Порядок выдачи и возврата наличных денег по подотчетным суммам

Одним из направлений расходования денежных средств из кассы организации, связанных с осуществлением ее деятельности, является выдача наличных денег подотчетным лицам на:

– командировочные расходы;

– приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет (например, канцелярских товаров, ГСМ);

– хозяйственные нужды и прочие расходы (нотариальные услуги, гос. пошлины в ГИБДД и др.).

Денежные средства выдаются под отчет:

1) только работникам организации, т.е. лицам, состоящим в трудовых отношениях с работодателем. С работником должен быть заключен либо трудовой договор, либо договор гражданско-правового характера;

2) по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги под отчет;

3) по приказу, содержащему список работников, имеющих право получать деньги под отчет. Приказ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем. Работники организации, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с положениями данного приказа.

В приказе по каждому работнику указываются:

1) должность, Ф.И.О. работника;

2) табельный номер работника;

3) максимальный размер наличных денежных средств, которые может получать работник под отчет на хозяйственные и прочие расходы.

На основании письменного заявления работника или приказа оформляется РКО, по которому выдаются денежные средства подотчетному лицу. РКО подписывает руководитель, главный бухгалтер или бухгалтер, при их отсутствии – руководитель, кассир.

Кассир, получив РКО, проверяет наличие обязательных подписей и их соответствие образцам; соответствие Ф.И.О. подотчетного лица данным предъявляемого документа, удостоверяющего личность.

Затем кассир подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче, и передает РКО подотчетному лицу для проставления подписи. Подотчетное лицо обязано собственноручно подписать и написать получаемую сумму наличных денег в РКО.

Кассир пересчитывает подготовленные деньги таким образом, чтобы подотчетное лицо могло наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги. Подотчетное лицо пересчитывает под наблюдением кассира полученные деньги. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Отчет по израсходованным суммам производится путем составления авансового отчета. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по ПКО. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по РКО.