Результаты работы с документами

Полная история работы с документами. Для возобновления своей предыдущей работы можно вернуться к ранее полученным результатам. В системе реализована полная история работы, в которой фиксируются все документы, к которым обращались ранее.

История текущего сеанса работы. Быстро вернуться к просмотренным документам, спискам и заполненным поисковым формам можно с помощью истории текущего сеанса работы. Движение по истории работы осуществляется с помощью кнопок Вперед и Назад. Нажав стрелку , расположенную рядом с ними, получите список записей в истории работы и сможете перейти на несколько шагов вперед или назад.

Журнал работы. Все составленные поисковые запросы и просмотренные документы регистрируются в папке Журнал работы. Он расположен на вкладке Мои документы (см. рис. 3.38) и представляет собой архив, состоящий из просмотренных документов и запросов, сделанных по всем видам поиска, и сформированный за все сеансы работы пользователя в течение некоторого количества дней. Количество дней определяется в разделе Настройки интерфейса окна Настройка конфигурации. Перейти к Журналу работы можно по команде Журнал работы меню Вид или главной панели инструментов.

Для быстрого поиска нужной информации записи в журнале работы распределяются по папкам, в именах которых указываются даты, когда с ними работали. Количество дней, отображаемых в журнале работы, а также число записей в истории текущего сеанса можно устанавливать самостоятельно в настройках конфигурации.

Заполнение журнала производится по принципу:

· запись о документе вносится после завершения его просмотра;

· запись о запросе вносится после построения списка по этому запросу;

· раздел «за текущую дату» появляется вместе с первой записью раздела.

Очистить журнал работы можно с помощью команды Очистить Журнал работы доступной из контекстного меню объекта Журнал работы вкладки Мои документы.

История поисковых запросов. Выполненные в текущем сеансе поисковые запросы доступны с помощью ссылки История запросов, которая появляется на Панели задач при переходе к любому виду поиска, кроме Базового поиска. История запросов Базового поиска расположена в отдельной карточке. При обращении к ссылке История запросов можно вернуться к любому запросу, составленному ранее в рамках выбранного вида поиска.

Задание 9. Через некоторое время после начала работы вернитесь к первому поисковому запросу, созданному в течение текущего сеанса.

Задание 10. Откройте текст документа, найденного вами в начале предыдущего сеанса работы с системой.

Сохранение документов и списков в файл. Любой документ или список документов можно сохранить в системе в файл нужного формата. При сохранении документа или списка документов в файл можно выбрать форматы Документ RTF и Только текст. Сохранение графики и внутренних гиперссылок позволяет формат Документ RTF при работе в текстовом процессоре MS-Word, а выбрав Только текст можно работать с документом в текстовом редакторе Блокнот.

Основные правила сохранения в файл. Чтобы сохранить в файл документ или список документов, необходимо нажать кнопку Сохранить панели инструментов или выбрать соответствующую команду в разделе Файл командного меню. В открывшемся диалоговом окне Сохранить как... можно выбрать формат, указать имя файла и папку для сохранения.

При необходимости сохранения в файл некоторых фрагментов документа их нужно предварительно выделить с помощью левой кнопки мыши при одновременном нажатии клавиши Ctrl. В этом случае в диалоговом окне Сохранить как... становится активной отметка Только выделенный фрагмент. При сохранении списка документов можно с помощью соответствующих полей уточнить, что необходимо сохранить: весь список или только выделенные документы, названия документов из списка или их полные тексты.

Пример 13. Требуется сохранить для дальнейшей работы в текстовом процессоре MS-Word фрагмент приказа Минфина России от 29 декабря 2007 года № 163н «Об утверждении формы налоговой декларации по единому социальному налогу для налогоплательщиков, производящих выплаты физическим лицам, и порядка её заполнения», отменяющий действие другого документа.

Решение:

1. Найдём в Базовом поиске приказ Минфина России от 29 декабря 2007 года № 163н.

2. Выделим нужный фрагмент (п. 4 приказа) и нажмём кнопку Сохранить панели инструментов.

3. В диалоговом окне Сохранить как... выберем папку для сохранения файла и укажем имя файла Пункт 4 Приказа Минфина РФ № 163н. Нажмём кнопку Сохранить.

Задание 11. Сохраните в файл налоговый календарь, предварительно найденный с помощью раздела Основного меню системы Гарант Налоговые и производственные календари/Налоговый календарь /Федеральный налоговый календарь.

Задание 12. Сохраните в файл формата Только текст названия документов списка, предварительно найденного с помощью раздела Правовой навигатор/Судебная практика/Жилые и нежилые помещения, коммунальное хозяйство/Оценка недвижимости на вкладке Меню.

Папка Мои документы. В личной папке Мои документы системы можно хранить любые поисковые запросы, фильтры, закладки на документы или их фрагменты, списки документов.

