Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов проводится по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.д., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления. Они могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов определяются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, если срок исполне­ния документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется, т.е. проставляются новый срок, дата изменения и подпись, и вносится в регистрационную форму - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Ответственным исполнителем является первый в списке. Он отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Система контроля исполнения осуществляет:

· учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

· контроль за сроками исполнения;

· проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;

· учет и отчетность о результатах исполнения;

· оценку исполнительской дисциплины.

Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.).

Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах исполнения осуществляются контрольной службой (группой контроля).

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка оформляется только на ответственного исполнителя.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации.

На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).

Первый экземпляр контрольной карточки остается в группе контроля, а второй (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом.

Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам — согласно ожидаемым датам получения ответов. При этом контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.

Картотеку следует ежедневно просматривать и информировать исполнителей (руководителей) о приближении (истечении) сроков исполнения. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за два-три дня до истечения установленных сроков.

Свидетельством исполнения документа (поручения) может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается в карточке.

Карточка с материалами, характеризующими исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд не исполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.

Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений.