог на имущество предприятий, местные налоги и сборы).
2. Переоценка остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
3. Расчет налога на прибыль.
4. Расчет налогов и сборов, расходы по уплате которых относятся на уменьшение чистой прибыли.

Как и процедуры завершения месяца, указанные действия выполняются в системах компьютерного учета с разной степенью автоматизации. Обычно наиболее полно реализуются только действия по переоценке остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

В результате проведения документа "Переоценка валюты" автоматически формируются проводки по начислению курсовых разниц по всем валютам и всем счетам, требующим переоценки.

По завершении года перед составлением годовой отчетности кроме вышеперечисленных выполняются процедуры:

1. Проведение инвентаризации для документального подтверждения наличия и состояния активов и обязательств организации и ввод в информационную базу учета необходимых проводок.
2. Реформация баланса.

Только после выполнения перечисленных процедур, формирования по ним проводок и отражения их в информационной базе учета, выполнения пересчета итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета можно приступить к составлению промежуточной или годовой бухгалтерской отчетности.

Чтобы правильно сформировать показатели отчетности пользователь должен придерживаться тех рекомендаций по ведению компьютерного учета, которые предлагаются системой. Так, бухгалтер должен внимательно отнестись к организации аналитического учета на счетах. Например, если он не будет вести аналитики на счете прибылей и убытков, то система не сможет сформировать показатели "Отчета о прибылях и убытках" (форма № 2). Много ограничений накладывает и налоговый учет, который ведется в рамках бухгалтерского учета. Например, только раздельный учет реализации продукции, облагаемых разными ставками налогов, позволяет правильно сформировать декларацию по налогу на прибыль. Таких соглашений множество. Перед организацией компьютерного учета бухгалтер должен изучить их и так построить свою систему учета, чтобы правильно формировались все показатели бухгалтерской и налоговой отчетности.

Желательно, чтобы перед составлением отчетности компьютерная система могла выполнить проверку корректности данных, участвующих в составлении отчетности.

Например, в системе "1С: Бухгалтерия 7.7" этой цели служит регламентированный отчет "Анализ составления бухгалтерского учета". Он включает 4 раздела:

• Анализ рабочего плана счетов.
• Анализ баланса счетов.
• Анализ бухгалтерских итогов.
• Анализ бухгалтерских проводок.

Анализ рабочего плана счетов. В разделе проверяется настройка плана счетов в соответствии с рекомендациями системы. Проверяется тип счета по отношению к балансу, структура аналитического учета на счетах. При отклонениях выдается сообщение об ошибке.

Анализ баланса счетов. В разделе проверяются бухгалтерские итоги на конец отчетного периода. Выполняется проверка по счетам, подлежащих закрытию на конец месяца или отчетного периода.

Анализ бухгалтерских итогов. Здесь проверяются остатки на счетах в соответствии с их типом по отношению к балансу, контролируются количественные остатки на счетах и в случае их расхождения со стоимостными остатками выдается сообщение об ошибке. Выявляются счета с признаком валютного учета, по которым не пересчитаны остатки на конец отчетного периода по курсу Центрального Банка РФ.

Анализ бухгалтерских проводок. Проверка наличия недопустимых бухгалтерских проводок, которые влекут неправильное формирование показателей отчетности. Такая предварительная проверка позволяет бухгалтеру выявить и исправить ошибки до составления бухгалтерской отчетности и налоговых и иных отчетов.