Основные требования, предъявляемые к оформлению и сроки хранения кассовых документов

Основные требования, предъявляемые к оформлению кассовых документов:

1) кассовые документы юридического лица оформляются:

– главным бухгалтером;

– бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

– руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера);

2) кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем;

3) при оформлении кассовых документов кассиром (или другим уполномоченным руководителем организации лицом) он должен иметь в наличии:

‒ перечень лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, с образцами их подписей (перечень лиц утверждает руководитель внутренним распорядительным документом). В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются;

‒ печать (штамп), содержащую реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции с указанием наименования организации, ее ИНН, словом "Получено";

4) при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег согласно ведомости и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира;

5) в платежных ведомостях на выдачу зарплаты напротив фамилий работников, которыми не получены денежные средства ставится слово «депонировано»;

6) кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств. Электронные кассовые документы: ПКО, РКО и платежные ведомости необходимо распечатывать.

Кассовые документы на бумажных и электронных носителях хранятся не менее 5 лет от даты отчетного года, в котором они были сформированы.Платежные ведомости хранятся 75 лет.

По истечении установленных сроков они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм на платной основе.