Копирование документов в MS Word

Пункт меню «Скопировать в Word» доступен только в окне со списком документов и в окне с текстом документа. Выбрав данный пункт меню в ТЕКСТЕ документа, имеется возможность перенести в MS Word весь текст или фрагмент текста документа. Выбрав данный пункт меню в СПИСКЕ документов, можно перенести в MS Word выбранные названия документов из списка. Если процессор MS Word не был открыт, то он будет открыт автоматически.

Если же MS Word был открыт, то имеются две возможности копирования: в открытый документ MS Word в то место, где стоит курсор и в новый документ MS Word.Нужную форму копирования вы можете выбрать в появившемся окне.

Копирование названий в MS Word. Операция «Скопировать в MS-Word» в списке документов позволяет скопировать названия отмеченных документов в текстовый процессор MS Word. Данная операция осуществляется с помощью кнопки пиктографического меню, пункта «Правка / Скопировать в Word» главного меню или пункта «Скопировать в Word» контекстного меню.

Если необходимо скопировать в MS Word названия нескольких документов, то их нужно заранее пометить, например, с помощью клавиши Insert. Если требуется скопировать весь список, то его можно пометить с помощью команды «Пометить все» контекстного меню, вызываемого правой клавишей мыши. Если ни один документ в списке не помечен, то будет скопировано название того документа, на котором стоит курсор.

При копировании названий документов в MS Word возможны ситуации:

1) если MS Word заранее не был открыт, то при выполнении операции копирования он откроется автоматически, в нем будет создан новый документ, куда и будут скопированы искомые названия.

2) если MS Word уже был открыт, то при выполнении операции копирования система предложит выбрать, куда следует копировать искомые названия – в новый документ MS Word или в уже открытый документ MS Word в то место, где стоит курсор.

Пример 1 (скопировать название одного документа в открытый документ MS Word). Требуется вставить в текст документа Word ссылку на приказ Минфина России от 25 декабря 2008 года № 145н «Об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации».

Решение:

1. В тексте документа MS Word устанавливаем курсор в то место, куда необходимо добавить фрагмент.

2. Находим приказ, задав в поле «Номер» Карточки поиска значение 145н.

3. Устанавливаем курсор на название нужного приказа и нажимаем кнопку . Появляется диалоговое окно, где предлагается выбрать, куда следует скопировать отмеченный фрагмент. По умолчанию указан вариант «В открытый документ MS-Word, в то место, где стоит курсор».

4. Нажимаем кнопку ОК. Название приказа в том виде, в котором оно представлено в СПС будет скопировано в нужное место текста документа MS Word.

Пример 2(скопировать список названий документов в отдельный документ MS Word). Требуется скопировать список названий совместных документов Минфина России и Минэкономразвития РФ в новый документ в MS Word.

Решение:

1. В словаре поля «Принявший орган» Карточки поиска последовательно находим значения МИНФИН РФ и МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РФ, отмечая каждый раз найденное значение галочкой. Для отмеченных значений выбираем логическое условие И и нажимаем кнопку ПОСТРОИТЬ СПИСОК. В Карточке поиска нажимаем кнопку ПОСТРОИТЬ СПИСОК ДОКУМЕНТОВ (F9).

2. Помечаем полученный список. Для этого щелчком правой кнопки мыши по списку вызываем контекстное меню и выбираем команду «Пометить все».

3. Нажимаем кнопку пиктографического меню. Если MS Word не был открыт, то он откроется автоматически, в нём будет открыт новый документ, куда и будет скопирован помеченный список. Если же MS Word уже был открыт, то появится диалоговое окно, где будет предложено выбрать, куда следует скопировать документ. По умолчанию указан вариант «В открытый документ MS-Word, в то место, где стоит курсор». Выбираем вместо него вариант «В новый документ MS-Word» и нажимаем кнопку ОК.

4. В MS Word будет открыт новый документ, куда и будет скопирован искомый список.

Копировать.Выбрав пункт меню «Копировать», можно отправить в буфер обмена предварительно выделенный фрагмент текста документа, предварительно выделенные папки или закладки. Обычно вставить фрагмент из буфера обмена можно сочетанием клавиш Ctrl+V, либо с помощью пиктограммы главного меню этого приложения. Данный пункт меню недоступен, если находимся в Окне поиска или в списке документов.

Удалить. Операцию «Удалить» можно использовать для того, чтобы: в Карточке поиска – очистить строку, на которой установлен курсор; в Правовом навигаторе – очистить выбранное ключевое понятие (группу ключевых понятий), на котором установлен курсор; в окне «Папки» – удалить папку (группу папок), на названии которой установлен курсор; в окне «Закладки» – удалить закладку (группу закладок), на названии которой установлен курсор; в окне «История поисков» – удалить запрос, на названии которого установлен курсор и в списке документов – удалить документ, на названии которого установлен курсор (в списке пункт меню называется «Убрать из этого списка»).

Найти в списке (искать в найденном).Пункт меню «Найти в списке» доступен только в окне со списком документов. Также эта операция доступна по кнопке вверху списка. Выбрав этот пункт, можно, используя поисковые поля текущего информационного банка, провести дополнительный поиск среди документов списка, тем самым уточнить запрос, например, если полученный первоначальный список содержит большое количество документов. Система также позволяет провести дополнительный поиск во всех списках по все разделам сразу или по информационным банкам внутри одного раздела.

Найти. Пункт меню доступен в окнах «Папки», «Закладки», «История поисков» и в окне с текстом документа. Выбрав данный пункт в окне с текстом документа, открываете специальное окно в верхней части текста документа. Введя слово или фразу в строку поиска этого окна и, нажимая кнопки или , попадаете в те части документа, в которых встречается введенное слово или фраза (при условии наличия их в документе). Когда достигнете последнего искомого фрагмента в документе, СПС предложит начать поиск фрагментов с начала либо отказаться от этого. В других частях системы, где данный пункт меню доступен, он работает аналогичным образом.

Поиск фрагментов текста в документе.Данная операция позволяет найти все фрагменты документа, содержащие указанные пользователем слово или словосочетание.

Начать поиск фрагментов текста в открытом документе можно с помощью кнопки пиктографического меню или пункта «Найти в документе»контекстного меню. После выполнения любого из данных действий в верхней части окна с текстом документа появится строка поиска, в которой следует набрать нужное слово или фразу. Затем, нажав кнопку , попадете на первый фрагмент текста, содержащий введенное слово или словосочетание. Последовательно нажимая кнопку , можно перемещаться от одного найденного фрагмента текста, содержащего заданное слово или словосочетание, к другому (от начала документа вниз по тексту).

Для поиска фрагментов в обратном направлении (вверх по тексту) следует воспользоваться кнопкой справа от кнопки «Найти далее».

Пример 3(поиск фрагмента текста). Требуется найти все фрагменты Налогового кодекса РФ (часть вторая), содержащие словосочетание «сумма акциза».

Решение:

1. На Панели быстрого доступа нажимаем кнопку и в полученном списке щёлкаем мышью по названию «Налоговый кодекс (часть вторая)», таким образом попадем в текст документа.

2. Находясь в тексте документа, нажимаем на кнопку пиктографического меню и в появившейся строке поиска набираем: СУММА АКЦИЗА.

3. Последовательно нажимаем кнопку и поочередно просматриваем все фрагменты текста, содержащие указанное словосочетание.

Продемонстрируйте результаты работы преподавателю.