Работа с документом

Управление структурой документа. Каждый документ, подключаемый к информационным ресурсам системы, проходит полный цикл юридической обработки, в результате которой работа с текстом документа становится удобней и эффективней.

Особенности управления структурой документа:

1. Разнообразное цветовое выделение элементов текста позволяет чётко проследить структуру документа: Основной текст; Названия и заголовки; Гипертекстовые ссылки, оглавление; Юридический комментарий и Собственный комментарий пользователя.

2. Оглавление отражает иерархию глав, пунктов, статей и других структурных единиц документа (вкладка Структура документа). Оно автоматически показывается при открытии документа. Курсор-указатель в оглавлении синхронизирован с видимой позицией в тексте документа.

3. Напротив каждого структурной единицы документа (раздел, глава, статья, пункт) на полях размещена пиктограмма , щёлкнув по которой пользователь откроет выпадающее меню со следующими операциями для данного фрагмента: Судебная практика к фрагменту; Комментарии к фрагменту; Корреспонденты к фрагменту; Установить закладку на фрагмент; Экспорт фрагмента в MS-Word и Печать фрагмента.

4. В системе реализована возможность построения списка похожих документов. Это материалы, по своему содержанию и тематике близкие к документу, который в настоящий момент открыт. Возможность построения похожих документов распространяется на документы, в отношении которых она наиболее востребована в работе – материалы судебной практики и консультации в виде «вопросов-ответов». Для этого необходимо выбрать вкладку Похожие документы и в дополнительном окне будет построен соответствующий список. Похожие документы сортируются по степени соответствия – критерию «схожести» с рассматриваемым документом, что существенно упрощает работу с фрагментом документа и анализом связанных с ним материалов.

5. Для управления структурой документа реализован контекстный фильтр, позволяющий быстро находить нужные пункты в оглавлении документа; размещённое в структуре оглавления документа можно распечатать и экспортировать в MS-Word; функция Свернуть все в структуре документа сворачивает оглавление до первого уровня вложений. Например, после сворачивания структуры Налогового кодекса РФ узел «Оглавление» останется распахнутым, а внутри него будут отображены свернутые пункты «Часть первая» и «Часть вторая». В структуре показываются перечни установленных в документе закладок, добавленных пользователем комментариев, а также таблиц, изображений и встроенных объектов. Эти списки вынесены в отдельные пункты оглавления.

6.Гиперссылки отражают явные и неявные юридические взаимосвязи между документами, позволяя ссылаться не только на начало адресуемого документа, но и на конкретный раздел внутри его текста. Возможны локальные переходы внутри текущего документа, а также переход по ссылке на целый список документов, имеющих отношение к рассматриваемому вопросу.

7. При наведении указателя мыши на гиперссылку всплывает подсказка, где сообщается вид ссылки и название документа-респондента, на который она указывает.

8. Юридические комментарии устанавливаются юристами компании при обработке документа и информируют об опечатках в официальной публикации, разночтениях в текстах различных источников, предупреждают о противоречиях положениям документов большей юридической силы, указывают на другие документы в системе.

9. В системе существует возможность добавлять в тексты документов собственные примечания произвольного содержания – комментарии пользователя. Введенный пользователем текст комментария можно найти посредством контекстного поиска в текущем документе или комментарии учитываются при выполнении операции Поиск контекста. Пользователь также может установить в своих комментариях свою гипертекстовую ссылкуна сохраненный ранее документ.

10. Если документ имеет несколько редакций, то комментарии сохраняются в той редакции, в которой они были добавлены в документ. В других редакциях они не видны.

Комментарии в тексте документа – пишутся юристами СПС «ГАРАНТ» и разделяются на:

а) изменяющие – вносятся, когда в текст документа внесены изменения и дополнения;

б) информационные –вносятся, если о вопросе говорится в других документах;

в) выявляющие противоречия – вносятся, когда положения, содержащиеся в данном документе, противоречат документу, стоящему выше по юридической силе;

г) комментарии, выявляющие разночтения – в разных источниках документ может быть напечатан по-разному; комментарий выявляет это разночтение;

д) комментарии, выявляющие опечатки.

