Понятие документооборота и его основные этапы

Организация документооборота:

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в те­кущей деятельности учреждения.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации;

Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) и выполняет по существу все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель — обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.

Для оценки и анализа документооборота применяют качественные и количественные показатели.

Качественные показатели:

· используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);

· организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);

· особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).

Количественные показатели:

• объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);

· удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте;

· плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;

· физический объем конкретного документа — размер его текста;

· продолжительность документооборота — скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа.

Для рациональной организации документооборота следует руководствоваться рядом принципов:

Прямоточностъ предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без «петель» и возвратных перемещений.

Непрерывность подразумевает непрерывную подачу документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.

Ритмичность означает равномерность движения пото­ков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмичным, если нарушена непрерывность движения.

Параллельность предполагает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа - сократить время прохождения документа.

Пропорциональность подразумевает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов.

Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях — направлении, распределении, согласо­вании, подписании и других — необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.

Среди методов совершенствования документооборота можно выделить две группы: сокращение объема документооборота и совершенствование технологии документооборота.

Методы сокращения объема документооборота:

Унификация и стандартизация документов

Совершентсвование законодательства, повышение качества документируемых решений

Повышение качества подготовки и оформления документов, уменьшение физического объема документов

Применение практики бездокументного решения вопросов

Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке

Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации

Методы совершенствования технологии документооборота:

Разработка моделей документооборота в государственных органах и организациях

Составление маршрутных карт технологического процесса

Разработка рациональных схем документооборота

(оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.)