Організація обліку інших необоротних матеріальних та нематеріальних активів

Процес документального оформлення операцій з іншими необоро­тними матеріальними активами аналогічний документуванню опера­цій з руху основних засобів. Застосовуються також ті ж самі первинні документи.

Для первинного обліку нематеріальних активів на підприємстві необхідно скористатися типовими формами первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних ак­тивів, які затверджені наказом Міністерства фінансів України від 22.11.2004 №732.

НА-1 «Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»— за­стосовується підприємствами, установами та організаціями незалеж­но від форм власності для оформлення операцій із введення в госпо­дарський оборот і використання окремих придбаних (створених) об’єктів права інтелектуальної власності.

При оформленні введення в господарський оборот об’єктів права інтелектуальної власності акт складається в одному примірнику на кожний окремий об’єкт приймальною комісією, призначеною наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу (посадо­вої особи), який здійснює керівництво підприємством.

Акт заповнюється в одному примірнику на основі технічної, нау­ково-технічної та іншої документації (ліцензійний договір, авторсь­кий договір, патент тощо), підписується головою та членами комісії, особою, відповідальною за прийняття для використання об’єкта права інтелектуальної власності.

В акті введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуа­льної власності наводиться характеристика такого об’єкта, яка міс­тить докладний його опис і порядок використання, особливості і пе­реваги, зазначаються основні якісні та кількісні показники об’єкта права інтелектуальної власності

Оформлений акт підписується головним бухгалтером та затвер­джується керівником підприємства чи особою на те уповноваженою.

НА-2 «Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелектуа­льної власності у складі нематеріальних активів»— застосовуєть­ся для аналітичного обліку об’єктів права інтелектуальної власності, а також для аналітичного обліку групи однотипних за призначенням та умовами використання об’єктів, що надійшли в одному календар­ному місяці та одній відповідальній за їх використання особі. Інвен­тарна картка ведеться в бухгалтерії на кожний об’єкт чи групу об’єктів права інтелектуальної власності, заповнюється в одному примірнику на основі «Акта введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (типова форма № НА-1).

Підставою для відміток в інвентарній картці про вибуття об’єкта права інтелектуальної власності є «Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (типова форма № НА-3).

НА-3 «Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуаль­ної власності у складі нематеріальних активів»— застосовується для оформлення вибуття таких об’єктів при їх списанні (ліквідації). Акт складається у двох примірниках комісією, призначеною наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством, підписується го­ловою та членами комісії, особою, що була відповідальною за вико­аціїкт об’єкта права інтелектуальної власності, затверджується ке­рівником підприємства чи особою на те уповноваженою.

Залишкова вартість, яка наводиться у графі 13 акта вибуття (лікві­дації) об’єкта права інтелектуальної власності, визначається за даними бухгалтерського обліку на останнє число місяця вибуття такого | об’єкта як різниця між первісною вартістю і сумою нарахованої амортизації за період корисного використання.

У рядку «Правові умови вибуття (ліквідації) об’єкта права аціїкт­туальної власності з господарського обороту» зазначаються причини вибуття (закінчення строку дії: майнових прав інтелектуальної влас­ності, договору на використання майнових прав інтелектуальної власності, зберігання інформації щодо об’єктів права інтелектуальної власності як комерційної таємниці, ліцензійного договору; достроко­ве припинення ліцензійного договору тощо).

Перший примірник акта передається до бухгалтерії, другий зали­шається у особи, що була відповідальною за використання об’єкта права інтелектуальної власності.

НА-4 «Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»— складається в одно­му примірнику для оформлення даних інвентаризації окремо за кож­ним місцезнаходженням об’єктів права інтелектуальної власності та за кожною особою, відповідальною за використання об’єктів права інтелектуальної власності. В інвентарний опис включається кожний окремий об’єкт права інтелектуальної власності.

При складанні інвентаризаційного опису особа, відповідальна за використання об’єктів права інтелектуальної власності, дає розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові до­кументи передані бухгалтерській службі і всі об’єкти права інтелек­туальної власності, одержані для використання і зберігання, оприбут­ковані, а ті об’єкти, що вибули (ліквідовані), списані.

При інвентаризації об’єктів права інтелектуальної власності їх на­явність установлюється або за документами, що були підставою для оприбуткування, або додатково за документами, якими оформлені (тобто підтверджуються) майнові права.

При інвентаризації об’єктів права інтелектуальної власності до ац­вентаризаційного опису вписуються такі дані: назва, характеристика, первісна вартість, сума зносу, дата придбання, термін корисного ви­користання. При цьому перевіряється обґрунтованість сум.

При виявленні об’єктів права інтелектуальної власності, що не прийняті до обліку, інвентаризаційна комісія повинна включити їх до - інвентаризаційного опису із зазначенням необхідних даних.