Основные правила сохранения в папку Мои документы. Для сохранения в папку Мои документы открытого в основном окне системы списка или поискового запроса необходимо нажать кнопку Сохранить в Мои документы панели инструментов или выбрать соответствующий пункт Панели задач. В открывшемся диалоговом окне Мои документы (Сохранить как...) уже выделена папка Мои документы, в которую будет сохранен выбранный объект. При необходимости сохранения выбранного объекта во внутреннюю папку необходимо раскрыть папку Мои документы и выделить название нужной папки внутри нее.

Если требуется быстро сохранить отдельные элементы списка в папку Мои документы, можно выделить необходимые элементы списка и, удерживая на выделении левую клавишу мыши, перетащить их в папку Мои документы.

Если ни одна из существующих папок не подходит для сохранения объекта, можно создать новую. Для этого необходимо выделить название папки, внутри которой будет создана новая папка, и нажать кнопку Создать папку панели инструментов. В открывшемся окне Новая папка указываются имя и примечание, а на соответствующей вкладке этого окна устанавливается вид доступа к ней.

В диалоговом окне Мои документы (Сохранить как...) также можно изменить предлагаемые системой имя объекта и примечание к нему. Для завершения операции сохранения нужно нажать кнопку Сохранить.

Работа с папкой Мои документы. Папка Мои документы размещается на одноименной вкладке панели навигации. Вызвать её можно, обратившись к соответствующему пункту меню Моя информация или пункту командного меню Вид. Чтобы раскрыть содержание папки Мои документы или любой другой папки внутри нее, необходимо нажать знак рядом с ней. Для того чтобы одновременно раскрыть содержание всех папок, предусмотрена команда Развернуть все контекстного меню, которое вызывается щелчком правой клавиши мыши на вкладке Мои документы.

При необходимости можно перемещать объекты из одной папки в другую. Для этого следует захватить объект курсором и перетащить его в нужную папку. Также можно удалять лишние объекты с помощью клавишиDelete или кнопки .

В папке Мои документы напротив каждого названия устанавливается знак, заказывающий на тип объекта (для обозначения закладки на документ используется знак , закладки на документ, поставленный на контроль, – , списка – , поискового запроса – , поискового запроса-фильтра – ). Для отображения в папке объекты только определенного типа необходимо в специальном поле панели инструментов на вкладке Мои документы открыть список с помощью кнопки и выбрать в нем нужный тип объекта.

Все объекты папки Мои документы имеют собственное имя и примечание, внутренние папки также характеризуются видом доступа. Чтобы изменить свойство объекта нужно нажать кнопку панели инструментов. Имя и примечание изменяются на открывшейся вкладке Свойства объекта, а вид доступа – на вкладке Доступ.

Выбор нужного объекта из папки Мои документы осуществляется на вкладке Мои документы панели навигации. Переход к выбранному объекту происходит при двойном щелчке мыши по его названию.

Пример 14. Требуется сохранить в папку Мои документы запрос поиска вопросов-ответов с примерами бухгалтерских проводок по учету операций, связанных с валютой или изменениями курсов валют.

Решение:

1. Создадим запрос поиска нужных материалов. Для этого в карточке запроса поиска по реквизитам укажем в поле Тип два значения: Комментарии / Вопрос-ответ и Комментарии/ Бухгалтерские проводки, соединенные логическим условием И, а в поле Раздел/Тема выберем Бухгалтерский учет/Бухгалтерский учет отдельных операций/Учет операций, связанных с валютой, изменениями курсов валют.

2. Откроем Панель задач с помощью кнопки панели инструментов и выберем на ней ссылку Сохранить в Мои документы, в открывшемся окне Мои документы (Сохранить как...) введем имя Поиск проводок с валютой и укажем примечание Поиск по реквизитам: вопрос-ответ и бухгалтерские проводки, тема – Учет операций, связанных с валютой. Нажмем кнопку Сохранить.

Пример 15. Требуется сохранить папку Мои документы статью А.Я. Мишина «Посредничество в предпринимательской деятельности: договор поручения», опубликованную в журнале «Индивидуальный предприниматель: бухгалтерский учет и налогообложение» № 4 за 2007 год.

Решение:

1. Найдём с помощью поиска по источнику опубликования список материалов журнала «Индивидуальный предприниматель: бухгалтерский учет и налогообложение» № 4 за июль-август 2007 года.

2. Построим список материалов номера и перейдём к тексту статьи А.Я. Мишина «Посредничество в предпринимательской деятельности: договор поручения».

3. Нажмём кнопку Установить закладку.

4. В окне Мои документы (Сохранить как...)создадим папку для документов, затрагивающих вопросы посреднической деятельности. Для этого нажмем кнопку Создать папку.В окне Новая папкавведем имя Договор порученияи последовательно нажмём кнопки ОК и Сохранить.

