Тема 8 Делопроизводство бухгалтерии

1. Делопроизводство бухгалтерии. Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки

2. Порядок формирования документов в дела и оформление дел для сдачи в архив.

3. Организация хранения документов до передачи в архив. Сроки хранения документов.

4. Порядок уничтожения бухгалтерской документации временного хранения.

1. Делопроизводство бухгалтерии Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки

Делопроизводство бухгалтерии - совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, т.е. полный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.

За организацию делопроизводства в бухгалтерии отвечает главный бухгалтер. Непосредственное оформление дел возлагается на работников бухгалтерии. Делопроизводство в бухгалтерии ведется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Основой для составления сводной номенклатуры дел являются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений, отделов, лабораторий и т.д.) и профкома. Они разрабатываются при участии специалистов, знающих функции, задачи и документацию этих подразделений. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее, включающие текст соответствующих разделов.Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет.Схема построения номенклатуры дел организацииСхема построения номенклатуры дел соответствует структуре организации. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием.В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу.

например:

общий отдел - 01;

отдел кадров - 02;

бухгалтерия - 03;

отдел материально-технического обеспечения - 04 и т.д.

В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части), например:

руководство - 01;

кадры - 02;

бухгалтерия - 03;

Состав и оформление номенклатуры дел организацииФорма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела (1), заголовок дела (2), количество дел (3), срок хранения дела и номер статьи по перечню (4), примечание (5).В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.Пример. 01-01, 01-02, 01-03 и т.д.В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации в календарном году, Графа 3 заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел (томов, частей) определенной категории, заведенных в организации в течение года. В эту же цифру включается количество томов или частей дела.В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечням документов (типовой, примерной номенклатурам дел). Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок службы ДОУ - о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, незаведении дел, утрате дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение и т.д. В ней указывается название перечня (перечней), которыми пользовались составители номенклатуры дел.2. Порядок формирования документов в дела и оформление дел для сдачи в архивС момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.Формированием дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.Распорядительные документы (приказы, распоряжения и решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.Каждая папка сброшюрованных первичных документов сопровождается ярлыком, в котором указывается месяц и год, номера документов по порядку, их количество, код синтетического счета и номер журнала ордера или ведомости. Вместе с первичными документами хранятся и листки-расшифровки. Оформление дел – это подготовка дела к хранению.В архив организации документы сдаются в оформленном виде.Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, которое предусматривает:Подшивку ли переплет в твердую обложку (при объеме до 50 листов в деле);Нумерацию страниц в деле;Составление заверительной записи;Составление внутренней описи дела;Оформление реквизитов обложки.Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при котором документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, не составляются внутренние описи дел и заверительные надписи. В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.

<9 101112 13 14 15 >

Дата добавления: 2021-09-25; просмотров: 360;

Тема 8 Делопроизводство бухгалтерии

Публикации по технике и механике

Публикации по биологии

Публикации по информатике

Публикации по строительству

Публикации по физике

Публикации по химии

Публикации по электронике

Публикации по искусству

Публикации по истории

Публикации по медицине

Публикации по педагогике