Использование вычислительной техники в управлении трудовыми ресурсами

Применение вычислительной техники в управлении трудовыми ресурсами для решения задач планирования численности и состава, подбора и расстановки, учета и контроля промышленно-производственного персонала, производственного обучения, укрепления трудовой дисциплины, организации оплаты труда предотвращает перегрузку подразделений, занятых сбором и обработкой кадровой информации, способствует повышению полноты, достоверности и оперативности ее получения.

АСУ кадрами построена на основе комплекса технических средств ЕС ЭВМ с использованием операционной системы версии ОС6.1 управления системой базами данных «ОКА». Для разработки проблемных программ применяется язык ПЛ-1, для телеобработки данных — ППП «КАМА». Сбор и передача информации осуществляются с помощью комплекса ЕС-7920 и автоматов типа «Оптима-528» (см. рисунок).

Рис. Общая схема функционирования АСУ кадрами

Введенная в действие первая очередь системы решает задачи бухгалтерского учета, труда и заработной платы, учета движения, текучести и списочного состава промышленно-производственного персонала, медицинского обслуживания работников, контроля исполнения принимаемых решений.

К задачам бухгалтерского учета, выполняемым на ЭВМ, относятся:
- расчет и начисление сдельной зарплаты в соответствии с количеством и качеством принятой от рабочих продукции по табельному номеру, видам оплат, категориям и шифрам затрат;

- начисление зарплаты согласно должностным окладам, часовым тарифным ставкам, фактически отработанному времени по табельному номеру, видам оплат, категориям, шифрам затрат;

- начисление зарплаты и планового аванса за первую половину месяца по табельному номеру;

- определение процента выполнения выработки по табельному номеру, разряду, профессии, цеху, исходя из времени в нормочасах на всю годную продукцию и времени, фактически затраченного на ее производство;

- исчисление налогов и перерасчет их в связи с изменением сумм среднего заработка по табельному номеру, цеху, научно-производственному комплексу (НПК) и организации в целом;

- удержания по исполнительным листам, табельному номеру, цеху и НПК;

- удержания за товары, купленные в кредит, и расчет с торгующими организациями по цеху и НПК;

- удержания и перечисления сумм в сберкассы на лицевые счета согласно заявлениям работающих по цеху и НПК;

- удержания и перечисления сумм профсоюзных взносов на счета профсоюзных организаций по табельному номеру, цеху, НПК;

- начисление оплаты за отпуск, по больничным листам, за выполнение государственных обязанностей и т.п.;

- резервирование сумм фонда материального поощрения для выплаты по результатам работы за год;

- составление сводов показателей по труду и распределению зарплаты по участкам, цехам и НПК в соответствии с видами оплат, доплат, категориями, шифрами затрат;

- формирование расчетно-платежной документации по табельным номерам, участкам и цехам.

В результате решения задач учета движения, текучести и списочного состава формируются сведения о принятых и уволенных сотрудниках (в том числе подростках, лицах пенсионного возраста, членах ВЛКСМ и КПСС), внутренних перемещениях за отчетный период в отдельных подразделениях и в объединении в целом; численности, составе и образовании специалистов и руководящих работников; обучающихся из состава ИТР; структуре и движении руководящих работников; численности работников по различным социально-демографическим признакам; числе уволенных за отчетный период, распределенных по причинам увольнения, непрерывному стажу работы в организации, основным профессиям и т.п.; количестве промышленно-производственного персонала для заполнения социального паспорта и другие.

К профилактическим мероприятиям медицинского обслуживания относятся периодическое анкетирование трудящихся с обработкой на ЭВМ анкетных данных на работников, склонных к онкологическим, кишечно-желудочным, сердечно-сосудистым и другим заболеваниям, и составление списков для прохождения осмотра.

С помощью ЭВМ контролируется также исполнение организационно-распорядительных документов, позволяющих повысить исполнительскую дисциплину административно-управленческого аппарата.

Исходная информация системы, содержащая сведения о конкретном работнике, постоянно обновляется и хранится в БД «Кадры». Для защиты БД от недостоверной информации и удобства использования содержащихся в ней сведений, для организации расчетов по труду и заработной плате, анализа движения промышленно-производственного персонала каждый работник имеет два номера: личный и табельный. Личный номер присваивается один раз — при поступлении на работу — и никогда не меняется. Табельный номер определяет место {»боты с точностью до производственного участка. При переходе работника в другое подразделение табельный номер изменяется.

Входная информация АСУ кадрами складывается из комплекса данных личного состава работающих, нормативно-справочной информации, а также запросов заинтересованных подразделений на получение тех или иных сведений.

Основным производственным документом является личная карточка работника, оформляемая инспектором отдела кадров при приеме и заполняемая на оргавтоматах типа «Оптима-528» с одновременным получением машинного носи теля — перфоленты, которая ежедневно в конце смены передается на ВЦ.