Пример 1. Требуется найти Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и ознакомиться на его основе с элементами структуры документа.

Решение:

1. Вполе Базового поиска введём номер документа 208-ФЗ.

2. Откроем документ. Щёлкнем левой кнопкой мыши по вкладке Справка (вкладка находится в нижней части окна) и с её помощью найдем информацию о том, где был опубликован данный закон. Закроем дополнительное окно, щёлкнув по вкладке Текст.

3. В ст. 1 закона присутствует ссылка на Гражданский кодекс РФ: «...В соответствии с Гражданским кодексом РФ настоящий ФЗ закон определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров». Перейдём по ссылке, которая является неявной (нет точного указания положения закона). Попадем непосредственно в тот раздел кодекса, который регулирует статус акционерных обществ. Вернемся к закону «Об акционерных обществах», нажав кнопку Назад.

4. В п. 3 ст. 1 закона есть фраза: «Особенности создания, реорганизации, ликвидации, правового положения акционерных обществ в сферах банковской, инвестиционной и страховой деятельности определяются Федеральными законами» без указания конкретных документов. В комментариях же юристов компании Гарант указано, какие законы имеются в виду.

5. Скроем комментарии юристов компании Гарант в текущем документе. Для этого выберем пункт Скрыть комментарии Гарантав разделе Документы / Комментарии командного меню. При этом текст комментария перестанет отображаться в тексте документа, а на полях появится значок . Вернём комментарии втекст документа, выбрав пункт Показать комментарии Гарантав разделе Документы / Комментариикомандного меню.

Пример 2. Изучить работу с графикой на примере Информационного сообщения Банка России № 15/01 «Описание и технические характеристики банкнот и монет евро».

Решение:

1. Найдём и откроем Информационное сообщение ЦБР № 15/01 «Описание и технические характеристики банкнот и монет евро» (для поиска документа в поле Базового поиска достаточно указать ЦБР 15/01).

2. В Структуре документа найдём раздел Рисунки и перейдём к рисунку 100 евро (лицевая сторона).

3. Двойным щелчком левой кнопки мыши по изображению откроем в специальном окне рисунок 100 евро. Увеличим его, используя кнопку панели инструментов.

Пример 3 (к графической копии официальной публикации). Требуется проверить графическую копию ФЗ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Решение:

1. Откроем документ (для поиска документа можно воспользоваться историей работы или разделом Последние открытые документы Основного меню).

2. Перейдём по ссылке перед названием документа См. графическую копию официальной публикации. Через Интернет на экране появится графическая копия документа.

Пример 4(к заполнению формы документов в форматах MS-Word и MS-Excel). Требуется найти форму заявления на выдачу заграничного паспорта нового поколения.

Решение:

1. В поле Базового поиска введём заграничный паспорт нового поколения.

2. Отметим вкладку вида правовой информации Формы документов и нажмём Найти.

3. Из полученного списка откроем приказ МВД РФ, МИД РФ и ФСБ РФ от 6 октября 2006 года №785/14133/461. Обратите внимание: в Структуре документа рисунки и встроенные объекты выделены отдельно.

4. Загрузим форму заявления в текстовый процессор MS-Word, перейдя по ссылке См. данную форму в редакторе MS Word. Заполним в документе MS-Word графу Фамилия, имя, отчество и сохраним этот документ в файл «Заявление» в папку Мои документы.

Задание 1. Найдите изображение флага Российской Федерации в Федеральном конституционном законе от 25 декабря 2000 года № 1-ФКЗ.

Комментарии пользователей.Работу с текстом документа можно сопровождать своими комментариями. Для этого установите курсор на комментируемый абзац и нажмите клавишу Enter. В появившуюся область Мой комментарий введите текст. Комментарий сохраняется автоматически.

Поиск комментария. Найти комментарий в тексте документа можно по соответствующей ссылке в папке Мои комментариина вкладке Структура документа.

