Важные моменты проведения инвентаризации

На начальном этапе инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия, прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, обязана:

• опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

• проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

• получить от материально ответственного лица на момент инвентаризации последние реестры приходных и расходных документов или последний отчет (товарный отчет) о движении материальных ценностей и денежных средств.

Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия активов и обязательств в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавший – в их сдаче.

До начала проверки фактического наличия приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» дата», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и поступившие под их ответственность ценности оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки берутся у лиц, имеющих подотчетные суммы или доверенности на получение ценностей.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В отчет не включены». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению — членов комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя, главного бухгалтера и председателя инвентаризационной комиссии в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению членами комиссии.

Товары, подготовленные к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, должны быть распакованы и внесены в опись. Одновременно на всех экземплярах товарно-транспортных накладных или других документов об этом делается отметка. Если инвентаризация проводится внезапно, то все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии членов рабочей инвентаризационной группы. Инвентаризация имущества и средств в расчетах производится по каждому их местонахождению и материально-ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного их пересчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

При подготовке к плановым инвентаризациям товарно-материальные ценности заблаговременно или в присутствии инвентаризационной комиссии должны быть сгруппированы, рассортированы наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета количества.

Подсчет товарно-материальные ценностей по месту их хранения в помещении (помещениях) осуществляется последовательно, в порядке расположения ценностей. Если место хранения состоит из нескольких помещений, то могут создаваться из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (если их несколько) отдельные бригады для параллельного подсчета ценностей, в целях ускорения инвентаризации. Измерение, взвешивание и пересчет товарно-материальных ценностей при инвентаризации производится материально ответственными лицами с участием членов инвентаризационной комиссии, которые проверяют правильность подсчета, взвешивания и измерения ценностей. При инвентаризации мелкопартиооных товаров, находящиеся в розничных торговых объектах в не распакованном виде, но в малом количестве, должно производится вскрытие упаковок (ящиков, бочек, коробок, мешков) и фактическая проверка ценностей по количеству и качеству. В крупных торговых объектах значительные партии упакованных товаров могут инвентаризироваться путём подсчета упаковочных мест хранения и определения количества товаров по маркировке или документам поставщика. При этом выборочно распаковывается и проверяется часть упаковочных мест. Ценности, находящиеся в неповрежденной упаковке, т. е. в целых пронумерованных кипах, ящиках, бочках, проверяются по спецификации или маркировке на таре. По ценностям, которые при распаковке не могут подвергнуться порче или понижению качества, комиссия обязательно проводит выборочную проверку (не менее 10 %), делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в описи. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными спецификации или маркировки, то комиссия обязана провести полную проверку наличия ценностей.

Определение массы (объема) ценностей, хранящихся навалом, допускается производить на основании обмеров (отвесов) и технических расчетов. При этом акты обмеров, ведомости отвесов подписываются членами комиссии и материально-ответственными лицами.

Данные о фактических остатках материальных ценностей записываются в инвентаризационную опись (ф. Инв-3), которую составляют в двух или трех (при смене материально-ответственных лиц) экземплярах. Описи оформляют отдельно по каждому материально-ответственному лицу или месту хранения ценностей. В процессе заполнения описи ведется взаимная сверка каждой страницы описи, в случае ошибки (расхождения) проводится проверка ценностей. Наименование ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи подписываются всеми членами рабочей комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий нет и перечисленные в описи ценности принимаются на ответственное хранение. В случае смены материально-ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, лицо, сдавшее ценности, — в их сдаче.

Если инвентаризация проводилась без материально-ответственных лиц (бригадира), а также после стихийных бедствий, краж и ограблений, то описи подписываются представителем административных органов, который включается в этих случаях в состав инвентаризационной комиссии.

Ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение, оформляются отдельной инвентаризационной описью (ф. Инв-5), а находящиеся в пути – актом инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (ф. Инв-6).

Не законченная в течение одного дня инвентаризация завершается в последующие дни. В этом случае помещение, где хранятся ценности, опечатывается. Пломбир на все время работы инвентаризационной группы хранится у ее руководителя, а описи — в закрытом помещении в несгораемом ящике или шкафу под замком.

Описи могут быть заполнены вручную или оформлены на ЭВМ. При заполнении описей ручным способом используются шариковые ручки или чернила.

На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог ценностей в натуральных показателях, записанных на странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т. д.) эти ценности отражены.

Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Если допущены ошибки, исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами группы, проводившими инвентаризацию, материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки должны быть прочеркнуты.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Перед началом работы склада (кладовой, торговой точки), после завершения инвентаризации, администрация организации должна принять меры к проведению контрольной инвентаризации. Контрольная инвентаризационная комиссия, совместно с материально-ответственным лицом и основной комиссией, в выборочном порядке обязана провести дополнительные контрольные проверки наличия ценностей с составлением Акта контрольной проверки правильности проведения инвентаризации и регистрацией в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Контрольные проверки позволяют повысить качество инвентаризаций и добиться правильности включения в опись фактических остатков материальных ценностей. Контрольными проверками охватывается не менее 10-15 % общего числа инвентаризируемых ценностей.

Контрольные инвентаризации планируются заранее. План контрольных проверок составляется в организациях ежеквартально, а его выполнение контролируется в специальной книге. Контрольные проверки проводятся по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия структурной единицы после инвентаризации. На имя лица, осуществляющего контрольную проверку, руководитель организации выписывает распоряжение.

Лицо, осуществляющее проверку, предъявляет распоряжение председателю инвентаризационной комиссии, последний вручает проверяющему первый экземпляр описи. Контролёр в присутствии комиссии производит подсчет (на выбор) в натуральном выражении остатков ценностей и сверяет их с записями в инвентаризационной описи. Результаты проверки оформляются актом.

Акт составляется в двух экземплярах, один вместе с инвентаризационной описью сдается в бухгалтерию, второй хранится у материально-ответственного лица. В акте указываются наименование проверяемых ценностей, их количество по инвентаризационной описи и количество фактически оказавшихся при контрольной проверке. Одновременно с проверкой фактического наличия товаров проверяются правильность оформления инвентаризационной описи, наличие виз на документах и отчетах. Если при контрольной проверке не обнаружено расхождений между данными об остатках ценностей, отраженных в инвентаризационной описи, и фактическим их наличием, то инвентаризируемый объект может быть открыт для работы. В случае выявления значительных расхождений с данными инвентаризационной описи назначается состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации. Наряду с этим руководитель организации рассматривает вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии за допущенные нарушения в проведении инвентаризации.

По окончании инвентаризации председатель инвентаризационной комиссии (совместно с руководителями инвентаризационных бригад), если необходимо, составляет протокол, в котором отражает результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. В протоколе указываются наличие неиспользуемых и разукомплектованных основных средств, неиспользуемых товарно-материальных ценностей, время их изготовления и поступления в хозяйство. Такие ценности записываются в отдельные инвентаризационные описи и в местах хранения размещаются обособленно. На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе каждой рабочей группы указываются причины порчи ценностей и виновные лица (с которых беруться письменные объяснительные), а также выводы и предложения по выявленным недостаткам, зачету недостач и излишков, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

Все материалы проверок и протоколы председателя и руководителей инвентаризационных бригад представляют на рассмотрение руководителю организации. Руководитель организации несёт ответственность за правильность и своевременность проведения инвентаризаций. Он обязан рассмотреть результаты инвентаризации в сжатые сроки. Главный бухгалтер обязан тщательно контролировать соблюдение положений, изложенных в методических указаниях, по проведению инвентаризации и при необходимости оказывать помощь инвентаризационной комиссии.

Одновременно с инвентаризацией бухгалтерия хозяйства обязана проверить записи по всем балансовым счетам на основе последней отчетности материально ответственных лиц.