Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ

1. Письма, присланные для сведения (копии). 2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и команди­ровок. 3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию. 4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 5. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 6. Сводки и информация, присланные для сведения. 7. Учебные планы и программы. 8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещании, конференций. 9. Прейскуранты. 10. Технические условия. 11. Претензии. 12. Нормы и нормативы расходов материалов. 13. Поздравительные письма. 14. Пригласительные билеты. 15. Документы по заключению коллективных договоров. 16. Бухгалтерские документы. 17. Планово-финансовые документы. 18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 19. Формы статистической отчетности. 20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично» и общественным организациям. 21. Объяснительные записки. 22. Арбитражные и исковые документы.

Поступающие документы регистрируются в день поступле­ния, отправляемые и внутренние — в день подписания или утвер­ждения.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистри­руются отдельно.

Для входящих документов характерна их повторная регистра­ция в структурных подразделениях. В то же время основным прин­ципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации документа в структурном подразделении недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем но­мером, который был присвоен ему в службе ДОУ.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходя­щим и внутренним документам в пределах календарного года.

Регистрационный помер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей: порядкового номера и пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистраци­онного номера может быть, например, такой:

1) для входящих документов: 218/08-17, где 218 — очеред­ной порядковый регистрационный номер, а 08-17 — номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;

2) для исходящих документов: 11-03/532, где: 11 03 — но­мер дела, в которое будет подшита копия отправленного до­кумента, а 532 — очередной порядковый номер.

К обязательным частям регистрационного номера могут до­бавляться при необходимости коды из классификаторов: кор­респондентов, структурных подразделений, вопросов деятель­ности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых ре­гистрируется отдельно, например: приказы по основной деятель­ности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются доку­ментам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внут­ренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

На документах, составленных совместно несколькими орга­низациями, регистрационные номера авторов проставляются че­рез косую черту в порядке указания авторов на документе (сле­ва направо).

ГСДОУ установлен следующий обязательный состав рекви­зитов для регистрации документов: автор документа (корреспондент); наименование документа; дата документа; номер документа; дата поступления документа в организацию (для входя­щих документов); номер, присвоенный документу при его поступлении в орга­низацию (для входящих документов); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок ис­полнения, автор резолюции, дата простановки резолюции); отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по су­ществу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; наличие приложений; количество листов и экземпляров документа и др.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объе­мов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на­званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдель­но для входящих, исходящих и внутренних документов, раз­делив последние еще и по видам и разновидностям докумен­тов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистриро­вать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более опера­тивно вести информационно-справочную работу и осуществ­лять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопро­сам деятельности, по корреспондентам и т.н.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повтор­ную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при на­личии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового ка­лендарного года специальные нумерационные бланки - щахматки для отметок об использовании очередного порядкового но­мера при регистрации документов.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламен­тированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации. Примеры регистра­ционных карточек и журналов даны на страницах 97 — 98 насто­ящего издания.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистра­ционных формах инициативных документов. Документу-отве­ту присваивается самостоятельный порядковый регистрацион­ный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.