Коммуникационные и коммерческие данные

В состав реквизита "Коммуникационные и коммерческие данные" входят номера телефонов, телексов, факсов, код автоматической междугородной телефонной связи, адрес электронной почты и WWW-страницы (если есть), наименование банка, номер счета в банке и др.

При оформлении этого реквизита на бланке указывается общий номер телефона справочной службы, секретариата, канцелярии, приемной и т.д. Данные о номере счета в банке должны содержать все сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные данные.

Справочные реквизиты коммуникационных и коммерческих данных располагаются только на бланке письма;

10. название вида документа

Реквизит "Название вида документа" должно соответствовать видам документов, используемым в унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма название вида документа не указывается;

11. дата

Все служебные документы датируются и индексируются.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документами.

Основной датой документа является дата его подписания, принятия, утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе (для протоколов, актов и некоторых других документов).

Датой принятия постановления, издания распоряжения считается дата его подписания руководителем организации ФПБ.

Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой отправки.

Для ряда официальных документов существуют также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документов. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата проставляется при оформлении ссылки на индекс и дату входящего документа, грифа согласования, визы, грифа утверждения, резолюции, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, а также при заверении копии, переносе данных на машинный носитель.

Дата подписания (принятия) документа и индекс наносятся на специально отведенном на бланке месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.

Даты в документах оформляются двумя способами:

9 января 2006 г. или 09.04.2006 (год - четырьмя цифрами).

Первый способ применяется преимущественно при указании дат в тексте финансовых документов, а также в нормативных правовых актах, второй - при датировании документов после подписания, утверждения, согласования, а также в реквизитах "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель".

Дата оформляется без кавычек.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число проставляется руководителем, подписавшим документ.

Даты и индексы должны приводиться в одной строке;

12. регистрационный индекс

Регистрационный индекс документа - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке рядом с датой.

Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в канцелярии, по личному составу - в отделе кадров, бухгалтерские документы - в бухгалтерии и т.д.

Обязательным элементом реквизита "Регистрационный индекс" является его порядковый номер в течение года с января по декабрь.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным индексом структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшиты документ или копия отправленного документа. Например, 12-34/89, где 12 - индекс структурного подразделения (например, отдел кадров), 34 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа;

13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего
документа

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка входящего (инициативного) документа, на который пишется ответ, и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию входящего (инициативного) документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что, писали и полностью ли учтены просьба или предложение.

При подготовке ответов следует указывать индекс и дату документа, на который дается ответ, под датой и номером исходящего документа.

Например:

10.02.2005 № 07-6/12

На №02-16/381-4 от 24.01.2005

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо);

14. место составления или издания

Реквизит "Место составления или издания" располагают на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс".

Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь;

15. гриф ограничения доступа к документу

Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" размещается в правом верхнем углу документа, т.е. в заголовочной части документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения", но не выше наименования организации на бланке.

Грифы ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" (официальный), "Не подлежит оглашению", "Не для печати", "Конфиденциально" проставляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь и располагаются всегда на первом листе документа без кавычек.

Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Например: Для служебного пользования

Экз. № 2

Если документ имеет ограничения доступа, на нем указывается место нахождения каждого экземпляра. На обратной стороне последнего листа в правой нижней части проекта документа делается запись с указанием адресатов, которым направлены соответствующие экземпляры документа с грифом ограничения доступа.

Например:

Экз. № 1 - В дело. Подпись. 03.10.2005

Экз. № 2 - В ФПБ. Подпись. 04.10.2005

16. адресат

Реквизит "Адресат" используется преимущественно в различных формах
переписки. Поэтому важным является знание порядка адресования документа.
Адресование указание получателя предназначаемой документной информации, производится на документах, отправляемых в другие организации, представляемых руководству и передаваемых в структурные подразделения.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" наименование организации, структурного подразделения, должности, фамилия с инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации - должна печататься в правом верхнем углу страницы флаговым способом.

Реквизит "Адресат" максимально может состоять из следующих составных частей: наименование организации, указание должности получателя, фамилии и инициалов.

При оформлении реквизита "Адресат" на документах, направляемых организациям, их названия указываются в именительном падеже.

Например: Могилевское областное

объединение профсоюзов

Допускается адресование документов конкретному должностному лицу. В этом случае наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже.

Например:

Могилевское областное

объединение профсоюзов

Заведующему финансово-

экономическим отделом

Столярову М.В.

Если документ адресуется непосредственно руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Например: Председателю Могилевского областного

объединения профсоюзов

Чиканову Л.Г.

Конкретному лицу документ адресуют в тех случаях, когда отправитель уверен, что именно это лицо должно быть ознакомлено с его содержанием.