Список всех документов, содержащих комментарии, можно построить с помощью ссылки Документы с комментариями пользователей,которая находится в папке Мои комментариина вкладке Мои документыпанели навигации. Для того чтобы найти фрагменты документов, к которым написаны комментарии, достаточно нажать на знак слева от названия документа в списке.

Работа с текстом комментария. В тексте комментария можно установить гипертекстовую ссылку на другой документ. Для этого необходимо выделить определенное слово или словосочетание (которые станут ссылками), нажать правую кнопку мыши, выбрать пункт Поставить ссылку... и в открывшемся окне Мои документы (Установить ссылку на...)указать документ или запрос, к которому хотели бы обращаться из данного комментария по ссылке (обратите внимание, документ или запрос, на который ставится ссылка в комментарии, нужно предварительно сохранить в папку Мои документы).

При изменении актуальной редакции документа добавленные в текст комментарии пользователя автоматически переносятся в её новый вариант.

Если необходимо написать часть текста особым шрифтом, выделите её и нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню. В нём предусмотрен выбор курсива, подчёркнутого, перечёркнутого и жирного шрифтов. С помощью контекстного меню также можете включать в свой комментарий таблицы.

Добавленные комментарии в текущем документе можно скрыть или отобразить снова с помощью раздела Документы/ Комментарии командного меню. Для удаления комментария воспользуйтесь контекстным меню, вызываемым щелчком правой клавиши мыши в области Мой комментарий, и выберите команду Удалить комментарий.

Пример 5. Требуется написать комментарий в Трудовом кодексе РФ и установить из него ссылку на список документов.

Решение:

1. Найдём судебную практику, касающуюся заключения трудового договора. Для этого в карточке запроса поиска по реквизитам в поле Раздел / Тема достаточно ввести заключ труди выбрать тему: Труд, трудоустройство, занятость населения\Трудовой договор\Заключение трудового договора, прием на работу (перевод).

2. В расширенных реквизитах документа в поле Вид правовой информациивведём Судебная практика.

3. Нажав кнопку Искать, построим список документов.

4. Сохраним этот список в папку Мои документы, щёлкнув по кнопке Сохранить в Мои документы панели инструментов.

5. Найдём и откроем Трудовой кодекс Российской Федерации.

6. Используя Структуру документа, перейдём к главе 11 «Заключение трудового договора». Установим курсор после заголовка.

7. Для ввода комментария нажмем клавишу Enter. В появившееся поле введём текст Изучить судебную практику по заключению трудового договора. Комментарий сохраняется автоматически. Обратите внимание: на вкладке Структура документа панели навигации после оглавления документа появилась папка Мои комментарии.

8. Установим ссылку из комментария на список, который сохранили в папку Мои документы. Для этого выделим словосочетание судебную практикуи в контекстном меню (вызывается правой кнопкой мыши) выберем команду Поставить ссылку.... В открывшемся окне Мои документы (Установить ссылку на...) выберем сохранённый ранее список документов, относящийся к судебной практике на тему «Заключение трудового договора».

Задание 2. В ст. 20 закона «О рекламе» напишите комментарий: «Примерная форма договора на размещение рекламы на транспортном средстве». Проставьте в нём гиперссылку на соответствующую форму.

Задание 3. Создайте комментарий к ст. 11 Федерального закона от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Закладки в документах. С помощью закладок можно отмечать нужные фрагменты в текстах документов для последующей работы с ними. Чтобы установить закладку, необходимо разместить курсор в области нужного текстового фрагмента и нажать кнопку Установить закладку панели инструментов либо воспользоваться контекстным меню. В открывшемся диалоговом окне Мои документы (Сохранить как...) можно указать собственное имя закладки и изменить примечание к ней. Для сохранения закладки следует нажать в этом окне кнопку Сохранить. После сохранения закладки на поле слева от отмеченного фрагмента документа появляется знак .

Список всех установленных закладок можно найти на вкладке Мои документыпанели навигации. Каждая закладка отмечается знаком и хранится в той папке, которая была выбрана вами в момент сохранения в окне Мои документы (Сохранить как...). Переход по закладке к фрагменту документа осуществляется двойным щелчком левой клавиши мыши по названию закладки. Список установленных закладок отдельного документа указывается в Структуре документа.

