Обработка входящих и исходящих документов

Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. (далее - канцелярия).

Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установле­ния адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случаях повреждениякорреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй — остается в канцелярии.

Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «Лично».

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

· дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

· на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;

· дата документа существенно отличается от даты его получения;

· в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после его использования подшивается вместе с ним в дело.

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного доку­мента.

При отсутствии в конвертах приложений, листов отправителю сообщают об этом по телефону или посылают запрос, а на документе ставят отметку «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта; проверка правильности его оформления секретарем; согласование проекта; подписание руководителем; регистрация, включающая простановку индекса; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа разрабатывается исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалиста­ми и завизирован.

Подготовленный проект передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых разрабатывался проект.

Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).

Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки: один экземпляр помещается в справочную, второй — в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание.

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс, который содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например 05-10/53. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

Регистрация документов, их последующая обработка и отправка проводятся, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде, полностью оформленные, при необходимости — с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль).

В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, изготовленными типографским способом.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель указывает свою фамилию и проставляет дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям по сохранности носителей и записанной на них информации. При этом прилагается копия сопроводительного письма, подшиваемая в дело на общих основаниях.