Дебет 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» (соответствующие счета аналитического учета)

Кредит 0 206 00 660 "Расчеты по выданным авансам" (соответствующие счета аналитического учета).

Код 660 в разрядах 24-26 означает уменьшение дебиторской задолженности по авансам.

Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам. Счет активный. Перерасход по авансовым отчетам на отчетную дату будет показан в активе баланса со знаком минус.

К счету 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" открываются аналитические счета (в зависимости от целей расходования подотчетных сумм).

Например счет 0 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам», который имеет аналитические счета:

0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

0 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

0 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

0 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

0 208 25 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;

0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

А также счет 0 208 30 000 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов» и его аналитические счета:

0 208 31 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ОС»;

0 208 32 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению НМА»;

0 208 34 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов».

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявленияполучателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат в Карточке учета средств и расчетов, синтетический – в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.

Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц выданным им авансам отражается с кодом 560 в разрядах 24-26; уменьшение – с кодом 660.

Выдача подотчетных сумм из кассы учреждения отражается записью:

Дебет 0 208 00 560 "Расчеты с подотчетными лицами" (соответствующие счета аналитического учета)

Кредит 0 201 34 610 "Выбытия из кассы".

Работники учреждений направляются в командировки на основании письменного решения работодателя - приказа о направлении работника в командировку. Оформление каких-либо иных документов при направлении работника в командировку теперь не требуется.

В соответствии со ст. 167, 168 ТК РФ работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение следующих расходов, связанных со служебной командировкой:

· расходов на проезд;

· расходов на наем жилого помещения;

· дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Командированному работнику выдается денежный авансна оплату указанных расходов. Способы получения такого аванса могут быть различны:

· наличными из кассы;

· на банковскую карту, открытую учреждением для осуществления расчетов с подотчетными лицами;

· на «зарплатную» банковскую карту работника.

Размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ. Данной статьей предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) учреждениях, определяются:

· нормативными правовыми актами Правительства РФ в отношении работников федеральных государственных учреждений;

· нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ в отношении работников государственных учреждений субъектов РФ;

· нормативными правовыми актами органов местного самоуправления в отношении работников муниципальных учреждений.

Так, например, за счет средств соответствующего бюджета для работников федеральных государственных учреждений Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 установлена норма суточных – 100 руб., расходов на наем жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки.

Выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов производят по коду КОСГУ 212 «Расходы по прочим выплатам». В связи с этим в бухгалтерском учете для отражения расчетов с работниками по возмещению командировочных расходов применяется счет 0 208 12 000.

Выдача денежного аванса на оплату командировочных расходов из кассы: