Документальное оформление результатов инвентаризаций

Результаты инвентаризации ценностей (недостачи, излишки) должны сообщаться рабочей комиссией сразу же после инвентаризации и до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. При выявлении крупной недостачи ценностей комиссия должна закрыть и опечатать помещение и немедленно доложить об этом руководителю организации для принятия необходимых мер.

По окончании инвентаризации описи передаются председателем инвентаризационной комиссии:

• первый экземпляр – главному бухгалтеру или бухгалтеру, ведущему учет товарно-материальных ценностей;

• второй экземпляр – материально-ответственному лицу (бригадиру при коллективной материальной ответственности) под расписку на первом экземпляре;

• третий экземпляр (если оформляется при передаче ценностей) – материально-ответственному лицу, принимающему ценности.

Получив описи, бухгалтер передает их работникам, осуществляющим контроль за ценами. Последние проверяют цены и делают об этом отметку (подпись) на каждой странице описи. Затем опись вручается бухгалтеру, ведущему учет материалов (товаров). Бухгалтер проводит тщательную проверку правильности таксировки и всех подсчетов, приведенных в инвентаризационной описи. Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены. На последней странице инвентаризационной описи также должны быть сделаны отметки о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

После проверки описей бухгалтер выводит окончательный результат инвентаризации. Для своевременного и правильного установления результатов инвентаризации ценностей к моменту ее завершения работники бухгалтерии должны выполнить подготовительную работу:

• проверить, обработать и записать в учетные регистры все представленные материально-ответственным лицом отчеты;

• обеспечить сверку данных количественного суммового учета материалов со складским учетом, оформив его актом;

• сверить данные аналитического учета по видам материалов (товаров) с данными синтетического учета;

• при возможности сверить расчеты с основными поставщиками.

Порядок выведения результатов инвентаризации зависит от способа учета товарно-материальных ценностей (количественно-суммовой или суммовой). Для выявления окончательного результат инвентаризации по количеству и сумме, т. е. результата проверки склада, кладовой, составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. Инв-13).

B сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количества и суммы по следующим показателям:

• наличию ценностей по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей;

• излишкам и недостачам ценностей;

• взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы;

• естественной убыли ценностей;

• окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли ценностей и взаимного зачета.

Наличие ценностей по данным бухгалтерского учета бухгалтер фиксирует на основании данных карточек количественно-суммового учета, оборотной или ведомости учета остатков в зависимости от способа ведения количественного учета (количественно-суммового или оперативного бухгалтерско-сальдового). Фактические данные о наличии материалов (товаров) проставляются из инвентаризационной описи.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, полученных при пересортице материалов (товаров), и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет излишков и недостач может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица в отношении материалов (товаров) одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы материальных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки). О допущенной пересортице материально-ответственные лица дают письменные подробные объяснения.

Решение о возможности взаимного зачета пересортицы окончательно принимает руководитель организации.

В случае, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм убыли и списываются на расходы организации.

На разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах инвентаризационного органа должны быть даны исчерпывающие обоснования причин, по которым такие разницы не могут быть отнесены на виновных лиц. К протоколу прилагается письменное объяснение материально-ответственного лица о причинах пересортицы.

1. Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей, как по количеству, так и по сумме, должны совпадать. Это связано с тем, что суммарные излишки и недостачи по каждому отдельному материалу (товару), полученные в результате пересортицы, относятся в графу «Окончательный результат» путем арифметических подсчетов бухгалтера. Так, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то разница в стоимости должна быть отнесена в графу окончательного результата как излишки. Не перекрытые взаимным зачетом излишки сразу же переносятся в графу «Излишки от пересортицы». По недостачам, не перекрытым взаимными зачетами, окончательный результат выводится бухгалтером только после списания естественной убыли по тому или иному материалу (товару). Ее сумму проставляют в сличительную ведомость в графу «Потери материалов (товаров)». После заполнения этой графы бухгалтер арифметическим путем подсчитывает окончательный результат по неперекрытым взаимными зачетами недостающим материалам (товарам). Затем подсчитываются итоги по вертикали по всем графам, производится балансирование всех итогов по итоговой строке с итоговой графой.

