Сервисные функции программ при работе с журналами документов, операций и проводок

Основная функция журналов документов, операций и проводок – накопление соответствующей информации. Большая ее часть вводится в режиме ручного ввода. Это один из самых ответственных этапов работы бухгалтера с компьютерной системой. Поэтому разработчики программ стараются максимально автоматизировать этот процесс и обеспечить максимальную естественность работы с исходной информацией. Это особенно важно, когда требуется быстрый ввод больших объемов данных.

При вводе информации документов, операций и проводок многие программы выдают подсказки по заполнению реквизитов. Обращение к справочникам и их корректировка выполняются непосредственно из режима ввода данных. Часть реквизитов обычно заполняется автоматически (текущая дата, справочно-нормативные реквизиты, рассчитанные суммы).

Во многих программах предусмотрены режимы копирования ранее введенных аналогичных документов, операций и проводок, если значения реквизитов вновь вводимых объектов данных в большей части совпадают с копируемыми. Некоторые из программ позволяют переносить значение текущего реквизита (тот, на котором установлен курсор) в буфер обмена, а числовые значения еще и добавлять/вычитать к числовому содержимому буфера обмена. Содержимое буфера обмена в последующем можно использовать стандартным способом, например, для вставки данных в другую строку журнала.

В программах поддерживаются два режима корректировки:

• в процессе ввода данных – всегда можно вернуться на начало документа (операции, проводки) или на предыдущий реквизит, если обнаружена ошибка в процессе ввода;
• после включения документа (операции, проводки) в базу данных.

Обычно программы не накладывают запрета на корректировку объектов базы учетных данных до закрытия отчетного периода. В некоторых ситуациях этот вопрос является достаточно дискуссионным. Пользователи предпочитают держать базу данных открытой, чтобы в любой момент можно было обратиться к документам с целью их корректировки. Однако в ряде случаев, например, при отражении кассовых операций, этот подход противоречит положениям бухгалтерского учета. После составления отчета кассира за день, всякая корректировка задним числом включенных в отчет документов или дополнение/исключение документов из базы данных недопустимы. Поэтому желательно, чтобы в компьютерных системах для каждого раздела учета были определены свои правила корректировки данных.

Многие программы обеспечивают контроль вводимой информации: с помощью справочника корректных проводок, на соответствие отдельных реквизитов между собой, контроль дат и рабочего периода и т.д. Во многих системах автоматизации учета такой контроль прорабатывается в отношении каждого вида документов.

В ряде программ при вводе больших объемов информации предусмотрена возможность группового ввода/корректировки данных. Например, надбавка в процентах за профессионализм в зависимости от разряда может быть установлена единожды и потом автоматически разнесена по всем работникам, имеющим данный разряд.

Системы автоматизации учета обычно обеспечивают удобные механизмы работы с журналами и другими информационными архивами, в числе которых:

• быстрый просмотр данных архива (прокрутку вперед, назад, последовательный просмотр данных с одинаковыми признаками и т.д.);
• перегруппировку (сортировку) документов по заданному признаку;
• поиск нужного документа (группы документов) по ряду критериев (типу документа, его номеру, дате, сумме и т.д.).

При организации просмотра хронологических журналов в программах предусматриваются различные приемы быстрого перехода в их начало и конец, листание журнала по страницам, использование вертикальной и горизонтальной линеек прокрутки для перехода по строкам и графам журнала. Поскольку записи журналов выводятся в хронологической последовательности, то обычно предусматривается возможность быстрого перемещения к записям со следующей датой или предыдущей датой.

Хронологические журналы могут содержать большое количество записей (строк). Просматривать их, чтобы найти требуемые данные, бывает затруднительно. Поэтому в системах автоматизации используются различные способы поиска нужных записей (строк) журнала.

Поиск данных в хронологических журналах реализуется разными способами и классифицировать их достаточно сложно.

В качестве примера рассмотрим некоторые способы поиска, реализованные в программе "1С: Бухгалтерия 7.7".

Произвольный поиск – это поиск по строке символов. В строку символов вводится значение любого реквизита (колонки) записи (строки) журнала. Если значение, указанное в шаблоне, найдено в журнале, то курсор будет установлен на реквизит записи с заданным значением. Затем может быть организован переход к другим записям журнала с этим же значением реквизита.

На рис. 4.26. приведен шаблон для установки параметров поиска в программе "1С: Бухгалтерия 7.7", а на рис. 4.27 в журнале операций отражен результат этого поиска.

Произвольный поиск обеспечивает быстрый доступ к первой записи журнала, отвечающей заданному критерию, а также переход к другим записям с этим же значением реквизита. Поиск обеспечивается не только вперед и назад относительно текущего положения курсора, но и с начала базы данных, если курсор находится в середине журнала. При поиске система может различать написание строковых значений прописными и строчными буквами. Кроме того, можно выбрать тип данных, по которым будет осуществляться поиск. Тогда поиск будет осуществляться только по данным этого типа. Допустимыми типами данных здесь являются строки символов, числа, даты, вид документа, конкретные документы выбранного вида, синтетические счета и др. В других программах могут быть заданы иные дополнительные возможности организации произвольного поиска.

Таким образом, способ произвольного способа обладает широкими возможностями и позволяет выполнять поиск по любым реквизитам хронологических журналов.

Быстрый поиск предполагает, что хронологический журнал упорядочен по одному из реквизитов записи (строки) журнала. Курсор устанавливается в ту колонку журнала, в которой будет выполняться поиск значения реквизита. Затем следует просто начать набор искомого значения реквизита. Уже при наборе первых символов курсор устанавливается на строке, включающей реквизит, начало которого совпадает с искомым значением, и далее положение курсора будет меняться по мере набора новых символов искомого значения.