Под наименованием адресата должен указываться его полный адрес: улица, номер дома без знака "№" и сокращенного слова "дом" (д.), почтовый индекс, город, область (государство). Адрес не проставляется на документах, направляемых в Федерацию профсоюзов Беларуси, республиканские органы отраслевых профсоюзов, областные (Минское городское) объединения профсоюзов, а также постоянным корреспондентам Республики Беларусь.

При отправке документов за пределы республики обязательно указывается полный адрес с названием страны ниже основного адреса.

Например: Директору Всероссийского научно-

исследовательского института

документоведения и архивного дела

Ларину М.В.

ул. Профсоюзная, 82

117393, г. Москва-393

Российская Федерация

При рассылке документов нескольким однородным организациям адрес может быть обозначен обобщенно. При отправке документов адресатам прилагается на отдельном листе список с наименованием республиканских органов отраслевых профсоюзов и их почтовым адресом.

Например: Республиканские органы

отраслевых профсоюзов

(по списку)

Адресование документов гражданам осуществляется в соответствии с почтовыми правилами: вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем его полный почтовый адрес: улица, номер дома с сокращенным словом "дом" - д., номер квартиры с сокращенным словом "квартира" - кв., почтовый индекс, город, область (государство).

Например: Иванову И.И.

ул. Красная, д. 3, кв. 48

220113, г. Минск-113

Документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан.

Справки, докладные записки, подготовленные работниками организации ФПБ, адресуются должностному лицу с обязательным указанием его должности.

Например: Заместителю председателя Могилевского

областного объединения профсоюзов

Исаченко Т.Н.

17. гриф утверждения

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является его утверждение.

Утверждение документа производится посредством применения грифа "УТВЕРЖДАЮ" или издания соответствующего распорядительного документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Брестского областного

объединения профсоюзов

(Подпись) Н.И.Басалай

17.01.2006

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", заголовка распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановление Президиума Совета

Федерации профсоюзов Беларуси

27.10.2005 №178

Резолюция

Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой. Резолюция состоит из текста, подписи и даты. Резолюция должна содержать решение вопроса, а не порядок его подготовки.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других.

Резолюция переносится работником, ответственным за ведение делопроизводства, в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции;

Заголовок к тексту

Составной частью документа является заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся необходимым элементом любых

документов, выполняемых на бумаге формата А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на бумаге формата А5.

Заголовок не составляется к телеграммам.

Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" ("об") и должен отвечать на вопрос "о чем?" (например: "Об установлении...", "Об утверждении...", "О предоставлении...", "О мерах...", "Об увеличении...", "О ходе...").

В протоколах, актах, правилах, инструкциях заголовок чаще всего отвечает на вопросы "кого?" или "чего?" (например: протокол - заседания президиума, акт - приема дел, правила - трудового распорядка, инструкция - главного специалиста и др.).

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

Заголовок составляется специалистом, готовившим документ, и размещается в левом верхнем углу документа над текстом, что значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как, не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение;

20. отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" или слово "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может быть нанесена штемпелем или написана от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется;

21. текст

Текст является основным реквизитом формуляра документа.

Текст должен быть правильно составлен. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

Текст документа не должен отражать никаких субъективных эмоций составителя. В нем должна содержаться исключительно фактографическая информация, тон изложения в документе должен быть нейтральным.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную убедительно, кратко, без сложных грамматических построений.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

разных понятий (терминов) в одном и том же смысле;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов;

аббревиатур, кроме общеизвестных;

ненормативной лексики.

Перечисляемые в тексте фамилии (список, состав делегаций), географические наименования или административно-территориальные единицы, как правило, располагаются в алфавитном порядке.

Текст документа может подразделяться на пункты, которые могут объединяться в главы и разделы.

Пункты документа основные структурные элементы документа, содержащие законченные положения. Они обозначаются арабскими цифрами с точкой и названия не имеют.

Главы документа - структурные элементы документа, объединяющие в себе его пункты. Они, как правило, обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется строчными буквами и размещается в левой части строки. В случаях, когда главы документа незначительны по объему, допускается не обозначать их номерами.

Разделы документа - структурные элементы документа, объединяющие его главы. Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.

Пункты документа могут включать в себя абзацы, подпункты и части. В случаях, когда текст документа не подразделяется на пункты, он состоит из абзацев и частей.

Абзац часть текста, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме первого абзаца, который заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается точкой.

Подпункты - абзацы, являющиеся составной частью пункта и обозначаемые несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.

Часть состоит из абзаца (нескольких абзацев) и представляет собой смысловое единство. Она начинается, как правило, с прописной буквы и заканчивается точкой. В случае если часть состоит из нескольких абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой, кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой. Если часть является структурным элементом пункта или подпункта, то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после которых следует строчная буква.

