Унификация и стандартизация управленческой документации
Под унификациейв широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокращение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации- создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документовбудет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.
Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковы.
Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.
Основные задачи совершенствования содержания документа:
1) при унификации:
отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;
2) при стандартизации:
установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ. В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.
Основными задачами совершенствования форм документовследует считать: при унификации:
• целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.
при стандартизации:
• формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандарты на документ должны способствовать унификации управленческой документации в организациях, организация централизованного выполнения бланков - созданию возможности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.
Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:
1) стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. При этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;
2) стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;
3) стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).
Правовая сила стандартов:
Стандарт – это технический нормативный правовой акт (по Закону «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»). Закон «О техническом нормировании и стандартизации» гласит, что государственный стандарт «является добровольным к применению». Эта норма была включена в Закон для того, чтобы соответствовать международным стандартам в данной сфере. Однако фактически стандарты являются обязательными к применению, в частности, в области делопроизводства невыполнение требований государственного стандарта влечет за собой административную ответственность (КоАП Республики Беларусь 2003 г.).
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В Главном архиве древних актов в Варшаве находится книга Польской коронной канцелярии, содержащая образцы разных формуляров (Formularium).
В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.
Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации документов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:
1) упорядочение форматов бумаг;
2) разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры других наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х годов закрыт, а работники репрессированы). Проектируя формы документов, они учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распространения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол заседания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);
3) выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разновидностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).
Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в середине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов - унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств, ведомств, НИИ. Методика унификации и стандартизации складывается на базе накопленного отечественного и зарубежного опыта.
Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение метод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели -формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан комплекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации.
Дата добавления: 2016-07-22; просмотров: 5156;