При этом могут применяться два способа составления сличительных ведомостей:

1) по всем без исключения материальным ценностям;

2) по ценностям, но которым выявлены недостачи или излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют составлением акта (ф. № Инв-21). В нем указываются остатки ценностей в денежном выражении (по товарным отчетам данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат сравнения этих данных вносится в графы «Излишки» или «Недостача».

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость и акты вместе с подробным объяснением материально-ответственных лиц о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения по результатам инвентаризации, которые отражает в протоколе. В нем приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указывается, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также даются предложения по аннулированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. К протоколу прилагается письменное объяснение материально-ответственного лица о причинах пересортицы. Протокол заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры по устранению причин, вызвавших недостачи или излишки ценностей.

При проведении инвентаризации по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комиссии производятся в кратчайший срок. В случае выявления мелкой недостачи, произошедшей у данного работника впервые и притом вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержащих признаков уголовного преступления, на него может быть наложено дисциплинарное взыскание с обязательным возмещением нанесенного убытка в общегражданском порядке.

Отнесение сумм к мелким недостачам должно производиться в каждом отдельном случае по письменному распоряжению руководителя организации.

При недостачах, являющихся средством злоупотребления или халатного отношения к исполнению служебных обязанностей (сокрытие недостач при ревизиях и инвентаризациях, составление подложных документов) материально-ответственные лица немедленно освобождаются от занимаемых должностей. Материалы о таких недостачах передаются следственным органам Республики Беларусь

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке.

Излишек имущества (ТМЦ, основных средств, нематериальных активов, вложений в долгосрочные активы, денежных средств и др.), в соответствии с решением руководителя организации приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, с отражением соответствующих доходов (в некоммерческой организации отражается увеличение источников финансирования).

Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость определено, что при принятии на учет излишков основных средств и нематериальных активов начисляется НДС. Налоговая база определяется исходя из их фактической (остаточной) стоимости.

Излишки выявленных полностью самортизированных основных средств, нематериальных активов, использование которых в дальнейшем признано нецелесообразным, подлежат списанию с баланса организации.

Недостача имущества и (или) его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденная в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на себестоимость продукции (работ, услуг), в некоммерческой организации — на увеличение расходов. Списание недостачи и порчи в пределах норм естественной убыли осуществляется согласно утвержденным нормам естественной убыли лишь в случаях выявления фактических недостач;

Недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. С них взыскивается стоимость недостающих или похищенных материалов в размере, установленном постановлением Совета Министров Республики Беларусь «О размере вреда, причиненного государственному имуществу», Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытка от недостачи имущества, в соответствии с решением руководителя организации согласно Инструкции о порядке исчисления и уплаты в бюджет налогов на доходы и прибыль, относятся к расходам от внереализационных операций, учитываемых для определения налогооблагаемой прибыли.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты либо за счет резерва по сомнительным долгам, в некоммерческой организации — на увеличение расходов.

Нереальные к взысканию долги списываются по распоряжению руководителя организации на внереализационные расходы или за счет резерва по сомнительным долгам. Подтверждением невозможности погашения должником задолженности могут служить выписка из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей о ликвидации должника, решение суда об отказе во взыскании соответствующей задолженности, акт судебного исполнителя о невозможности взыскания задолженности с должника.

Дебиторская задолженность, списанная в убыток вследствие неплатежеспособности должников, учитывается на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания с целью наблюдения за изменением имущественного положения должников.

Выявленные при инвентаризации суммы невостребованной кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек и составляет три года, по решению руководителя организации списываются в коммерческой организации на внереализационные доходы, в некоммерческой организации – на увеличение доходов (источников финансирования).

При установлении недостач и потерь, явившихся следствием злоупотреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором закончилась инвентаризация.

В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация организации заключает письменные договоры о материальной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Договор составляется по установленной форме в двух экземплярах, подписывается руководителем организации, материально-ответственным лицом, скрепляется печатью. Первый экземпляр договора находится у администрации, второй – у работника. Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключаются или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его замещающим).