Данные в личной карточке систематизированы по разделам:

— общие сведения: фамилия, имя, отчество, возраст, место рождения, национальность, партийность;

- трудовая деятельность: должность, квалификация, стаж работы, место работы, причины увольнения с предыдущего места работы;

- условия работы: подразделение, профессия, разряд (должность), оклад, тарифная ставка и т.п.;

- образование: вид обучения, учебное заведение, полученная специальность, квалификация, год окончания, владение иностранными языками;

- семейное положение: родственные отношения, вид занятий иждивенца, его местожительство, возраст;

- поощрения и взыскания: основание, вид поощрения (наказания), дата;

- перемещения внутри объединения;

- отпуска.

Данные о виде найма, составе работающих, должности и т.д. кодируются на основе отраслевых стандартов. К нормативно-справочной информации относится кодификатор структурных подразделений и их характеристик, включающий вид подразделения (цех, отдел, участок), его принадлежность к НПК, группе подразделений. Достоверность данных обеспечивается визуальным и машинным контролем.

Правильность заполнения личной карточки проверяется инспектором отдела кадров и самим поступающим и заверяется их подписями. Поступивший на ВЦ машинный носитель с помощью специально разработанных программ проходит контроль форматов документа и реквизита, полноты реквизитов в документе, соответствия кодируемой информации кодификаторам. Сообщения об обнаруженных ошибках выдаются в отдел кадров для их устранения. Документы, прошедшие машинный контроль, поступают в БД «Кадры».

Всего из личной карточки в БД «Кадры» помещается 84 реквизита в 11 сегментах, между которыми установлены логические связи. Доступ к информации БД осуществляется через корневой сегмент личных данных по ключу (личному номеру). Предусмотрена также возможность обращения через номер подразделения сегмента «Подразделения». Время выборки из БД полных данных об одном работнике составляет 21 мс. Объем информации на одного {»ботинка занимает 0,5 кбайта.

Обработка запросов на подготовку требуемой информации и выдача результатов в системе производится в регламентном и запросном режимах. Запрос оформляется на машинном носителе с оперативной информацией. При появлении непредусмотренных системой запросов осуществляется настройка программного обеспечения на получение требуемой информации, затем запросы включаются в библиотеку стандартных запросов, и при дальнейшем использовании достаточно сообщить только присвоенный им код и параметры необходимой информации.

В настоящее время проводятся работы по расширению состава задач, решаемых на ЭВМ и направленных на укрепление трудовой дисциплины и повышение качества работы с административно-управленческим резервом. Процесс управления дисциплиной предполагает наличие полной, точной и систематической информации о нарушителях и совершенных ими нарушениях и разработку организационно-технических мероприятий, направленных на повышение ее уровня.

В процессе автоматизированного учета нарушений трудовой дисциплины и общественного порядка предусматривается получение сводных статистических показателей, дающих представление о состоянии дисциплины в отдельных подразделениях: о видах нарушений и нарушителях по их социально-демографическим признакам (полу, образованию, квалификации, стажу работы, возрасту и т.д.), а также мерах воздействия на нарушителя и месте обсуждения нарушения (в профсоюзной или партийной организации, на совете мастеров, бригад и т.п.).

Полученные в системе показатели общего состояния дисциплины позволяют судить о динамике его изменения и сравнивать отдельные подразделения по уровню дисциплины. К этим показателям относятся: общее число нарушителей дисциплины в подразделении, их процентное отношение к среднесписочному составу, число нарушителей трудовой дисциплины и нарушителей общественного порядка; виды нарушений в динамике по кварталам и годам. Эти данные позволяют определить, каким видам нарушений следует уделить особое внимание при планировании работ по укреплению дисциплины.

С внедрением первой очереди системы управления трудовыми ресурсами появилась возможность автоматизировать процессы оценки деловых качеств работников организации, выработки рекомендаций по выдвижению в резерв руководящих работников, обеспечить учет работы с резервом. Эти задачи решаются путем сравнения профессионально-демографических показателей с профессионально-должностными моделями, хранящимися в памяти ЭВМ.

В состав моделей включаются такие показатели, как опыт, трудовая активность, исполнительность, дисциплинированность и т.п. Показатели профессионально-должностных моделей принимаются как нормативные. Данные, полученные при сравнении фактических показателей работника с профессионально-должностными моделями, могут быть использованы при подборе резерва, аттестации, расстановке кадров.

Дальнейшее развитие системы направлено на повышение эффективности использования трудовых ресурсов и в первую очередь сокращение потерь рабочего времени на основе совершенствования организации труда и его технически обоснованного нормирования в рамках подсистемы технико-экономического планирования.

В этой подсистеме предполагается реализовать расчет потребности в трудовых ресурсах, исходя из плановой трудоемкости единицы продукции и норм времени на единицу изделия или норм выработки на единицу рабочего времени. При этом будет использована информация, полученная в результате внедрения задач технико-экономического планирования и технической подготовки производства.