Информационные потоки на предприятии в системе контроллинга

Основным заданием службы контроллинга на предприятии является обеспечение оперативного сбора и анализа информации с целью качественного управления. Руководители предприятия - генеральный директор, финансовый директор, начальники отделов - должны получать информацию, чтобы в случае отклонений, которые наметились в работе предприятия, своевременно принять соответствующие меры и скорректировать работу предприятия [20].

Система информационных потоков - важнейший элемент системы контроллинга на предприятии. Сам процесс управления часто рассматривают как процесс превращения информации: управленческие влияния - это особенная информация. В теории информации математически доказано, что существует какой-то минимальный объем информации, без которой эффективное управление невозможно. Поэтому, чем более разнообразной может быть реакция объекта управления, тем больше нужно информации.

Относительно предприятия это значит, что чем более переменчивая экономическая среда, чем сложнее внутреннее устройство самого предприятия, тем больше информации нужно для эффективного управления. Поэтому управлять, не владея информацией, сегодня невозможно. Следовательно, одна из основных задач контроллинга - информационная поддержка управления, решить ее можно только при условии четкого и слаженного функционирования системы информационных потоков на предприятии. То есть контроллинг выступает поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления на предприятии.

Система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. То есть система информационных потоков контроллинга должна органично вплетаться в общую систему информационных потоков предприятия, в противном случае произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им системы контроллинга.

Часто сама общая система информационных потоков не выдерживает критики: документы проходят слишком медленно; никто не отвечает за документ в целом, каждый отвечает за часть документа. В таком случае нет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает неудовлетворительно (тогда и система контроллинга будет работать неудовлетворительно, поскольку она опирается на информацию с общей системы). Кроме того, разобравшись в системе информационных потоков предприятия, можно найти большое количество недостатков в работе, лишних звеньев, которые можно устранить (в связи с этим контроллеры на предприятиях будут иметь достаточные полномочия). В пределах внедрения службы контроллинга происходит перестройка и оптимизация всей системы информационных потоков на предприятии. Такое толкование выходит за рамки контроллинга, но на практике придется этим заниматься, чтобы достичь удовлетворительного результата в системе контроллинеа на предприятии [15].

С целью исследования проблем информационного обеспечения остановимся на определении понятий «информационное обеспечение», «информационные потоки», «информационные системы».

Функционирование любой системы управления требует правильной организации информационного обеспечения, то есть наличи совокупности обработанных сводок о состоянии объектов финансово-хозяйственной деятельности, которые удовлетворяли бы требования управляющего блока. В свою очередь информационное обеспечение содержит в себе информационную систему, которая владеет необходимым информационным фондом (персоналом и техническими средствами) и системой информационных потоков. Информационная система представляет собой коммуникации персонала предприятия относительно вопросов, касающихся их профессиональной деятельности.

Информационные потоки - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому.

Система информационных потоков - это совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу предприятия. Цель работы с информационными потоками - оптимизировать работу предприятия, существует множество методов достижения этой цели.

В основу исследование информационных потоков положена следующая последовательность:

- анализ существующих информационных потоков на предприятии с целью оптимизации всей системы информационных потоков;

- формирования информационных потоков оперативного контроллинга и органическое их включение в систему информационных потоков предприятия;

- разработка комплексного подхода в исследовании информационных потоков при подготовке проекта автоматизации учета, контроля и анализа на предприятии.

Следовательно, основная цель и назначение информационных потоков - это оптимизация работы предприятия. Пути достижения этой цели разными авторами рассматриваются по-разному.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обрабатывания и анализа, должна отвечать таким требованиям:

- своевременность, то есть информация по рзатратам, выторгу, прибыли должна поступать тогда, когда еще есть смысл ее анализировать;

- достоверность (чтобы не тратить дополнительные усилия и время на проверку информации);

- ревалентность (существенность), то есть информация должна помогать принимать решение;

- полезность (эффект от использования информации должен перекрывать расходы на ее получение);

- полнота, то есть не должно быть недосмотров;

- понятность, то есть информация должна быть легкой для ее расшифровки;

- регулярность поступления.

Вышеприведенные аргументы подтверждают необходимость автоматизации всего информационного процесса на предприятии. Объем постоянно движущихся информационных потоков на современных предприятиях настолько большой, что обработка информации вручную будет не только очень затратная, но и нецелесообразная и неэффективная с целью оперативного представления данных для принятия управленческих решений.

Информационные потоки, когда ими не занимаются специально, далеки от совершенства: может происходить дублирование информации; она может не доходить до адресата; после получения информации могут понадобиться уточнения. Отсюда выплывает необходимость совершенствовать систему информационных потоков, изменить алгоритм прохождения документов, автоматизацию передачи информации. Как это касается системы контроллинга?

Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия, иначе состоится отторжение сотрудниками предприятия навязанной им системы контролингу, а как известно, если большое количество людей что-то отбрасывает, то внедрить это практически невозможно В рамках работы по внедрени системы контроллинга происходят перестройка и оптимизация всей системы информационных потоков (всего экономическогог документооборота) на предприятии.

Если служба контроллинга берет на себя наведение порядка в економике предприятия, то целесообразно включить автоматизацию в сферу интересов службы контроллинга. Отдел автоматизации занимается написанием программ, их налаживанием, выявлением ошибок, в покупных программах, установкой компьютеров на рабочих местах, а служба контроллинга может заниматься постановкой задания, чтобы не потерять главную цель автоматизации - повышение эффективности работы финансово-экономических служб.

Перед службой контроллинга на предприятии стоит задание обеспечить оперативный сбор и анализ информации по затратам предприятия с целью управления. К первому и, возможно, важнейшему заданию службы контроллинга относят обеспечение оперативного (сегодня, сейчас) получения информации о выторге и затратах предприятия.