Документооборот как объект организации бухгалтерского учета

Рациональный документооборот на предприятии в значительной мере обеспечивается планированием движения первичных учетных документов в соответствии с графиком.

По документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и сдачи в архив. Документооборот оформляется графиком. График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

График документооборота содержит:

· наименование, номер и код форм первичного учета и регистров бухгалтерского и налогового учета, применяемых организацией при осуществлении хозяйственной деятельности;

· фамилию, имя, отчество и должность лица, составившего документ;

· фамилию, имя, отчество должностного лица, ответственного за своевременное и качественное оформление документа, достоверность содержащихся в нем данных, передачу документа в установленные сроки соответствующему подразделению и (или) бухгалтерии организации;

· дату составления и представления документа;

· фамилию, имя, отчество должностных лиц, осуществляющих последующий контроль за заполнением и представлением документа;

· сроки хранения документа.

Приложение № 6 к приказу по учетной политике

к приказу от « »______________200 г. №.

Примерный график документооборота ________________________________

Утверждаю (наименование учреждения)

___________________________

Руководитель учреждения _____________________

(Ф. И.О.)

· Классификация первичных документов и регистров учета

Существует несколько признаков классификации документов.

По назначению они делятся на:

1. Распорядительные – содержащие распоряжение на совершение хозяйственной операции (доверенность – на получение материальных ценностей, банковский чек - на получение денег со счета в банке, приказы на зачисление работника на работу, увольнение, на предоставление отпуска). В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам учета не производятся.

2. Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (ТН-2, ТТН-1, приходные и расходные кассовые ордера акты товарные отчеты.).

3. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Расчет амортизации основных средств, нематериальных активов, справки бухгалтерские по исправлению ошибок.

4. Комбинированные документы содержат признаки двух или более трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и ее фактическое выполнение.

По характеру документируемыхопераций различают документы:

1. Денежные (приходные и расходные кассовые документы);

2. Материальные (накладные, товарные отчеты);

3. Расчетные (платежные инструкции-поручения).

По объему отраженных операций делятся на:

1. Первичные (единичные), которые отражают одну операцию (ТТН-1, ТН-2,

2. Сводные, составляемые на основе нескольких первичных документов для их объединения (кассовый отчет, авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).

По способу использования документы делятся на:

1. Разовые (отражающие одну операцию - акт на списание ОС);

2. Накопительные используются для регистрации однородных хозяйственных операций совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, лимитно-заборная карта, карточка складского учета, книга регистрации выданных доверенностей.

По месту составления документы делятся на:

1. Внутренние, которые составляются в данной организации (распоряжения, приходные, расходные кассовые ордера);

2. внешние – накладные, счета-фактуры, выписки банка

Учетные регистры классифицируются по внешнему виду:

Книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы.

По назначению подразделяются на:

1. хронологические регистры – регистры, в которых документы записываются в последовательности по времени составления – по датам. Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

2. систематические регистры – регистры, предназначенные для учета однородных по экономическому содержанию операций с помощью счетов и двойной записи. Например, Журнал-главная, Журналы-ордера.

3. Комбинированные регистры предусматривают отражение хозяйственных операций в хронологической последовательности и группировку по соответствующим счета (Журналы-ордера).

По видам учета регистры делятся на:

1. Регистры аналитического (карточка складского учета материалов, лицевой счет работника)

2. Синтетического учета о счетам и субсчетам (Главная книга)

3. Комбинированные (Ж-о № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Ж-о № 7 «Расчеты с подотчетными лицами»).

По признаку унификации делятся на:

1. Типовые, используемые для организаций различных отраслей;

2. Отраслевые, используемые для организаций определенной отрасли.