Тема 8 Делопроизводство бухгалтерии

1. Делопроизводство бухгалтерии. Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки

2. Порядок формирования документов в дела и оформление дел для сдачи в архив.

3. Организация хранения документов до передачи в архив. Сроки хранения документов.

4. Порядок уничтожения бухгалтерской документации временного хранения.

1. Делопроизводство бухгалтерии Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки

Делопроизводство бухгалтерии - совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, т.е. полный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.

За организацию делопроизводства в бухгалтерии отвечает главный бухгалтер. Непосредственное оформление дел возлагается на работников бухгалтерии. Делопроизводство в бухгалтерии ведется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Основой для составления сводной номенклатуры дел являются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений, отделов, лабораторий и т.д.) и профкома. Они разрабатываются при участии специалистов, знающих функции, задачи и документацию этих подразделений. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее, включающие текст соответствующих разделов.Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет.Схема построения номенклатуры дел организацииСхема построения номенклатуры дел соответствует структуре организации. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием.В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу.

например:

общий отдел - 01;

отдел кадров - 02;

бухгалтерия - 03;

отдел материально-технического обеспечения - 04 и т.д.

В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части), например:

руководство - 01;

кадры - 02;

бухгалтерия - 03;

Состав и оформление номенклатуры дел организацииФорма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела (1), заголовок дела (2), количество дел (3), срок хранения дела и номер статьи по перечню (4), примечание (5).В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.Пример. 01-01, 01-02, 01-03 и т.д.В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации в календарном году, Графа 3 заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел (томов, частей) определенной категории, заведенных в организации в течение года. В эту же цифру включается количество томов или частей дела.В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечням документов (типовой, примерной номенклатурам дел). Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок службы ДОУ - о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, незаведении дел, утрате дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение и т.д. В ней указывается название перечня (перечней), которыми пользовались составители номенклатуры дел.2. Порядок формирования документов в дела и оформление дел для сдачи в архивС момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.Формированием дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.Распорядительные документы (приказы, распоряжения и решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.Каждая папка сброшюрованных первичных документов сопровождается ярлыком, в котором указывается месяц и год, номера документов по порядку, их количество, код синтетического счета и номер журнала ордера или ведомости. Вместе с первичными документами хранятся и листки-расшифровки. Оформление дел – это подготовка дела к хранению.В архив организации документы сдаются в оформленном виде.Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, которое предусматривает:Подшивку ли переплет в твердую обложку (при объеме до 50 листов в деле);Нумерацию страниц в деле;Составление заверительной записи;Составление внутренней описи дела;Оформление реквизитов обложки.Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при котором документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, не составляются внутренние описи дел и заверительные надписи. В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.

<9 101112 13 14 15 >

Дата добавления: 2021-09-25; просмотров: 355;