Процедуры работы с учетными регистрами

Каждый из стандартных отчетов – учетных регистров – обычно вызывается пользователем из главного меню системы. С вызванным отчетом система позволяет выполнять ряд стандартных процедур. К числу их относятся:

• настройка параметров отчета перед его формированием;
• формирование отчета;
• просмотр отчета;
• сохранение отчета в архиве;
• экспорт отчета в текстовый или табличный процессор;
• просмотр отчета в том виде, как он будет отпечатан;
• печать отчета.

Такие процедуры, как формирование отчета, просмотр отчета и печать отчета выполняются любой системой компьютерного учета. Другие процедуры реализуются не всеми системами. Рассмотрим особенности процедур работы с отчетами.

Настройка параметров отчета перед его формированием. Системы компьютерного учета, как было показано в § 5.2, позволяют изменять форму, состав включаемых в отчет данных и получаемых итогов непосредственно перед формированием выходного документа. Это обеспечивается за счет гибкости настройки параметров формирования отчетов, которой обладают многие программы. В разных системах автоматизации используются разные наборы критериев отбора данных и параметров настройки отчетов. Они задаются пользователем в специальных экранных формах настройки отчетов. Указанные пользователем параметры настройки влияют на алгоритм обработки информации.

Иногда приходится неоднократно формировать отчет с заданными параметрами его настройки. Чтобы каждый раз заново не вводить параметры система должна сохранять однажды введенный набор параметров настройки. Однако это делают далеко не все программы.

Просмотр отчета. Отчет может быть сформирован и отображен на экране монитора в табличном или текстовом редакторе конкретной системы. Представление сформированного отчета для просмотра в редакторе таблиц обеспечивает большую наглядность и удобство работы. При просмотре отчета система должна иметь развитые средства навигации по отчету, позволять выполнять быстрый поиск отдельных позиций отчета, а также накапливать отдельные суммы в буфере обмена. Из режима просмотра сформированного отчета некоторые программы позволяют выполнять перенастройку его формы и заново сформировать отчет.

Сохранение отчета в архиве обеспечивает возможность неоднократно возвращаться к сформированному отчету. Это может быть необходимо в тех случаях, когда отчет строится достаточно долго. Кроме того, имеет смысл сохранять в архивах электронные копии уже сданных государственным органам регламентированных отчетов.

Экспорт отчета в текстовый или табличный процессор. При составлении некоторых бухгалтерских документов, например пояснительной записки, входящей в состав годовой бухгалтерской отчетности, приходится приводить данные, которые не нашли отражения в формах годовой отчетности, или которые раскрывают содержимое отдельных статей баланса. Такие данные, как сведения об объемах реализации продукции, товаров, услуг, работ по видам деятельности, по географическим рынкам сбыта или раскрытие статей прочих активов и пассивов, могут быть получены в системах компьютерного учета. Но сформированные отчеты должны быть преобразованы и экспортированы во внешние файлы, чтобы с ними мог в дальнейшем работать любой внутренний и внешний пользователь. Некоторые программы, например, "Финансы без проблем" позволяют сохранять отчеты в формате HTML, что позволяет при необходимости размещать их в Internet. Аналогично, для выполнения аналитических работ, например по данным баланса, его приходится экспортировать в один из табличных процессоров. Многие программы, позволяют представлять данные отдельных сформированных отчетов не только в табличном, но и графическом виде – в виде диаграмм и графиков различного вида.

Просмотр отчета перед его печатью и печать отчета. Системы компьютерного учета позволяют настраивать некоторые параметры печати и печатающего устройства. Особенно богатые возможности предоставляют программы, созданные для использования в среде Windows. Многие из них дают возможность отпечатать отчет в альбомной форме, сжать его по ширине, изменить шрифт, задать колонтитулы, количество экземпляров и т.д. При печати отчета на нескольких листах он должен иметь титульный лист с названием отчета и датой, временем создания, а каждый следующий лист – нумерацию.

Перед печатью отчета некоторые системы компьютерного учета позволяют просмотреть его в том виде, в котором он будет напечатан (режим предварительного просмотра).

Отпечатанный отчет при передаче внешним пользователям должен быть подписан, т.е. юридически правильно оформлен.