Чтобы внести изменения в имя закладки или примечания к ней, необходимо выбрать на панели навигации вкладку Мои документы,отметить нужную закладку и нажать кнопку панели инструментов данной вкладки. После внесения изменений следует нажать кнопку ОК внизу вкладки.

Для удаления закладки достаточно её отметить и нажать клавишу Delete. Если требуется удалить закладку или внести в нее изменения во время работы с документом, можно воспользоваться соответствующими командами контекстного меню, которое вызывается щелчком правой клавиши мыши по знаку закладки на полях документа.

Пример 6. Требуется установить закладку на статью Налогового кодекса РФ о порядке рассмотрения жалобы вышестоящим налоговым органом или вышестоящим должностным лицом.

Решение:

1. Найдём с помощью Базового поиска Налоговый кодекс РФ.

2. В Структуре документа откроем оглавление и перейдем на ст. 140 «Рассмотрение жалобы вышестоящим налоговым органом или вышестоящим должностным лицом», введя в окне контекстного фильтра 140. В основном окне установим курсор на названии данной статьи и нажмем кнопку Установить закладку.

3. В открывшемся диалоговом окне Мои документы (Сохранить как...) отметим папку Мои документы, в поле Имявведем рассмотрение жалобы в вышестоящем налоговом органе,в поле Примечаниевведем закладка в Налоговом кодексе Российской Федерациии нажмём кнопку Сохранить.

Пример 7. Требуется установить закладку на статью 198 Трудового кодекса.

Решение:

1. С помощью Базового поиска найдём ст. 198 ТК РФ.

2. Откроем меню операций с фрагментом документа, щёлкнув по значку на полях напротив ст. 198, и выберем команду Установить закладку на фрагмент.

3. Сохраним закладку под именем «Ученический договор». Обратите внимание: на вкладке Структура документа панели навигации появилась папка Закладки.

4. Перейдём к любому другому участку системы (например, вызовем Основное меню). Нажмём кнопку Моя информация – и выберем папку Мои документы.На панели навигации откроется одноимённая вкладка.

5. В верхней части панели навигации расположено выпадающее меню, в котором установим вид сохраненной информации Закладки.

6. Найдём установленную закладку «Ученический договор» и перейдем к ст. 198 «Ученический договор», дважды щёлкнув левой кнопкой мыши по названию закладки.

Задание 4. Найдите на вкладке Мои документыпанели навигации закладку, установленную в при рассмотрении примера 7, и перейдите с её помощью на статью Налогового кодекса РФ о порядке рассмотрения жалобы вышестоящим налоговым органом или вышестоящим должностным лицом.

Задание 5. Найдите Таможенный кодекс РФ и установите закладку на статью 329 «Сроки уплаты таможенных пошлин, налогов».

Интеграция MS-WORD и MS-EXCEL. При необходимости можно работать с документами системы в процессорах MS-Word и MS-Excel.

Экспорт в MS-WORDможно осуществлять любой документ, список документов, структуру документа или их фрагменты. Для этого необходимо нажать кнопку панели инструментов. Если необходимо перенести в табличный процессор только часть документа, выделите интересующий фрагмент и нажмите указанную выше кнопку. При экспорте сохраняются цвет и стиль шрифтов, а также остаются активными гипертекстовые ссылки, действующие внутри документа.

Заполняемые формы документов в форматах MS-WORD и MS-EXCEL – к таким формам относятся налоговые декларации, документы бухгалтерской отчётности, справки и т. п. Открыть форму в MS-Word или MS-Excel можно с помощью гипертекстовой ссылки из комментария юристов Гаранта, расположенного в тексте документа рядом с названием заполняемой формы.

Пример 8. Требуется экспортировать в MS Word статью 25 Закона РФ от 7 февраля 1992 года № 2300-1 «О защите прав потребителей».

Решение:

1. Найдём и откроем Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей».

