Классификация выходной информации

Массив информации о хозяйственных операциях, о котором шла речь в § 4.3, является хранилищем бухгалтерских проводок, из которого система позволяет получить любую интересующую бухгалтера информацию для проведения разностороннего анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия и контроля учетного процесса.

Информацию, полученную в результате обработки данных указанного массива, называют результатной информацией. Она подразделяется на основную и вспомогательную информацию. Основная результатная информация – это систематизированная, обобщенная информация синтетического и аналитического учета. Она представляется в форме выходных документов, которые в системах компьютерного учета называют отчетами. Вспомогательная информация носит справочный характер и получается выборкой данных непосредственно из массива информации о хозяйственных операциях часто без их обобщения. Представляется она, как правило, в форме видеограмм.

Выходные документы бывают двух видов: одни предназначены для внутреннего, а другие – для внешнего использования .

Выходные документы внутреннего назначения подразделяются на стандартные и специализированные отчеты.

Стандартные отчеты отражают бухгалтерские итоги на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют, но они могут содержать и детальные проводки. Стандартные отчеты – это учетные регистры, форма представления которых в системах компьютерного учета имеет отличия от традиционных форм. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандартных отчетов. Алгоритмы расчета показателей этих отчетов обычно изменить нельзя, но перед формированием отчета через настройку параметров можно поменять состав включаемых показателей и его внешний вид.

По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения – на синтетические и аналитические отчеты. Возможна классификация и по другим признакам.

Специализированные отчеты – это отчеты, предназначенные для представления специфической информации различных разделов бухгалтерского учета в печатных формах особого вида.

Специализированные отчеты могут быть стандартизированы по форме, как, например кассовая книга, книга продаж, книга покупок, различные формы отчетности по учету основных средств и т.д. или иметь нестандартную форму для отражения специфических группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных отчетов. Возможность получения наиболее часто применяемых стандартизированных форм таких, как кассовая книга, книга продаж, книга покупок обычно включается в состав функций, входящих в комплект поставки программного продукта. В комплект поставки многих систем автоматизации также обычно входит большое число отчетов, специфических для того или иного раздела учета: оборотные ведомости товарно-материальных ценностей, ведомости начисления износа основных средств, инвентаризационные ведомости, платежные ведомости, расчетные листки и т.д. Особенно много такого рода специализированных отчетов входит в поставку комплексов бухгалтерских АРМ.

Часто требуется получение достаточно специфических отчетов, формирование которых стандартным комплектом поставки программного продукта не обеспечивается. Это может быть специфическая отраслевая или региональная отчетность, а также формы, отражающие показатели, важные для конкретной организации. Для того, чтобы пользователи могли получать необходимую им информацию в требуемой форме представления, в программы встраиваются так называемые генераторы отчетов, которые дают возможность проектировать собственные отчеты. Единожды спроектированный отчет может потом многократно использоваться для получения выходной информации наравне с отчетами, входящими в комплект поставки программы. Подробнее генераторы отчетов рассматриваются в главе, посвященной инструментальным средствам, встраиваемым в программное обеспечение бухгалтерского учета.

Выходные документы внешнего назначения называют регламентированными отчетами.

Регламентированные отчеты – это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и региональную отчетность. К государственной отчетности относятся бухгалтерская отчетность, отчеты для налоговых инспекций, отчеты для внебюджетных фондов, статистическая отчетность и т.п. Эта отчетность, как правило, имеет унифицированную форму. Каждой форме присваивается код в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). Состав и содержание этих форм определяется различными государственными органами. Средства формирования государственной отчетности обычно включаются в поставку систем автоматизации бухгалтерского учета. Однако состав отчетов, формируемых программами, не всегда является полным. Состав отраслевой и региональной отчетности устанавливается соответствующими отраслевыми и региональными органами. Обычно эти формы в типовую поставку систем автоматизации бухгалтерского учета не включаются, и настройка программ для возможности их формирования выполняется либо самими пользователями, либо дилерами фирм-производителей программных продуктов

Вспомогательная информация справочного характера в системах компьютерного учета представляется в форме видеограмм, отражающих различные выборки из журналов операций, проводок и документов. Методы и порядок построения подобного рода выборок рассматривались в главе 4 при разборе основных элементов пользовательского интерфейса работы с журналами.