Порядок проведения и документальное оформление инвентаризаций

Порядок проведения и документального оформления инвентаризации регламентируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств №180 от 30.11.2007г. Отдельные ведомства могут разрабатывать свои внутренние нормативные документы по проведению инвентаризации. Например, в потребительской кооперации РБ действуют Методические рекомендации о порядке проведения инвентаризации активов и обязательств в организациях потребительской кооперации (утверждены постановлением Правления БКС № 258 от 18.10.2013г.).

В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав постоянно действующей комиссии входят:

• руководитель организации или его заместитель (председатель комиссии);

• главный бухгалтер;

• начальники структурных подразделений (служб);

• представители общественности.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции:

• оказывает методическую помощь рабочим комиссиям по вопросам проведения инвентаризаций;

• заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, цехов секций по вопросам сохранности материальных ценностей;

• осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период;

• проверяют правильность выведения результатов инвентаризации, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведется количественный учет;

• в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводят по поручению руководителя организации повторные сплошные инвентаризации;

• рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения;

• готовит предложения по регулированию результатов инвентаризации и представляет их на рассмотрение руководителю организации вместе с материалами инвентаризации;

Однако наличие постоянно действующих инвентаризационных комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера, начальника контрольно-аналитического отдела (если есть) за постановку внутреннего контроля и сохранность ТМЦ. Прямую ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации несут руководители организации. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителями подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризации.

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых входят:

• представитель администрации организации (руководитель или его заместитель, начальник структурного подразделения) – председатель комиссии;

• специалисты (технологи, инженеры, товароведы, механики, производители работ, экономисты, бухгалтера и др.) – члены комиссии.

В инвентаризационную комиссию могут входить представители общественности, например, ветераны организации, обладающие опытом и квалификацией.

В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначается материально ответственное лицо, работник ревизионной службы, который проводил предшествующую инвентаризацию. Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц. Материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств. Но они имеют право участвовать в инвентаризации или присутствовать при её проведении.

Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя организации. В приказе устанавливается срок начала и окончания проведения инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ вручается рабочей комиссии перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю.

В приказе устанавливается срок начала и окончания проведения инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ вручается рабочей комиссии перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю. Приказ руководителя является письменным заданием на проведение инвентаризации. До начала инвентаризации необходима предварительная подготовительная работа:

1) Председатель инвентаризационной комиссии составляет план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными членами (бригадами) комиссии.

2) Каждая бригада в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе назначается старший (бригадир).

3) Руководитель и главный (старший) бухгалтер организации проводят инструктаж для членов комиссии о целях, задачах, порядке проведения инвентаризации.

4) Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и др.).

5) Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств.

Рабочие комиссии несут ответственность:

• за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации;

• полноту и точность внесения в описи данных о фактически проверяемых ценностях, денежных средствах и средствах в расчетах, а в случае нарушения этого условия члены комиссий привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством;

• правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (сорт, размер, номер протокола согласования цен и т. д.), по которым определяются их цены;

• правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

На объекте проведения инвентаризации рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие действия:

• истребуют от материально ответственных лиц имеющиеся у них хозяйственные документы и отчеты о деятельности за прединвентаризационный период;

• истребуют от материально ответственных лиц расписку о том, что все документы сданы, а товарно-материальные ценности находятся на объекте;

• осуществляют инвентаризацию активов и обязательств организации;

• оформляют результаты инвентаризации необходимыми документами (инвентаризационными описями и др.);

• получают от материально ответственных объяснительные записки о причинах выявленных инвентаризацией излишков, недостач и порчи материальных ценностей.

После завершения инвентаризации инвентаризационная комиссия:

• сдаёт документы по инвентаризации (первый экземпляр инвентаризационной описи, акты и др.) в бухгалтерию;

• участвует в определении результатов инвентаризации;

• разрабатывает предложения урегулированию отклонений, например, по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

• вносит предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также по реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

• принимает решение по регулированию окончательных результатов инвентаризации;

• представляет отчет о проведенной инвентаризации на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.