2. Перейдём к статье 25 «Право потребителя на обмен товара надлежащего качества», используя контекстный фильтр Структуры документа.

3. Откроем меню операций с фрагментом документа, щёлкнув по значку на полях слева от статьи 25, и выберем команду Экспорт фрагмента в MS-Word.

4. Сохраним документ MS-Word в файл «Обмен покупки» папки Мои документы.

Пример 9. Требуется скопировать в буфер обмена фрагменты текста из Закона РФ от 7 февраля 1992 года № 2300-1 «О защите прав потребителей» и перенести их в файл.

Решение:

1. Откроем Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей».

2. Выделим заголовок закона, определение потребителя и продавца из вступительной части закона (при выделении фрагментов текста держите нажатой клавишу Ctrl).

3. Выберем команду Копироватьиз контекстного меню, вызываемое нажатием правой кнопки мыши.

4. В MS-Word откроем файл «Обмен покупки» примера 8. В начало файла вставим содержимое буфера обмена (команда Вставить раздела Правка командного меню).

5. Перейдём к ст. 4 «Качество товара (работы, услуги)», используя контекстный фильтр Структуры документа. Откроем меню операций с фрагментом документа, щёлкнув по значку слева от ст. 25, и выберем команду Копировать фрагмент.

6. В MS-Word вставим содержимое буфера обмена в конец файла «Обмен покупки».

Задание 6. С помощью Базового поиска найдите приказ Минфина России от 22 июля 2003 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». С помощью Структуры документа перейдите к форме № 2 «Отчет о прибылях и убытках» и откройте её в формате MS Excel.

Задание 7. С помощью поиска по ситуации найдите должностную инструкцию дизайнера и экспортируйте её текст в текстовый процессор MS-Word.

Построение обзора изменений законодательства. Для построения обзора воспользуйтесь соответствующими пунктами Основного меню, меню кнопки Поиск или панели инструментов, клавишей F9 или командой Обзор изменений законодательствав разделе Поиск командного меню. С его помощью можно построить обзор интересующих изменений законодательства и получить единый аналитический материал с краткой информацией о документах по интересующим критериям.

Для построения аналитического обзора необходимо заполнить специальную карточку запроса (см. рис. 3.37). Принцип заполнения карточки запроса совпадает с принципом заполнения карточки запроса поиска по реквизитам. Можно задать реквизиты: тематику, дату, вид информации и принявший орган. Обзор будет представлен в виде автореферата – единого аналитического материала.

Рис. 3.37. Обзор изменений законодательства

Обзор изменений законодательства состоит из заголовка и отсортированного в порядке убывания юридической силы списка документов, удовлетворяющих критериям запроса. Построение аналитического обзора происходит не только среди аннотаций к документам, которые выбрали в своем индивидуальном заказе, но и среди всех аннотаций, написанных к документам. При прочтении аннотации можно перейти по гипертекстовой ссылке к полному тексту документа.

Основные правила заполнения карточки для построения обзора:

1. Значения того или иного поискового реквизита удобнее выбирать с помощью контекстного фильтра. Для этого в соответствующем поле Карточки запроса необходимо ввести название нужного реквизита.

2. Нужные значения полей Орган/Источник, Раздел/Тема и Вид правовой информации можно выбирать из списка значений, переход к которому осуществляется с помощью кнопки, расположенной справа от каждого поля, или из диалогового окна Выбор значений реквизита(перейти к нему можно по гипертекстовой ссылке слева от поля).

3. В поле Дата принятияможно указывать точную дату или временной интервал.

Пример 10. Требуется построить обзор документов Федеральной налоговой службы (ФНС) за текущий год.

Решение:

1. Перейдём к карточке построения обзора изменений законодательства с помощью соответствующего пункта меню кнопки Поиск панели инструментов.

2. В поле Орган/Источниквведем ФНСи выберем в открывшемся списке значений пункт Федеральные министерства и ведомства/ФНС России.

3. В поле Дата принятия/С: введем 010108.Нажмём кнопку Искать.

Задание 8. Постройте обзор судебной практики в области налогов и сборов за 2 квартал 2008 г.