Задание 13. Выберите из папки Мои документыпоисковый запрос, созданный при рассмотрении одного из приведенных примеров, и найдите соответствующий ему список документов.

Задание 14. Сохраните в папку Мои документы список документов, построенный с помощью поиска по ситуации Сокращение штата/льготы и компенсации высвобождаемым работникам.

Печать документов, структур документов и списков. Печать размещённого в основном окне списка документов или текста отдельного документа осуществляется нажатием кнопки Печать панели инструментов или выбором соответствующей команды в разделе Файл командного меню. В открывшемся диалоговом окне Печать возможно изменять параметры печати Принтер, Объекты для печати, Область печати, Копии.

Для печати информации в дополнительном окне (например, Справка или Аннотация к открытому документу), предусмотрена кнопка панели инструментов этого окна.

Также можно распечатать Структуру документа, нажав на её панели инструментов кнопку или воспользовавшись соответствующим пунктом контекстного меню. При этом распечатано будет текущее отображение структуры с открытыми в данный момент разделами, главами, статьями и пунктами.

Для распечатки отдельных фрагментов документа необходимо выделить их в тексте, воспользовавшись левой кнопкой мыши при одновременном нажатии клавиши Ctrl. Печать отдельных фрагментов документа можно осуществлять и из Структуры документа, выделив элемент для печати и выбрав в контекстном меню Печать, а также через меню операций с фрагментом документа, вызываемого кнопкой на поле слева от текста.

При печати списка документов в диалоговом окне Печать становится доступен раздел Объекты для печати, позволяющий запустить печать только названий либо текстов документов списка.

Предварительный просмотрпозволяет увидеть макет страницы: расположение текста, таблиц, состав колонтитулов и т. п., а также общее количество страниц в распечатке. Для его нажмите кнопку Предварительный просмотр панели инструментов.

Если в результате предварительного просмотра необходимо изменить параметры страницы, можно выбрать команду Настройка страницы в разделе Файл командного меню. В открывшемся диалоговом окне устанавливаются формат и ориентация бумаги, вид колонтитулов, размеры полей.

Задание 15. Подготовьте к распечатке статью 5 «Действие актов законодательства о налогах и сборах во времени» Налогового кодекса РФ.

Задание 16. Подготовьте к распечатке список документов с формами генеральной доверенности, предварительно построив его с помощью поиска по ситуации.

Предпечатная настройка страницы. Перед распечаткой документа требуется проверка макета страницы и внесения в него необходимых изменений. Для этого необходимо открыть диалоговое окно Настройка страницы с помощью соответствующей команды в разделе Файлкомандного меню. В этом окне можно установить величину отступа от каждого края страницы, формат и ориентацию бумаги, отдельно определить состав колонтитулов первой и других страниц документа.

В состав колонтитулов можно включить название документа, дату редакции, номер страницы, общее количество страниц, текущие дату и время. Для этого в зависимости от настраиваемой страницы необходимо перейти на вкладку Первая страница или Страницаи нажать кнопку . Также можно включить в состав колонтитулов примечания.

Если необходимо вернуться к изначально установленным в системе настройкам страницы, нажать кнопку Восстановить. Завершение процесса настройки происходит после нажатия кнопки ОК.

Для ознакомления с установленными настройками необходимо воспользоваться функцией предварительного просмотра страниц документа.

Пример 16. Требуется для печати редакции Закона РСФСР от 22 марта 1991 года № 948-1 «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках» с последними изменениями от 26 июля 2006 года настроить первую страницу так, чтобы её нижний правый колонтитул содержал информацию о диапазоне действия данной редакции.

Решение:

1. Найдём нужный закон с помощью поиска по реквизитам.

2. Перейдём с помощью Панели задач на вкладку Редакциипанели навигации и выберем на ней редакцию с изменениями от 9 октября 2002 года.

3. На вкладке Предупреждение основного окна выделим информацию о диапазоне действия выбранной редакции и скопируем её с помощью команды Копироватьв разделе Правка командного меню.

4. Выберем команду Настройка страницыв разделе Файл командного меню.

5. В открывшемся окне перейдем на вкладку Первая страница,в поле Колонтитулнажмем кнопку и выберем в открывшемся списке Нижний Правый.

6. Нажмём кнопку и выберем команду Вставить.

7. Нажмём кнопку ОК.

Задание 17. Увеличьте на 5 мм поля сверху страницы и перенесите информацию левого верхнего колонтитула в верхний правый колонтитул на каждой странице документа.

Задание 18. В окне Настройка страницы восстановите все установленные по умолчанию значения параметров настройки.

Продемонстрируйте результаты работы преподавателю.