Нумерация разделов, глав, пунктов должна быть сквозной для всего документа.

Нумерация структурных элементов должна быть единообразной для всего документа.

Использование в документах структурных элементов с несвойственными им цифровыми или иными обозначениями допускается в исключительных случаях и при наличии в документах специальных оговорок.

Отдельными структурными элементами текста документа могут быть подстрочные примечания к нему. Подстрочные примечания используются в тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не могут быть помещены в текст пункта.

Текст документа (постановления, приказа, докладной записки и др.), как правило, должен состоять из двух основных частей: в первой - указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется изложить основание или причины составления документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

Текст документа может содержать только заключительную часть: постановление, приказ - постановляющую часть без констатирующей, письмо - просьбу без пояснений и т.п.

В справках приводится только информация (без выводов и предложений). Этим они отличаются от докладных записок. По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми (оформленными в виде таблицы).

Текст пунктов распорядительного документа начинается с глагола в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и предписываемых действий (например: "Поручить организации...") или с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме (например: "Финансово-экономическому отделу (М.В.Столяров) предусмотреть...").

Если в пункте распорядительного документа не предусматривается определенный исполнитель, то он начинается с глагола в неопределенной форме (например: "Установить...", "Утвердить...", "Считать...", "Образовать...", "Предоставить...").

Структура распорядительного документа должна обеспечивать последовательное изложение его сути, начиная с наиболее существенных пунктов и переходя к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, чтобы обеспечить комплексное и законченное освещение каждого вопроса.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.) либо содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (например: "Организация осуществляет...", "Главный технический инспектор труда имеет право...", "Комиссия установила...", "Комиссия предлагает...", "Институт разработал...", "В состав названного управления входят...").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица

множественного числа ("Просим включить в план...", "Направляем на заключение...", "Сообщаем, что...").

Если в тексте проекта документа требуется неоднократно указать наименование профсоюзного органа либо иной организации ФПБ, а равно если неоднократно употребляется то или иное понятие, выражаемое группой слов, то наименование этого органа (организации) или понятие при первом упоминании

полностью, при этом в скобках в именительном падеже указывается сокращенное наименование (условное обозначение), которым оно обозначается в дальнейшем.

В текстах документов, которые не рассылаются (не направляются) за пределы организации, допускается использование сокращенных наименований членских организаций, организаций, созданных на основе профсоюзной собственности. В случаях, предусмотренных в настоящем абзаце, в качестве сокращенных наименований юридических лиц используются приводимые в их уставах (положениях) сокращенные наименования.

В заголовках документов и в реквизите "адресат" наименования юридических лиц приводятся полностью.

В документе, как правило, должны быть определены реальные сроки исполнения, для обозначения которых необходимо использовать конкретные даты (например: "до 01.07.2005", "к 01.10.2005").

В случаях, когда невозможно точно определить дату предполагаемого подписания (принятия) документа, либо начало предписываемого действия предваряет другое обстоятельство с неопределенным сроком, допускается указание сроков исполнения применительно ко дню подписания (издания) документа либо наступления требуемого обстоятельства (например: "в десятидневный срок", "не позднее пяти дней с момента утверждения акта").

В тексте телеграммы по возможности опускаются союзы, предлоги, местоимения, если при этом не искажается содержание. Цифровые данные во избежание искажения пишутся словами. Знак "№" обозначается: "НР". Исправления и переносы слов не допускаются;

22. отметка о наличии приложения

Приложения к документам могут быть трех видов:

утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (постановлениями, приказами, распоряжениями);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительными письмами или другими документами.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (указание вида, наименование, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

Документы, утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую силу только с момента санкционирования их соответствующим распорядительным органом. Формулируется эта санкция в распорядительном документе. Например: "Утвердить прилагаемое Положение о..." или "Одобрить мероприятия... (прилагаются)".

На прилагаемом документе в этих случаях делается надпись, свидетельствующая об его утверждении, одобрении или введении в действие.

Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу частью распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, ведомостей и т.п. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается при помощи слова "согласно", употребляемого с существительным в дательном падеже (например: "согласно приложению", "согласно указаниям").

Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака "№" (например: "согласно приложению 2", "Приложение 3 к ...").

При нумерации нескольких приложений следует писать: "согласно приложениям 1 - 4", а не "согласно приложениям 1,2,3 и 4".

При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом основного документа (до реквизита "подпись") делается отметка: "Приложение".

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они повторно не именуются.

Например:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка об использовании оборудования на 5 л. в 2 экз.

2. Перечень оборудования на 10 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом:

Приложение: письмо Минэкономики от 22.10.1996 № 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

23. подпись

Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными правовыми актами.