Інвентаризаційний опис підписується всіма членами інвентариза­ційної комісії та особою, відповідальною за використання об’єктів права інтелектуальної власності. При цьому особа, відповідальна за використання об’єктів права інтелектуальної власності, підтверджує, що перевірка цих об’єктів відбулася в її присутності, що вона не має до членів комісії ніяких претензій та що вона приймає на відповіда­льне зберігання перелічені в описі об’єкти права інтелектуальної вла­сності.

Оформлений інвентаризаційний опис передається до бухгалтерсь­кої служби підприємства для заповнення даних про кількість, вартість об’єктів права інтелектуальної власності і суму накопиченої аморти­зації за даними бухгалтерського обліку.

Перед складанням звіряльної відомості та визначенням результатів інвентаризації бухгалтерія підприємства проводить перевірку всіх підрахунків в інвентаризаційному описі. В описі робиться відповідна відмітка щодо перевірки даних опису за підписом особи, яка прово­дила перевірку. Виявлені помилки у підрахунках мають бути виправ­лені і завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії та осо­би, відповідальної за використання об’єктів права інтелектуальної власності.

У разі виявлення розходжень (нестач, надлишків) між даними бух­галтерського обліку і даними інвентаризаційних описів бухгалтером підприємства складається звіряльна відомість. Звіряльна відомість підписується бухгалтером підприємства і після перевірки інвентари­заційною комісією правильності складання звіряльної відомості під­писується керівником інвентаризаційної комісії та особою, відповіда­льною за використання об’єктів права інтелектуальної власності, яка ознайомлюється з результатами звіряння.

Відносно нестач і надлишків інвентаризаційна комісія додає до звіряльної відомості письмові пояснення осіб, відповідальних за ви­користання та зберігання об’єктів права інтелектуальної власності. Результати інвентаризації оформляються протоколом, до якого вклю­чаються висновки та пропозиції щодо врегулювання інвентаризацій­них розходжень.

Протокол інвентаризаційної комісії підлягає у п’ятиденний строк з дати його оформлення розгляду керівником підприємства та прийн­ац ним рішення щодо висновків і пропозицій інвентаризаційної ко­місії. Звіряльна відомість разом з протоколом інвентаризаційної комі­сії і рішенням керівника підприємства передається до бухгалтерської служби, яка вносить до неї дані про прийняте рішення щодо врегулю­вання розходжень.

Розглянемо порядок заповнення первинних документів на прикладі.

Приклад.На підприємстві ТОВ «Олена» власними силами було створено нематеріальний актив — винахід, а саме спосіб виробництва печива. Витрати на створення винаходу становили 10 000 грн. Для документального оформлення активу в господарський оборот склада­ється форми НА-1 «Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» та НА-2 «Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелектуальної влас­ності у складі нематеріальних активів».

З особливостей заповнення акта введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності слід відмітити наступні:

—у графі «Найменування та номер документа, що підтверджує майнові права на об’єкт права інтелектуальної власності», зазначаєть­ся номер патенту (деклараційного патенту) на винахід, деклараційно­го патенту на корисну модель, патенту на промисловий зразок, номер свідоцтва на знак для товарів і послуг, номер авторського свідоцтва тощо;

—у графі «Дата виникнення права» зазначається дата підписання договору, дата пріоритету, дата створення твору тощо;

—у графі «Власник об’єкта права інтелектуальної власнос­ті» зазначається власник майнових прав на об’єкт права інтелектуа­льної власності, свідоцтва, авторського права тощо, який може вико­ристовувати об’єкт права інтелектуальної власності на власний роз­суд, має право давати дозвіл (видавати ліцензію) на використання та передавати право власності на об’єкт права інтелектуальної власності іншій особі на підставі договору;

—у рядку «Правові умови введення об’єкта права інтелектуальної власності в господарський оборот» зазначається назва документації, згідно з якою об’єкт права інтелектуальної власності вводиться в гос­подарський оборот (назва та номер документа, що підтверджує вве­дення такого об’єкта в господарський оборот (договір на використан­ня майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійний договір то­що);

—у рядку «документ, який підтверджує вартість об’єкта права ац­телектуальної власності» вказується повна назва акта оцінки, номер та дата складання акта.

Щодо інвентарної картки :

—у рядку «Повна назва об’єкта права інтелектуальної власності із зазначенням реквізитів» вказується назва об’єкта права інтелектуаль­ної власності та назва документації, на підставі якої такий об’єкт вве­дено в господарський оборот підприємства (договір на використання майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійний договір тощо);

—у графі «Код субрахунка бухгалтерського обліку об’єкта права інтелектуальної власності» зазначається код субрахунка бухгалтерсь­кого обліку;

—у розділі «Характеристика об’єкта права інтелектуальної влас­ності за призначенням» наводяться лише основні, притаманні цьому об’єкту ознаки або властивості. У випадку обліку групи об’єктів пра­ва інтелектуальної власності основні показники, що характеризують такі об’єкти, наводяться не за кожним об’єктом окремо, а в цілому за всією групою об’єктів права інтелектуальної власності, що врахову­ються в інвентарній картці.