Организация документооборота

Документооборот— это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в организации и используемые ра­ботниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение; исполнение; контроль за исполнением; списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоя­тельным структурным подразделением (управление делами, кан­целярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обра­ботке только правильно оформленные документы, имеющие юри­дическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы воз­вращаются автор у с соответствующим сопроводительным пись­мом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы по­ступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвер­тах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных орга­низаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключитель­ных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работ­ником службы ДОУ с целью распределения поступивших доку­ментов на два потока:направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразде­ления или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет ос­вободить руководителя организации от рассмотрения мелких те­кущих вопросов, решения но которым могут принимать ответ­ственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит ускорить и их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержа­щие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих реше­ний, например: Необходимо передать на рассмотрение руководителю сле­дующие поступившие в организацию документы:1. Письмо с предложением о совместной деятельности, по­лученное от другой организации.2. Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпус­каемых данной организацией. 3. Копия приказа генерального директора организации, при­сланная в ее филиал. Целесообразно передать на исполнение в структурные под­разделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации следующие документы: 1. Письмо-напоминание от организации-партнера о прибли­жении очередного срока оплаты выполненных работ. 2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой орга­низации. 3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распреде­лением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резо­люция руководителя, выражающая принятое руководителем уп­равленческое решение по данному документу. После заполне­ния регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным ис­полнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Оперграмма - графическое изображение типичного пути прохождения документа, поступившего и организацию.

Рис. Оперограмма прохождения поступившего (входящего) документа (на примере письма)

Обработка и передача документов исполнителям осущест­вляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должно­стными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копи­ями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным, исполнителем проекта текста документа, кото­рый затем согласовывается с заинтересованными должностны­ми лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководи­телем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная ко­пия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпля­ров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, кото­рая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправ­ляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностны­ми лицами и доработка по замечаниям; распечатывается оконча­тельный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количе­стве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подраз­деления (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться испол­нителям под расписку для подтверждения факта получения до­кумента исполнителем и исключения возможности потери доку­мента при его движении в организации.