Підрозділ експортного контролю підприємства

Підрозділ експортного контролю підприємства (підрозділ ЕК) є головним структурним підрозділом підприємства, який спеціально створюється з метою забезпечення функціонування СВФЕК на підприємстві. Підрозділ ЕК є головною ланкою СВФЕК підприємства та повинен виконувати такі основні функції:

розробку заходів щодо експортного контролю і перевірку їх реалізації;

здійснення контролю за виконанням вимог законодавчих та нормативно-правових актів у галузі експортного контролю на всіх етапах зовнішньоекономічної діяльності підприємства;

забезпечення взаємодії з підрозділами, що виготовляють товари та з службами, що здійснюють підготовку та міжнародні передачі товарів;

участь у підготовці наказів та інших керівних документів з питань зовнішньоекономічної діяльності підприємства;

навчання працівників підприємства, що займаються питаннями зовнішньоекономічної діяльності, вимогам законодавчих та нормативно-правових актів у галузі експортного контролю;

здійснення аналізу зовнішньоекономічних операцій підприємства щодо їх відповідності вимогам експортного контролю;

здійснення контрольних функції на всіх етапах маркетингу, укладання зовнішньоекономічних договорів (контрактів), відвантаження та доставки товарів;

забезпечення взаємодії з Держекспортконтролем щодо отримання дозвільних документів та контролю за використанням таких документів;

підготовку та подання до Держекспортконтролю звітних матеріалів щодо доставки товарів та їх використання у заявлених цілях;

впровадження програм навчання співробітників підприємства у галузі експортного контролю та підготовка необхідних навчальних матеріалів для цього;

розробку та адміністрування програми експортного контролю підприємства;

координацію діяльності із співробітниками, відповідальними за експортний контроль у причетних до цього підрозділах підприємства;

ведення документації, пов’язаної з отриманням та використанням дозвільних документів та документів про гарантії.

проведення регулярних перевірок роботи підрозділів підприємства, що займаються діяльністю, пов’язаною з міжнародними передачами товарів.

З метою належного виконання завдань у СВФЕК підприємства підрозділ ЕК повинен мати відповідні права та повноваження. Так, цей підрозділ повинен мати право отримувати від усіх підрозділів підприємства інформацію, необхідну для виконання завдань, покладених на СВФЕК підприємства, та звертатися до керівництва підприємства щодо призупинення будь-яких угод про міжнародні передачі товарів у випадках виникнення обставин, які можуть призвести до порушення законодавства України в галузі експортного контролю чи порушення прийнятих нею міжнародних зобов’язань.

Підрозділ ЕК повинний бути координуючим центром з питань експортного контролю для інших підрозділів підприємства та інформувати їх про нові нормативні акти та положення, зміни у внутрішніх процесах, коригування процесів, пов’язаних з експортним контролем тощо. Зазначена інформація повинна бути доведена до відповідних службовців якнайшвидше. Крім того, персонал підприємства повинен бути обізнаним, до кого звертатися у разі виникнення питань, що стосуються законодавства у галузі експортного контролю. Список контактних осіб підрозділу ЕК повинен бути доступний усім службовцям підприємства та регулярно повинен перевірятися керівником підрозділу ЕК та керівником підприємства, що відповідає за ЕК.

Експортний контроль є необхідним в багатьох часткових процесах, пов’язаних з діяльністю підприємства, тому, створюючи підрозділ ЕК та механізми взаємодії цього та інших підрозділів, діяльність яких має відношення до зовнішньоекономічної діяльності підприємства, керівництво підприємства повинно виходити з того, що СВФЕК єднає усі ці підрозділи, а підрозділ ЕК є координаційним центром діяльності з експортного контролю. Як правило, до зовнішньоекономічної діяльності підприємства мають відношення підрозділи, до функцій яких віднесено маркетинг продукції, економічна безпека підприємства, продаж або закупівля товарів, логістика, розроблення нового продукту, виробництво, а також фінанси.