Тема 7. Организация документооборота и документирование хозяйственных операций

1. Документ-основной носитель экономической информации.

2. Документооборот как объект организации бухгалтерского учета.

3. Классификация первичных документов и регистров учета.

1. Документ-основной носитель экономической информации.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией.

Значение документов:

I. Практическое значение

1. Документы подтверждают правильность и точность учетных данных, т.е. являются информационным фундаментом и основой бухгалтерского учета, поскольку обеспечивают сплошное, непрерывное наблюдение и отражение в учете хода всей хозяйственной деятельности предприятия;

2. Помогают выявить ошибки в бухгалтерских записях;

II Юридическое (правовое) значение

1. Подтверждают правильность зарегистрированных в учете фактов они используются в качестве доказательства при спорах, возникающих между субъектами хозяйствования.

III Контрольно-аналитическое значение

1. Являются средством не только текущего но и последующего контроля за деятельностью предприятия. Сохранность документов в течение определенного времени, необходимого для их последующей проверки и подтверждения записей на счетах бухгалтерского учета, является непременным условием, определяющим их контрольное значение.

2. Являются основой для проведения анализа хозяйственной и финансовой деятельности.

IV. Организационно-управленческое значение

1. С помощью информации документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, контроля, анализа, регулирования);

2. Являются средством передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям;

3. Используются для оперативного руководства и управления предприятием;

V. Экономическое значение

1. Данные первичных документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.

Формы первичных учетных документов, не включенных в перечень, утвержденный Советом Министров Республики Беларусь, могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь либо руководителем организации.

Организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления в соответствии с частью первой настоящего пункта.

В соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь 24 марта 2011 г. № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов» утверждены 9 форм первичных учетных документов.

1. Товарно-транспортная накладная Министерство финансов

2. Товарная накладная -"-

3. Приходный кассовый ордер -"-

4. Расходный кассовый ордер -"-

5. Акт о приеме-передаче основных средств -"-

6. Акт о приеме-передаче нематериальных -"-

активов

7. Акт сдачи-приемки выполненных Министерство архитектуры и строительных и иных специальных монтажных строительства работ

8. Акт о передаче не завершенного -"-

строительством объекта

9. Акт о передаче затрат при создании

объекта инженерной и (или) транспортной -"-

инфраструктуры (Постановление Совета Министров РБ от 30.09.2011 г. № 1306).

Формы первичных учетных документов, не указанные Постановлением Совета Министров Республики Беларусь 24 марта 2011 г № 360 могут утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов.

При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.

Все документы содержат определенные реквизиты. Реквизит (перевод с лат. – нужное, требуемое, необходимое) – информационный элемент документа, характеризующий сам документ и его целевое назначение. Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты – (наименование организации, коммерческие, коммуникационные данные, которые печатаются типографским способом..

Переменные реквизиты – реквизиты, вносимые при составлении конкретного документа.

Для придания юридической силы документам они должны содержать реквизиты, придающие документам юридическую силу:

· наименование документа, дату его составления;

· наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

· содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

· должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Первичный учетный документ, подтверждающий выполнение работ (оказание услуг), может быть составлен подрядчиком (исполнителем) и заказчиком единолично в случаях, определенных Министерством финансов Республики Беларусь, при условии, что договором, заключенным в письменной форме между подрядчиком (исполнителем) и заказчиком, предусмотрен такой порядок оформления выполненных работ (оказанных услуг).