В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) может содержать только инициал имени и фамилию лица, подписавшего документ.

При оформлении подписей документов (в том числе и распорядительных), выполненных на используемых в организации бланках, наименование должности допускается в сокращенном виде.

Например:

Председатель Т.В.Иванов

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Председатель Витебского областного

объединения профсоюзов В.И.Фурсов

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

Подпись инициалы, фамилия

Подпись инициалы, фамилия

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Например:

Председатель подпись инициалы, фамилия

Секретарь подпись инициалы, фамилия

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом или несколькими лицами, если они несут ответственность за содержание этого документа (акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций, и др.). Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, или на одном уровне, если документ подписывается должностными лицами одного ранга.

Не допускается подписание документов с проставлением предлога "за" или черты перед наименованием должности;

24. гриф приложения

Реквизит "Гриф приложения" состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.

Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые связывают его с основным документом. На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается отметка, указывающая, к какому документу относится приложение.

Например: Приложение

к постановлению Президиума Совета Федерации профсоюзов Беларуси

30.02.2006 №35

25. гриф согласования

Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.

Гриф согласования проставляется ниже текста и реквизита "Подпись", включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности, подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласован, дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель Гродненского областного объединения профсоюзов

Подпись И.И.Гайдукевич 03.09.2005

Если согласование производится с коллегиальным органом или профсоюзным комитетом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ... 10.05.2006 №4

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования может оформляться следующим образом:

Лист согласования

проекта Соглашения об общих принципах сотрудничества

Заполненный лист согласования подписывается и датируется в соответствующей организации, затем прилагается к проекту документа. При наличии замечаний по тексту документа гриф согласования не подписывается;

26. визы

Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа.

Проекты документов, представляемые на подпись, должны быть завизированы. В состав визы входят личная подпись, ее расшифровка и дата визирования.

Проекты постановлений, распоряжений, приказов и проекты других документов (письма, справки, докладные записки), а также текстовые приложения к ним до представления на подпись должны быть завизированы (в порядке очередности) работником, готовившим данный проект, руководителем структурного подразделения, осуществляющего подготовку проекта, юристом (иным уполномоченным работником).

Нетекстовые приложения визируются работником, готовившим проект, и руководителем структурного подразделения на оборотной стороне последнего листа.

Исполнитель визирует многостраничный текст проекта документа и нетекстового приложения на оборотной стороне каждого листа.

Визы проставляются ниже реквизита "подпись" на лицевой, а при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

Фамилии и инициалы визирующих документ должностных лиц печатаются после слова "Визировали" и располагаются в порядке, обратном установленному порядку визирования документа.

Например:

Визировали:

В.В.Гарунович (подпись, дата)

С.Н.Кухарчик (подпись, дата)

Г.В.Калиновская (подпись, дата)

Проект постановления, распоряжения или приказа после переноса на бланк визируется исполнителем на оборотной стороне каждого листа. Визы других должностных лиц на бланк документа не переносятся.

Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в структурных подразделениях. Визы проставляются на последнем листе документа, ниже реквизита "подпись" в приведенном выше порядке.

Если в процессе согласования и визирования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

В случае несогласия с содержанием проекта визирующее лицо обязано завизировать документ с примечанием: "См. замечания", изложить замечания в письменной форме в виде докладной записки с точно сформулированным предложением или мотивированным возражением, которая прилагается к проекту документа.

27. печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

Печать проставляется на документах, требующих особого удостоверения их юридической силы: на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, на договорах, финансовых документах, на актах выполнения работ, приема-передачи оборудования и др., а также в иных случаях, специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи;

28. отметка об исполнителе

На каждом экземпляре подготовленного на подпись документа должны быть указаны (шрифт размером 9) на нижнем колонтитуле лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа следующие реквизиты: фамилия работника, составившего проект документа, номер телефона. Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла, первая буква фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, которые размещаются ниже "Отметка об исполнителе".

Например:

Сидорович 222 90 17

П 2, 06.09.2005

29. отметка о заверении копии

При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", с новой строки наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, а затем неосновную печать ("Для документов", "Канцелярия").

Например:

Верно

Начальник отдела кадров Подпись Печать И.М.Петрова

05.06.2006

30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Данная отметка заполняется исполнителем и подписывается руководителем подразделения организации, в котором исполнен документ, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа;

31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)

Реквизит "Отметка о поступлении" располагается в нижней правой части первого листа документа. Включает наименование организации, индекс входящего документа и дату, при необходимости может дополняться указанием времени.

32. отметка о переносе данных на машинный носитель

Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель" располагается на нижнем поле первого листа документа.

Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель" включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.