Учет поступления и перемещения товаров

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания при­шедших в негодность основных средств и собственного производства.

Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой – через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к же­лезнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют со­ответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ма­териалов и др. договорным условиям. Кроме того, отдел снаб­жения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают пе­речень материалов, подлежащих получению. При приемке материа­лов экспедитор производит не только количественную, но и качествен­ную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие коли­чества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приход­ный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материа­лы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учиты­ваются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фак­тическими данными разрешается осуществлять оприходование мате­риалов без выписки приходного ордера.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку ма­териалов производит комиссия и оформляет акт о приемке матери­алов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель постав­щика или представитель незаинтересованной организации. Акт со­ставляют также при приемке материалов, поступивших на предпри­ятие без счета поставщика.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспорт­ную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех эк­земплярах: первый из них служит основанием для списания материа­лов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов по­лучателем; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и при­лагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную приме­няют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсут­ствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях тор­говли, у других организаций за наличные деньги. Документом, подтверждающим сто­имость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покуп­ки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому от­чету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации на производствен­ное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработ­ки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вы­воз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладны­ми на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получате­лем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя – у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Наклад­ные составляют материально ответственные лица участка, отпускаю­щего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на мес­те с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающе­го ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам сво­ей организации, расположенным за ее пределами, оформляют наклад­ными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает от­дел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании наря­дов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий – в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов оформляют актом на списание материа­лов, который составляется специально созданной комиссией, с учас­тием материально ответственного лица.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специ­альными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно ра­ботником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реали­зацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материа­лов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи до­кументов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бух­галтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.