Поиск по номеру документа – это еще один специальный способ поиска в журнале операций и журнале проводок, реализованный в программе "1С: Бухгалтерия". Исходя из концепции хранения данных о хозяйственных операциях (§ 4.3), в этой системе каждая операция и ее проводки связаны с конкретным документом. Поэтому при поиске конкретной операции в журнале операций и проводок в журнале проводок можно использовать поиск по номеру документа. При использовании этого способа поиска следует указать вид документа и его номер в шаблоне параметров поиска. Результаты поиска будут выданы в виде списка найденных документов, из которого можно выбрать требуемый документ. При этом шаблон параметров поиска закрывается, а курсор устанавливается на найденную операцию, связанную с данным документом в журнале операций, либо на первую проводку операции в журнале проводок.

Результатом поиска является выбор единичных записей в хронологических регистрах с возможностью перемещения к следующим записям с этими же значениями критериев поиска. Однако часто бухгалтеру приходится делать выборку группы записей (документов/операций/проводок) отвечающих заданным значениям по нескольким критериям отбора. Например, при расчетах с покупателями продукции может потребоваться просмотреть счета, которые были выставлены покупателю, и выявить среди них неоплаченные. В качестве другого примера можно указать на часто возникающую потребность просмотреть все операции по безналичным платежам конкретного покупателя за определенный интервал дат.

Для получения такого рода информации используются различные способы отбора данных с помощью фильтров.

Фильтр – это набор критериев, по которым отбираются данные из хронологических журналов.
Чтобы отобрать требуемую информацию необходимо составить условие отбора. В разных программах оно задается по-разному.

Например, при отборе записей о хозяйственных операциях в программах фирмы "Парус" можно использовать фильтры, включающие самые разные компоненты (рис. 4.28).

Обычно считается, что если поле видеограммы запроса не заполнено, то ограничений на заданный реквизит не наложено. Для задания условий выбора данных задаются диапазоны изменения реквизитов, содержащих числовые значения и даты. Для строковых реквизитов можно задавать конкретные значения, например, код конкретного контрагента или указать любую входящую подстроку.

Результаты фильтрации данных выводятся в форме журнала с указанием критерия отбора. Многие программы позволяют сохранять сформированные условия отбора, чтобы бухгалтер мог обращаться к ним, не определяя их заново.

Вопросы для самоконтроля

1. Раскройте классификацию документов.

2. Что понимается под специализированными документами. Приведите примеры.

3. Дайте классификацию документов по унификации и типизации. Какие бывают типовые документы? Где сосредоточены типовые формы документов?

4. Раскройте структуру стандартной формы типового документа.

5. Каким требованиям должны отвечать типовые документы?

6. Что понимается под "видом" (типом) документа в компьютерной системе учета? Какими признаками характеризуется "вид" документа?

7. Какие варианты представления документов можно встретить в АИС-БУ?

8. Можно ли создавать новые первичные документы в компьютерных системах учета? Какие инструменты для этого имеются?

9. Дайте определение понятиям "документооборот", "модель документооборота".

10. Какие подходы к работе с документами сформировались к настоящему времени? Назовите три основные модели документооборота, реализованные в компьютерных системах учета.

11. Дайте характеристику модели документооборота, в которой документ выступает как дополнение к хозяйственной операции. Отметьте недостатки модели. Приведите примеры реализации.

12. Дайте характеристику модели документооборота, в которой документ рассматривается как средство формирования записей о хозяйственной операции. Приведите примеры реализации.

13. Дайте характеристику модели документооборота, в которой документ является вспомогательным информационным объектом. Сравните с предыдущими двумя моделями, отметьте положительные стороны и недостатки. Приведите примеры реализации.

14. Дайте характеристику модели полного документооборота. На каких принципах она базируется? На каких объектах находит применение?

15. Что понимается под массивом информации о хозяйственных операциях? Что содержит этот массив? Можно ли просмотреть его содержимое и как?

16. Что понимается под записью массива информации о хозяйственной операции?

17. Какие способы хранения информации о хозяйственных операциях реализованы в программах АИС-БУ?

18. Дайте характеристику способа хранения информации о хозяйственных операциях в виде расширенных проводок. Приведите примеры реализации этого способа.

19. Дайте характеристику способа хранения информации о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских операций. Приведите примеры реализации этого способа.

20. Дайте характеристику способа хранения информации о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки). Приведите примеры реализации этого способа.

21. Сравните три способа хранения информации о хозяйственных операциях и дайте им оценку.

22. Назовите три основные способа ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях.

22. Дайте характеристику ручному способу ввода бухгалтерских операций/проводок. Назовите некоторые приемы, которые упрощают ручной ввод данных?

23. Дайте характеристику способу автоматизированной генерации операций и проводок на основе типовых операций. Укажите область применения способа. Приведите примеры реализации.

24. Дайте определение типовой операции, каково ее назначение. Приведите структуру типовой операции. Раскройте схему работы с типовыми операциями.

25. Какие два этапа выделят при работе с типовыми операциями? Что выполняется на каждом из этапов?

26. Дайте характеристику способу автоматической генерации операций и проводок на основе электронных форм документов. Подчеркните особенности способа. Приведите примеры реализации.

27. Приведите некоторые сервисные функции при вводе данных, которые обеспечиваются программами бухгалтерского учета?

28. Назовите основные операции работы с журналами и информационными архивами, которые реализованы в программах бухгалтерского учета.

29. Как реализуется процедура просмотра хронологических журналов в программах бухгалтерского учета. Раскройте на примере одной из программ.

30. Как реализуется процедура поиска данных в программах бухгалтерского учета. Что понимается под фильтром и когда им приходится пользоваться. Раскройте на примере одной из программ.